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《金字塔原理Ⅱ》思緒清晰,才有說服力

2019-10-17 08:02:48
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<span style="color: #ff9900;">整理‧撰文 / 吳升皓</span> 新的科技雖然為人們帶來便利,節省不少時間,但無論如何,該提的簡報、該寫的報告、要呈報的

整理‧撰文 / 吳升皓

新的科技雖然為人們帶來便利,節省不少時間,但無論如何,該提的簡報、該寫的報告、要呈報的紀錄,都還是要人親自構想完成。

對有些人來說,光是「寫下來」這個動作,就不是件輕鬆的事情──如果沒有想清楚事件彼此間的關係,就無法有條理地表達,最後可能淪為流水帳,或是因為前後不連貫而缺乏說服力。

「金字塔原理」之所以廣泛被使用在思考及寫作上,主要是因為這是一套講求邏輯的技巧。運用這套原理,任何人的論述都可以有完整的架構,便於讀者或聽眾快速掌握梗概,確實達成溝通的內容與目的。

在此試舉一例,說明同樣的訊息在應用金字塔原理前後的對照:

「柯林斯打電話來,說他不會參加9:00的會議。強生說他可以延後,甚至延到明天,但是不要在10:30之前。克里福德的祕書說,克里福德明天很晚才會從法蘭克福回來。會議室明天已經有人預定了,但星期四沒有人使用。星期四上午11點是個不錯的時間。你可以嗎?」

看完或聽到這段文字,請問你抓到重點了嗎?接著來看修正版,藉由把問題提前,再將個人理由做歸納、分述原因,上述內容會變成這樣:

「我們可以把今天9:00的會議改成星期四早上11點嗎?這對柯林斯和強生比較方便,而且克里福德也可以參加。同時這也是本星期會議是空下來唯一的機會」。

由於金字塔原理著重縱向及橫向的邏輯關係,因此有助於建立組織架構的嚴謹和周延。以縱向關連為例,其用意是在創造問答的對話模式;也就是說,在你提出解釋之前,讀者並不了解你所要表達的觀點,所以寫作的內容通常會是讀者的疑問。而當你能以「如何?」「為什麼?」「你怎麼知道的?」的方式論述,就能迅速讓讀者看清文章要點。

比方說,在構思如何撰寫一篇跨國公司到印度經商所需注意事項的文章時,如果能夠拆解成「現象如何」(跨國公司應該創造對印度的全球經濟整合有利的社會和政治環境)和「怎麼做」(與有力的印度人合夥、要注意省級和當地官員、政府工程的招標過程正當、經由贊助當地的健康和教育的計畫,以符合民意的要求),如此上下關係釐清,論點並列,則在下筆前就能有完整脈絡。

書籍資料
《金字塔原理Ⅱ》
作者:芭芭拉.明托
ISBN:9789867889737
出版社:經濟新潮社
出版年月:2008年9月