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主管要賞罰分明、部屬要婉轉溝通!4 種職場常見難題,一次解決

2019-12-16 03:42:08
Managertoday
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在許多主管眼中,部屬等於是「笨蛋」的代名詞;而被看成是笨蛋的多數基層員工,則是在心裡將主管當成「傻瓜」一般看待。對此,樋口裕一提出了套「痛快處世術」,傳授工作者如何聰明地應付各式各樣的主管和部屬

在許多主管眼中,部屬等於是「笨蛋」的代名詞;而被看成是笨蛋的多數基層員工,則是在心裡將主管當成「傻瓜」一般看待。無論是員工或部屬,誰都討不到口舌上的便宜,因為只要走進辦公室,每天就是得和「笨蛋」「傻瓜」相處好幾個小時。

對此,《笨蛋部屬、傻瓜主管使用說明》作者、日本多摩大學教授樋口裕一,提出了套「痛快處世術」,傳授工作者如何聰明地應付各式各樣的主管和部屬。

給主管:賞罰分明,檢視工作輕重緩急

Q1. 當部屬「什麼都說好,卻拿不出具體成果」時,怎麼辦?

面對這樣的部屬,主管就要「賞罰分明」,但不是以成人的方法對待,而是要像小孩月考成績達到預定標準,父母就買新的遊戲軟體給小孩;反之,就暫時沒收遊樂器的做法。

首先,訂出部屬應完成工作的期限日,接著再將每天的待辦事項規畫好,並排出優先順序。如果部屬能做到,就以口頭讚賞(不是實際的獎品),如果沒能做到,就以午休時間不得外出、直到完成工作為止做為罰則。

Q2. 當部屬「無法判斷工作優先順序、影響工作流程」時,怎麼辦?

這種現象可以歸納出下列 3 種原因:
1. 缺乏研判什麼工作才是緊急又重要的「思考力」
2. 明知哪些工作應優先處理,卻不具備處理重要又緊急工作的「應變力」
3. 雖然知道期限將至,卻因為過度追求完美,導致無法在期限內完成工作,亦即缺乏「不完美力」。

不論你的部屬是困在哪一種情形,身為主管,就有義務要教育部屬如何判斷工作的優先順序。請部屬每天向你簡報當天工作的項目及排序,一方面可以掌控對方每天的工作狀況,另一方面則是可藉機檢視部屬在判斷工作的輕重緩急上,是否有調整的必要。

一旦發現部屬安排的工作優先順序有誤,主管必須協助部屬調整,做法上包括:要求部屬提出報告,說明判斷錯誤的原委和自己的反省;如果書面報告很麻煩,以口頭報告也可以,重點是要讓部屬在與主管一同檢視過工作順序之後,能夠就此正確地判斷日常工作的輕重緩急,做事更有效率。

給部屬:反爆料,迂迴婉轉地告知主管

Q3. 當主管「向他人爆料部屬的缺點」時,你怎麼辦?

如果部屬有這樣的主管,一定會覺得主管背叛了這個團隊,失去團隊該有的向心力;而這麼做的主管,其實也形同自曝其短,昭告世人「我是個很糟糕的主管」——畢竟沒有一位稱職的主管,會對外人數落部屬的長短。

身為部屬,如果發現自己的主管有這樣的行為,絕不能說主管的壞話,而是要找一個完全無關的人當做話題,以主管「朋友」的立場,向主管「反爆料」:「XX 課的那個 ○○○,口風真是不緊,竟然說課長會對外批評自己的部屬,我實在聽不下去,所以趕緊跟課長說。」

不過,即使部屬用了這招,試圖迂迴婉轉地告知,主管也未必聽得懂。因此,如果「反爆料」失敗,部屬也別太在意,主管終究是人。

Q4. 當主管是「超人」時,怎麼辦?

如果你的主管是超人,不妨就這麼說吧:「課長,你就像是西雅圖水手隊的鈴木一朗,大家都以你為指標,不過,畢竟不是每個人都能成為鈴木選手。所以,請把我們當作平庸的部屬,也許我這麼說很超過,但是請讓我們有嘗試的機會,課長就在一旁指導、守護我們吧!」

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