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新手主管的第一堂育才課

2008-12-16 MT 《經理人月刊》編輯部
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編譯 / 謝明彧;取材自11月18日《日經Associe》

許多人都是二、三十歲第一次當主管,也很可能第一次要「培育新人」。在這段過程中,往往會覺得很孤單挫折,壓力甚至還大於工作本身;如果又碰到屬下提辭呈,更會覺得是自己領導無方才逼走了對方。

在《日經Associ?》11月號中,日本知名企業管理顧問公司Perie社長和田裕美表示,自己剛升任小主管時,想著許多書上常說「每個部屬的性格都不同,要依照他們的個性加以指導」,於是便試著如法炮製,但事後證明,要看穿人的個性,其實非常困難。

一開始,和田裕美抱持著「好好教導對方」的心態對待部屬,但由於盯太緊,某天部屬告訴她「想成為妳這樣,對我而言是不可能的」,於是遞出辭呈。深受打擊的和田裕美,轉向另一個極端,採取不干涉的態度,結果一回頭,卻又發現部屬因為感受不到主管的領導,都辭職而去了。

此後,和田不斷地嘗試錯誤,經歷多次屬下離職甚至謾罵後,最後體悟到:「人的個性其實有很多層面,沒有好好地去理解,只從部分表象驟下判斷,是非常危險的」。

例如,不要單以「勤奮好學」這點來判定某個高材生的性格,而要思考「他何以如此孜孜不倦?」是為了讓父母高興?是倔強好勝?是因為解決難題就很愉快?還是比別人更有求知欲與好奇心?唯有了解表象背後真正理由,才可能真正理解對方,做出正確的判斷。

如果了解員工是基於不服輸才用功不懈,就要留意他是否缺乏對人的關懷與體諒。這時,教育的方向可能是告訴他「做自己高興快樂的事時,就會有不想輸人的心」,而非一味地鼓勵他追求勝利。

和田裕美強調,教育部屬其實就像育兒,漠不關心與過度保護都不行。最好的方式是「因愛而付出」,相信對方,抱持著托育他們的心情,褒獎鼓勵之餘,也要留心其言行舉止,該說什麼就說什麼。

雜誌簡介
2008年11月18號的封面故事主題為〈成功人士的商業對話術〉。會說話的人,才能將工作才能發揮到無限,而商業對話又有別於一般親友間的閒談,在「交涉」「說服」「商談」這3方面,都有獨特的技巧可以應用。本期由律師、教授、演說家、藝人等各界專家,指導如何以清楚明晰的方式,面對上司、部屬、對手與陌生人。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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