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向「海鷗管理」說再見,有效授權6步驟

2019-11-20 15:18:02
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">整理、撰文 / 文及元;取材自《超有效授權術》,唐娜.潔內著,晨星出版</span> 繁忙過度的主管總認為,只要將工作指派部

整理、撰文 / 文及元;取材自《超有效授權術》,唐娜.潔內著,晨星出版

繁忙過度的主管總認為,只要將工作指派部屬讓他們充分發揮、自己完全不加干涉,就是「充分授權」。不過,對部屬來說,這種主管就像「海鷗」——將工作丟給部屬就不聞不問,直到部屬犯錯時才從高空飛下、發出「驚聲尖叫」(意指責罵),之後又飛走消失於天際。

「海鷗管理」的問題出於「過度授權」,不但會讓主管的期待與產出結果有落差,導致不信任部屬,也會讓部屬因為得不到主管的協助而孤立無援,最後造成士氣低落、業績不振。

如果想解決「海鷗管理」的問題,可透過以下6個步驟,做到「有效授權」:

1.事前準備:主管在授權之前,必須思考每一件工作「我的期待是什麼?產出結果可能是什麼情形?」透過一對一面談傳達給部屬,並且了解部屬對主管的期待。

如此便能避免主管以為部屬跟自己很有默契、也了解指派工作的具體做法,最後卻做出令人大失所望的結果;也可避免部屬因為不想打擾繁忙的主管凡事請示、顯得自己很無知,而失去溝通契機、導致產出結果與主管期待不符的憾事。

2.明確定義:授權工作給部屬時,主管一定要「說清楚、講明白」,仔細說明每個部屬要做的事與該有的結果、界定達成工作的方式,以及如何加上創意與彈性。必要時,主管可讓部屬重複一次他們所聽到的話,確定理解無誤,讓部屬了解主管心中期待的工作方法與產出結果。

3.嚴謹查核:主管必須了解「部屬不是自己肚子裡的蛔蟲」,不能以為部屬有義務了解自己在想什麼,因此,清楚訂出各項工作的時間表,釐清事情的輕重緩急,將有助於部屬判斷有多少時間與空間可以發揮。

4.界定權限:先將工作/專案的風險和部屬能力(專業與學識),各自畫分為低、中、高3個等級;接著再賦予部屬適當的權限,決定部屬在工作中的角色,並在一對一溝通時當面告知部屬。主管賦予部屬的工作權限,可分為3個等級。

5.確認進度:主管必須明確設定查核點,召開會議確認部屬的工作進度,並且不吝於撥出時間與相關工作者討論進度與溝通,在適當時機給予建議與指導。一開始可讓會議次數頻繁且提早安排,漸入佳境之後再逐漸減少次數。

6.排定簡報:讓部屬可以透過簡報,討論哪裡做得不錯、哪裡有待調整,並且讓部屬提出從這件工作學到了什麼,以簡報做為授權過程的總結。

權限三等級
A等級:提出建議
當主管在下決策之前需要較多意見,可賦予部屬此項權限,向自己提出建議。
B等級:報備並開始
當主管需要部屬在行動之前預先報備,以掌握並了解部屬工作方法的潛在問題;或是有多個方案備選,必須由主管決定哪個方案較好時,可賦予部屬此項權限。
C等級:直接行動
經理人相信某位部屬的能力,而且工作的風險低,即可賦予部屬此項權限,以徹底執行工作。