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溝通祕技/5個溝通軟技巧,升遷之路更順暢

2019-11-19 10:52:39
Managertoday
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「硬功夫」是工作上必備的專業能力,「軟技巧」則不但有助於團隊合作、讓工作者更有效率地發揮專業能力,還能讓工作者透過理解他人的想法,與同事合作相處時更加順利和諧。總的來說,軟技巧包括以下5個面向:

「硬功夫」是工作上必備的專業能力,「軟技巧」則不但有助於團隊合作、讓工作者更有效率地發揮專業能力,還能讓工作者透過理解他人的想法,與同事合作相處時更加順利和諧。總的來說,軟技巧包括以下5個面向:

1. 了解「說話」和「溝通」的差別
說話並不等於溝通,溝通包括發問、說服、表達等層面,要達到溝通目的,說話時切忌帶有責怪、質問的口氣。即使是主管向部屬交辦工作,最好也能加上一句「能不能麻煩你……」。如果不了解說話與溝通的差別,不妨比較以下兩句話:

A句:你上次那份報告遲交了!這次給我做快點!
B句:這份報告很急,能不能麻煩你在星期三之前完成?如果需要幫忙,請告訴我,謝謝。

兩句話都是表達「快一點」的意思,但B句聽來就是比A句委婉,溝通效果自然較好。A句只能稱得上是「說話」,B句則因為加上了軟技巧,因此可稱為「溝通」。

**2. 抱怨只會造成失敗
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計畫趕不上變化,變化趕不上老闆一句話。身處瞬息萬變的職場,必須培養自己以正向思考面對變化的心態,找出讓自己和他人雙贏的解決之道,絕對不要抱怨,因為沒人喜歡和抱怨連連的同事相處。

不妨想想看,你身邊令人討厭的失敗鬼是怎麼做的?他們就是一直抱怨個不停。

**3. 以自己的能力找到解決方案
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許多員工在職場上常會有「別人比我更懂」的迷思。我們很自然地會以為主管懂得所有的事或知道正確答案,其實他們多半沒有。

所以,你如果注意到有什麼不對勁,儘管指出來,就算你的提案有可能被駁回,至少大家都記住了你的名字,也都知道你可以跳脫框架思考。

**4. 不要被細節綁死
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太在乎工作細節,可能會得到兩極化的評價。而在大部分情況下,過分專注在細節,常會讓人見樹不見林,甚至動彈不得。

因此,完美主義者最好放掉一些無關緊要的小細節,如果一直困在裡頭,痛苦的只是同事和部屬,問題也會變得更難收拾。

**5. 反覆確認彼此對「常識」是有共識的
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「這是客戶要的急件,請馬上寄出去。」身為助理的你,接獲主管這樣的指示,你會怎麼做?平信?限時信?還是快遞?

「常識」就是「你以為大家都知道的事情」。身為經理人,你還必須多做一道功夫,確認部屬真的都知道你所認為的常識。

上述的例子中,如果主管沒有特別交代要用快遞寄出,助理可能會「馬上」用「平信」寄出,因為主管只說馬上寄出去,沒說寄快遞。如果未能再度確認「常識」是主管與部屬彼此都知道的事情,有時甚至可能會造成企業莫大的損失。

在職場上,除了有專業能力的硬功夫之外,也要搭配軟技巧,與人為善、及時完成任務,對升遷將大有助益。(取材自《軟技巧,還是硬道理?》,佩姬克勞絲著,商智文化出版。整理/經理人編輯部)

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