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收發6訣竅,不被e-mail中斷工作

2019-11-13 15:36:13
Managertoday
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<span style="color: #ff9900;">取材自《少做一點不會死》,李奧.巴伯塔著,野人出版。整理 / 林毓茹</span> 你是電子郵件的重度使用者(heavy u

取材自《少做一點不會死》,李奧.巴伯塔著,野人出版。整理 / 林毓茹

你是電子郵件的重度使用者(heavy user)嗎?你每隔10分鐘就要檢查一次是不是有新郵件嗎?如果你正為了每天收發電子郵件次數頻繁,造成工作效率不彰而痛苦不堪,就該看看李奧‧巴伯塔(Leo Babauta)在《少做一點不會死》一書中提出的6個電子郵件收發訣竅:

1.規定每日收信次數:最理想狀態是一天只收一次信;然而,對大多數人而言,可能一天收信兩次會更為實際。如果工作性質與內容使然,必須更頻繁地開啟信箱(例如客服人員),或可考慮限制自己一小時收一次信(例如,設定每個整點後的10分鐘收信),以免因為不斷地確認收件匣,而一再中斷手邊的工作。

2.找出最佳收信時間:如果一天收兩次信,上午10點和下午4點是很好的選擇,因為你可以在上午的中段收信,知道自己有沒有緊急信件,也為自己在下班前,留有足夠的時間處理信件。不過,每個人的工作情況都不同,所以最好能審視自己的工作習慣、例行作息和需求,再決定哪個時間收信最合適自己。不論你的選擇是什麼,一定要能貫徹到底。

3.絕不以收信展開一天的生活:早上收信,代表你默許電子郵件決定自己接下來的行程,也等於放任自己處於被郵件纏身、無法脫困的危險之中。
想要根治起床之後立刻打開電腦收信的「收信毒癮」,可參考以下兩個步驟:
第一步:開啟信箱之前,停下來冷靜思考;
第二步:讓開信箱成為「有意識」的決定,仔細思考「收信」與「達到目標」之間,究竟孰輕孰重。

4.關閉提示功能:如果你有使用電子郵件提示功能(例如,提示音效、跳出訊息或動畫),建議你立即關閉這個功能。提示只會干擾手邊正在進行的工作,打亂行程、脫離步調,讓你被突然想要寫信給你的人牽著鼻子走。關掉收信提示功能,只在事先設定的時間裡收信,你將驚喜地發現,原來一天能完成這麼多事。

5.堅持到底:把收信規則寫下來貼在牆上:「只在上午10點和下午4點收信!」(或者是任何你選擇的時間)。每當想要收信的念頭浮現,立即停下動作,深呼吸,然後重新專注在手上的工作,這麼做的回報是——你能專心完成更多事情。

6.惜字如金:限制自己每封信的內容只能寫5行,只寫真正想說的話。每個人可以訂下不同的長度上限,不妨實驗幾天,找出最恰當的長度,並盡可能嚴格遵守。限制內容長度將迫使你只表達最想表達的中心思想,同時又能減少寫信的時間。