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工作術

3分鐘工作術,效率提升10倍

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3分鐘究竟能做什麼?如何以更少時間,完成更多工作,達到事半功倍的效果。

電子報顧問平野友朗以提升工作生產力為例,說明3分鐘(180秒)至少可以完成兩件事:

  1. 做簡報:掌握「結論→原因→結論」順序,先以20秒說出結論;再以70秒說出兩個以上支持結論的原因;接著再用70秒補充能夠證明原因的情報與資訊;最後以20秒重述結論,讓聽眾留下深刻印象。

  2. 回覆e-mail:收信時,先以30秒瀏覽標題,研判哪些信件可能必須回覆,並在第一次點開信件時,就切換到回覆(reply)模式,「一邊讀信、一邊回信」。千萬不要先讀完所有信件內容,再回頭重讀需要回覆的郵件,同一封信讀兩次,很浪費時間。

    回信時間盡量控制在90秒內。回信中,只需留下對方來信中有待回答的段落,並做出答覆,無須回覆的段落則可以刪除,讓對方一目了然你已回覆了哪些問題。要格外注意的是,提到對方姓名與公司名稱時,最好直接從來信內容「複製」「貼上」,以免打字錯誤。(編譯.整理/文及元) 

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