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先幫別人解決問題,「共好」成就團隊績效

2012-11-20 整理‧撰文 陳書榕
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如何幫助公司解決問題?又如何面對在企業文化中,難以避免的批評聲浪?程淑芬認為,「有機會,就要做,不然,你怎麼證明你可以做得好?」

1997年以來,程淑芬連續獲得《機構投資者》(Institutional Investors)、《亞元》(Asiamoney)等國際權威性財經雜誌,評選為最佳金融分析師; 她所領導的團隊,也在2008年獲得跨產業最佳外資分析團隊,「外資天后」的美譽至今仍然非程淑芬莫屬。

能讓程淑芬一直都能保持佳績的關鍵在於「共好」:「幫別人解決問題的同時,你也解決了自己的問題。」程淑芬的原則讓她在競爭激烈的金融圈,掙得了一席之地。今年7月,她離開日盛證券,轉而擔任國泰金控的投資長。

這個原則來自從小的生活經驗。程淑芬是雲林虎尾人,小時候家裡窮,全家人只能共穿一件棉襖,父親得四處借錢讓她念書、出國留學,但看到村子裡的道路坑坑巴巴,父親也會因為怕夜裡天黑,路人看不清楚,意外受傷,而到處奔波籌出2千元,幫村子鋪路。

父親的舉動,程淑芬都看在眼裡,記在心裡。因此每當有人挖角,她心裡想的不是自己的薪水、職位,而是再三確定,自己的加入不會讓別人的工作不保。她的理論是:「你把工作做到最好,名和利就會追著你跑。

所以,搶別人碗裡的飯吃,她不會心安,她只專心做眼前的事,而且把它做到最好。程淑芬相信:「只要你很好,一定有人幫你開一扇門,而不止是一扇窗。

專注:用盡心力做事,上天會為你開路

程淑芬在美國拿到學位後的第一份工作,是在怡富證券當研究員,進去沒多久,就遇到了1995年的阪神大地震,當時負責水泥股的同事每天都被老闆、客戶窮追猛打,交不出報告,後來索性辭職,這個燙手山芋,就被丟到她這個菜鳥頭上。

「Sophia,妳來研究一下阪神大地震後的水泥價格!」同事們想的是她絕對做不成,但程淑芬想的是,得怎樣幫老闆解決問題。

她花了很大的力氣,整理手邊有限的資料,再請全世界的分公司補充資料,及時趕出一份水泥股的趨勢報告。

這份報告分析的精準程度,到兩三年後,仍然被業界視為分析水泥產業的經典之作。她替公司掙足面子、幫同事解決問題、更為自己日後在分析師的道路上,奠定基礎,做成三贏局面。

講到這,程淑芬浮起笑意:「如果你只做好一個水泥產業,別人說你是水泥產業專家;如果,你能精準做出三個產業以上的分析,你就是產業專家了。」

她認為自己喜歡想事情、作分析、看趨勢,「有機會,就要做,不然,你怎麼證明你可以做得好?」

合作:打造「鬥志,不鬥氣」的環境

程淑芬開始嶄露頭角,從冷板凳坐上第一把交椅,甚至開始帶領團隊,遭忌、中傷在所難免,但她看得豁達:「只要我頭低低、多做點事,就好了。」她形容:「子彈飛過去,就像穿了兩三層防彈衣,也許會傷到手,但還不至於致命。」

大多數人在面對同事批評時,難免加以辯解,程淑芬則覺得人與人相處本來就需要時間,何況是建立信任?與其爭一時口舌之快,倒不如慢慢等。

帶領團隊則是程淑芬的另一門修練,她一向怕被人管,更不喜歡管人。

她第一次當主管是在2003年SARS過後,有趣的是,推薦她當主管的人,是之前在公司裡最提防她的人。程淑芬笑著說,對那些對你有成見的人,得加倍對他們好,只要多做幾次,對方一定會知道,你在乎他的情緒,這種正向的情感就像是滾雪球一樣,只會愈來愈好。

她強調工作態度很重要。她會細心地發覺同事的特質,再根據這些特質加以訓練,「我需要他們的時候,他們就要ready。」這份用心,讓美林證券研究部門在程淑芬領軍的時間,流動率非常低。

雖然過程辛苦,也未必每次都會有效,但程淑芬相信:「鬥志,不鬥氣,」她認為一般人都低估了合作的力量。何況,如果只有鬥爭才能贏得了別人的話,也會失去人與人之間應該要有的信任。她表示,每個人一天待最久的地方就是辦公室,為什麼不讓辦公室的氣氛變得像天堂?

工作得像螞蟻,心情要像蝴蝶。」將各項難題與試煉,視作上天給的禮物,程淑芬讓自己成為團隊的促成者(enabler),將自己變成生命裡的王牌。

 

程淑芬的領導心法:

1.把自己該做的事做到最好,上天就會幫你開路。
2.花多點時間幫別人解決困難,你自己的困難也會迎刃而解。
3.工作像螞蟻,心情像蝴蝶,讓自己做每件事都能專注而愉悅。

 

程淑芬
1968年出生,台灣大學大氣科學系、美國舊金山金門大學財務銀行碩士畢業。曾擔任怡富證券研究員、美林證券投顧董事長、日盛金控資深執行副總,現任國泰金控投資長。

(本文取材自《經理人月刊》2012年11月號)

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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