周一早上，你急忙地衝進公司準備依照昨晚擬好的工作清單開始工作，並希望能在下班前處理完畢，與家人共進晚餐，未料一打開E-mail，便收到客戶寄來的兩個緊急事項，不得不優先處理；這時你的頂頭上司突然走過來，要你在下午2點前，完成一份最近3個月的業績報告……，到了晚上10點，你還在辦公室處理工作清單上未完成事項，錯失了與家人共進晚餐的寶貴時光。

成功學大師史蒂芬•柯維（Stephen Covey）指出，傳統的時間管理，注重進度、危機優先，卻讓人從此陷入與時間賽跑的惡性循環中，追求更快、更賣力、更有效，做更多事的「急迫性偏執」，生活節奏完全取決於事情的緊急程度，忽略了人生中真正重要的事。

柯維以「時鐘」與「羅盤」做為比喻，提醒所有人，一味地提高做事的效率，並不表示就能作時間的主人（時鐘），只有找到正確的方向，探索真心所願，才能創造均衡、圓滿的人生（羅盤）。因此，真正重要的是，你做了哪些事？為什麼做這些事？而不在於完成這件事情的速度有多快。

依循「30 / 10法則」，擬定周行事曆
為進一步說明分辨事情輕重緩急的重要性，柯維在《與時間有約》書中，以如何在一個罐子裡同時放進大石頭、小石子、沙、水做為例證，若是依序在罐子中放進大石頭、小石子、沙，最後再放水的話，則可順利填滿整個罐子，但若是先擺放小石子、沙、水，再擺放大石頭，最後不但無法填滿，過程中可能會一團亂。

柯維強調，重要的事情就好比大石頭，而小石子、沙和水就像無關緊要的小事，如果我們能事先知道大石頭在哪裡，並先擺放進罐子中，不但可以放非常多的大石頭，而且可以在縫隙中填入更多的小石子、沙和水，無論放進多少東西，先把大石頭放進去才是最重要的事，這就是柯維在「急迫/重要」4象限中，所提出的「要事第一」（first things first）的重要觀念，只有將「重要/不急迫」的事優先處理，才能重新取回時間的掌控權。

在分辨出重要的事情後，接著便可將重要的事情優先放進周行事曆中，然後再安排其他事項。柯維強調，安排周行事曆時可採用「30/10法則」，以每周花30分鐘的時間，先將重要的事情填入行事曆中，再安排其他次要的事項，並且每天花10分鐘時間，安排隔天的重要事情。

如此一來，就算突發事件發生時，也可依照內心的羅盤，決定時間與精力該如何安排最恰當。

時間管理3原則，發揮群己互補效益
做到了自己的時間管理還不夠，因為，對多數人而言，大部分的時間都在與他人溝通、互動，不論是在時間管理與生活品質上，受到群己關係的影響非常深遠，因此，柯維強調時間管理的核心就是有效的互賴，以互補方式考量每個人的特質與能力，彼此合作互賴，將潛能發揮到極致。

柯維並以自身時間管理的經驗（參見【圖表1】）為例指出，時間管理中的互賴並不是改變行為，而是轉變思想，徹底改變參與行動的人。其做法共有3個原則：

1.從互賴角度思索當務之急：不論是扮演朋友、上司或同事，每一個角色都具有互補功能。因此必須從互賴的角度，重新定義當務之急，著眼於有效果、集思廣益的人際互動，而不只是有效率、機械式的管理事情。例如思索有效完成工作比較重要，還是花些時間授權給部屬比較重要？哪一種選擇會對你的時間、別人的時間、組織的時間產生較大的影響？

2.培養雙贏思維：在互動中建立對彼此的尊重，先試著了解對方，再設法讓對方了解你，才能產生統合綜效。例如當客戶訂單出貨來不及時，業務員必須與生產部門共同協調創造解決方法，而不是製造更多衝突。

3.練習充分授權：在一個充分授權、高信賴度的組織中，往往能在重要事情上投注更多心力，反觀在授權與信賴度低的組織中，由於必須付出更多的時間進行控制、監看與檢查，而無法將時間用在重要的事情上。例如官僚組織繁文縟節的規定，所造成的時間浪費。

柯維強調，決定如何安排時間的要素不是活動與會議，而是人和關係。不僅要講求時間的調度，還得研究到底該不該做。也就是「為什麼」「如何」和「何時」三個問題同樣重要，除了用羅盤瞄準方向外，還得以時鐘校正時間，才是要事第一的精髓。

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（整理•撰文/陳清稱，編輯/郭明琪，本文取材自《經理人月刊》2012年11月號）

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