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架構思考流程,不再「有行動沒成果」

2019-11-18 21:32:39
Managertoday
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職場上有一種人,學歷良好,擁有專業證照,面試表現也不錯,工作態度認真,即使熬夜加班趕工也沒有怨言,但做起事來卻總是沒法一次就做到好,不是需要主管全程緊盯,就是事後得反覆修正,即使很努力,也得不到相對稱

職場上有一種人,學歷良好,擁有專業證照,面試表現也不錯,工作態度認真,即使熬夜加班趕工也沒有怨言,但做起事來卻總是沒法一次就做到好,不是需要主管全程緊盯,就是事後得反覆修正,即使很努力,也得不到相對稱成果和旁人信任,只落得主管一句「可惜了」的感嘆。

日本知名管顧山崎將志將這類型的人稱為「可惜之才」(残念な人),本書《可惜之才的思考法》就是分析他們從接到命令到完成任務的過程中,思考上發生了哪些缺陷,又應該如何改進。

培養宏觀視野,工作見樹又見林

山崎表示,會落入這種情況,主要是因為做事的時候只專注「完成眼前任務」,而沒有更進一步了解「為什麼要完成這件任務」,欠缺以整體來思考自己工作內容的意義,因而陷入「做完」但「做不對或做不好」的窘境。

這種情形隨著在工作拆分愈來愈步驟化愈益常見。例如在標準作業程序(SOP,standard operating procedure)或企業資源規畫(ERP,enterprise resource planning)等管理做法下,很多人對於自己工作內容的認知,只剩下「達成某個動作或數字」而已,卻不了解達成的意義與目的,做起事來自然沒效率也沒效果。

山崎以自家4歲兒子畫著色畫的經驗比喻,兒子在畫畫時,看見喜歡的部分就猛塗(例如,花了非常多時間在大象耳朵上塗上厚厚一層蠟筆,身體卻幾筆草草帶過),挑選用色時也是隨心所欲,最後卻畫出一隻誰都看不出來是什麼的奇怪生物。

很多「可惜之才」也是這樣。例如擔任業務,花了龐大時間精力在「最先遇到」的客戶上,非但不一定能得到合約,失敗時還因此嚴重打擊信心。反觀厲害的業務員,則會事前蒐集資料,精確抓出可能目標客戶,有效提升自己每次出擊成功率,不僅成效卓越,也能建立信心。

「著色圖法」5步驟,檢視思考流程

山崎表示,其實預先構思整體的工作術,做法上和畫畫一樣,只要思考你是怎麼畫畫,就能設定出有效的工作流程,他並舉出自己年業績超過一億日圓的超級業務員朋友的做法,做為實例說明:

步驟1:明確知道自己要畫什麼

——你是要畫貓熊?還是要畫貓?

以業務來說,必須要對現有商品市場有所了解,包括規模、樣貌、複雜度等資訊都必須詳細調查;而其中最重要的是清楚界定出市場的界線,也就是而明確排除與自身目標市場無關的對象,才不會浪費精力。

超級業務員做法:

將商品的所有目標客戶資料清單,用厚的B5白紙一一列出。

步驟2:了解所繪對象各部分的形與色

——貓熊的耳朵是什麼形狀與顏色?

也就是將目標對象進行分類,例如要將商品賣到超市去,對各家超市的面積格局、販賣商品、營業規模等進行了解後,將所有超市資料進行分類整理。

超級業務員做法:

按照順序打電話給所有顧客,在第一回電話中絕對不做推銷,目的只是要分辨哪些人可能有購買意願。

步驟3:決定好哪個部分要塗什麼顏色

——不管什麼東西都有其特徵,身體畫直線就是斑馬、眼睛畫黑框就是貓熊

以業務來說,將構思的顧客形象與現有的顧客層進行比對,找出最接近者做為預計目標,並確認其是否真的是這樣。如此,出手打擊時才能正中要點,創造最大效果。

超級業務員做法:將第一回電話中有可能購買的名單抽出,並在B5紙上記載其相關情報,例如貼上對方職業的相關新聞剪報,做為下次通話話題;或是記下對方說出的重要資訊如「下周去電」「負責人周四才會出差回來」等等。

步驟4:描繪外框

——外框描好,中間就算沒好好塗,也看得出是畫什麼動物

掌握目標客群後,利用試銷或試賣等行銷方法,明確掌握正確潛在顧客名單,無論如何,一定要透過各種反覆測試,確認目標無誤。

超級業務員做法:

依照「下周何時方便去電」的日期順序,將顧客資料做分類,例如「周一8位、周二12位、周三16位、周四22位、周五9位」等等。

步驟5:把內部填滿顏色

——沿著框內用蠟筆輕輕塗滿,就是一張好圖

確認出手的對象絕對是潛在客戶後,就能以輕鬆心情來進行業務工作,而且就算對方態度看似模稜兩可或是表態拒絕,也還是能站穩打擊姿勢,不會因為一兩次失敗就沮喪放棄。

超級業務員做法:

到了下周,抽出那天該打電話的顧客資料,開始逐一打電話,如此一天該做哪些工作就非常明確,不僅不會慌亂,也更能掌握自己的時間。

這就是「著色圖法」的工作規畫術,山崎強調,「可惜之才」並不是某些人的專利,許多工作者在職場上也都會犯這樣的錯,找出自己的做事流程上思考不足之處,用更多的時間想全局、做規畫,才能夠用更少的時間做修正,不致於老是「有行動沒成果」。

(資料來源《残念な人の思考法》,作者/山崎將志,整理/謝明彧)

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