Managertoday 經理人

[圖解]一張表格規格化意見,會議更有效率

2019-10-17 16:30:50
Managertoday
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晨會、例會、主管會、檢討會……開會,是組織中司空見慣的事務,藉由開會集思廣益,凝聚組織的共識;然而冗長又失焦的會議,經常是打擊員工士氣的元凶,會議中的各種意見是否妥善處理,也不得而知。 為

晨會、例會、主管會、檢討會……開會,是組織中司空見慣的事務,藉由開會集思廣益,凝聚組織的共識;然而冗長又失焦的會議,經常是打擊員工士氣的元凶,會議中的各種意見是否妥善處理,也不得而知。

為了加強會議的效率與產出,日本企業管理顧問宇井克己指出,開會時可能產生許多建議,一時之間難以完成討論,因此應歸類並找出優先順序。他修改由奇異公司(GE)開發的矩陣,縱軸為效果高低、橫軸為執行難易度,由參與的大家共同把建議歸類至適當的位置,以此讓工作規格化,也有助於了解彼此對意見的看法及順序,提高討論效率。

有了視覺化的呈現,與會者的思考方式便有了一致的邏輯,容易理解大家在想法上的差距,並提高對議題的理解力,讓整體討論更積極。

資料來源:《改造會議的技術》,經濟新潮社。製圖:張凱茹。