Managertoday 經理人

不失禮的商務電郵禮儀

2019-10-20 11:09:04
Managertoday
http://3.bp.blogspot.com/-tIvb32YF4f0/VFGvQV54WkI/AAAAAAAASFA/uJqJOJ1E-S0/s720/shutterstock_188262755.jpg
收發商務電郵有哪些訣竅與禁忌呢? **收發電郵的訣竅:** 1.主旨要清楚: 例如「○月△日商議內容」會比「回覆詢問」清楚,又如「△△估價單」會比「好久不見」具體得多,也

收發商務電郵有哪些訣竅與禁忌呢?

收發電郵的訣竅:
1.主旨要清楚:
例如「○月△日商議內容」會比「回覆詢問」清楚,又如「△△估價單」會比「好久不見」具體得多,也就是要儘量避免主旨含糊不清,以免被對方誤認為垃圾信件被打入冷宮。
2.署名「公司+姓名」可讓收件者知曉「來者何人」:
以公司與姓名做為署名,方便收件者不需打開內容,就可在收件匣分辨「○○公司△△△」。
3.無法立即回信時的處理:
即使無法立刻回信,至少要先回覆一封電郵告訴對方「已經收到了」,然後告知對方需要內部協調溝通的時間,明白告知何時前能回覆,一方面給自己回覆期限,另一方面不會讓對方期待回信的心情落空。
4.信末要註明聯絡電話:
寫電郵時預設對方打電話回覆,因此每封信件的末尾要附上聯絡電話。

該避免的事:
1.使用「開封確認」的功能要注意,因為會讓收件者感到被監視的不愉快感。
2.一般的問候不如撥一通電話來得親切多了。
3.緊急的聯絡事項要用電話,不要過度依賴電郵。

要預防的麻煩事:
1.小心夾帶病毒給別人,做好電腦防毒的工作,以免因為散播病毒造成公司的信譽受損。
2.電郵位址要確認再確認,以免誤送造成洩漏商業機密或個人隱私。
3.電腦設定正確時區與時鐘,以免讓對方以為是舊的信件而淹沒在收信匣中。