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擺脫瑣事與急事糾纏!5大秘訣奪回工作自主權

2019-11-20 03:57:47
Managertoday
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面對信箱裡滿出來的未讀e-mail、手機裡一連串的語音留言,還有筆記本上一大堆的待辦事項……你如何開始一天的工作?通常,你會告訴自己:先「清空」這些事項,掌握最新訊息後,比較容易專心工作。

不過,這種做法最大的問題是,你把一天當中最菁華的時間都用在「回應式工作」上,解決別人的急事。等到你可以好好做自己的工作時,可能下午都過了一半,體力耗損、大腦轉速也變慢,沒時間創造真正有價值的成就。

倫敦創意專業人士教練馬克‧麥基尼斯(Mark McGuinness)在《管理你的每一天》中強調,想在工作上有好表現,你可以做的重大改變就是:創意工作優先,回應工作次之。

先關掉電話和e-mail,每天保留一大段時間,根據你自己的優先順序,投入創意工作。不馬上回應他人需求,可能會讓你不自在,不過,讓幾個人因為一些小事失望,總比自己的夢想被「清空收件匣」所取代來得好。

想要在日常工作中,「勇敢」忽略所有煩人的要求,開始認真工作,麥基尼斯提出5點建議:

1. 從調整體力的節奏開始。

拜人體生理時鐘的醒覺調控和心理警覺機制所賜,人每天都有一段特別有益於集中創造力的時間。注意你每天哪個時段精力最充沛,把這段珍貴的時間用來做最重要的創意工作。可以的話,不要把會議時間訂在這段時間,更不要把這段時間浪費在事務性工作上。

2.善用創意刺激。

堅持用同樣的工具、在同樣的環境工作,甚至播同樣的背景音樂,讓它們成為自己的聯想刺激,幫助你進入創作狀態。這個做法日積月累之下可以告訴自己:馬上就要開始做大事了。

3.管理討人厭的待辦事項。

把待辦事項限制在長寬各3吋(約7.62公分)的便利貼可寫下的範圍內,這樣最完美。如果一整天不斷增加待辦事項,事情就永遠做不完,幹勁也會急速下滑。

4.把握每次的承諾。

將答應自己或其他人的事情,記錄在某個絕對不會忘記的地方,例如,辦公室的隔板上或筆記本中。那會幫助你更有效率地回應他人的要求,你與他人的合作也會更順暢。更重要的是,當你已經明確掌握每件事情時,心裡就會感到平靜,可以專心做手上的工作。

5.設定明確工作時限。

為每一個工作天設定開始與結束的時間,即使是獨自工作也一樣。將不同時段分配給創意工作、開會、通信、事務性工作等等。這些明確的時限可以避免某些工作拖太久,占掉其他重要工作的時間,還能避免讓你變成工作狂,工作狂的生產力遠不如我們想像的好。

(本文取材自《管理你的每一天》,圓神出版。整理 / 謝明彧)
 本文出自《經理人月刊》2014年4月號 no.113

圖片來源 / Hacklock via Flickr, CC Licensed