一個公司內的團隊需要合作、相互扶持，彼此了解且能進行有效溝通，才能讓團隊裡的每個人發揮所長。使用email看似簡單，卻是一門大學問。科技媒體The Next Web整理了以下10個規則，揭開email信件來往中不為人知的小撇步。

1. email是「選擇」，而非「必要」

答案是不一定，email的確很方便，可以寫內文、附加檔案，同時傳給很多人，可是並非每件事都要透過email做討論，如果問題很短或難以用文表達，Skype、打電話、面對面討論都會是更好的選擇，訊息傳遞要有效率，就要懂得選擇適當的溝通工具，email雖然方便，但非絕對，依訊息內容性質慎選方法。

2. 不要每件事都用email詢問

****有時候工作發現問題，為了避免下次忘記立刻寄信給對方是很方便的方法，但這樣的信件溝通過於繁瑣、沒效率。試著統整問題和對象，待下次開會或談事情時可以一次問完；或是整理一段時間累積的問題，只要寄一封信就能迅速解決。

3. 思考對方喜歡收到哪一種email

****寄出信件前，先試想或詢問對方喜歡收到什麼內容的信，答案可能千百種：有人喜歡一封信內文長、包含多個事項；有人偏好收到多封信，但每封信簡短、內容單一。寄出收件者的喜歡的信，讓信件交流更順利。

4. 內文要簡潔有力

****讓信件言簡意賅，如果內文長到需要拉動螢幕閱讀，收件者可能因為忙碌直接選擇跳過不看，等有時間再看。每增加一句話，就減少對方閱讀的意願，如此一來，信件容易被忽略。保持內文的精簡度，讓收件者一目了然，以利信件往返的流暢度。

5. 別隨便用email夾帶檔案

****email可以附加多個檔案，朋友之間可以分享有趣的照片、電子賀卡等等十分方便，但要注意儘量不要附加需要做討論、修改的資料。一個簡單的修改或意見詢問就必須寄出一封email，而對方也會多了一封email。另外使用email需要等待對方回覆意見，這也會花費不少時間。試著用其他雲端分享做共同檔案處理，像Google Drive、Dropbox都會是更方便、更有效率的選擇。

6. 避免個人情緒影響文字

****心情不佳時，容易使用情緒性的字詞，不恰當的email內文也可能導致收件者閱讀後的情緒起伏。email為用來處理團隊事務、客觀冷靜討論的工具，當內文會讓收件者產生負面情緒，可能會影響文字。

7. 你不需要回覆每一封email

****收到信件後先閱讀內容，如果是主管或成員提供相關資訊參考，重要的是自己真的看了這些資料，不需要特地回信告知：「我收到了」、「謝謝」。若是內容有問題提出，才需要仔細地回信，懂得挑選信件回信，別讓無意義的信件弄亂了大家的信箱。

8. 為什麼要加上副本收件人？

****email除了收件者外也有副本收件人，但內文主題通常都是寫給收件者閱讀，那為何需要新增副本收件人？理由可以利用簡短一兩句話解釋，至少讓副本收件人知道自己為何收到這封email，以及是否需要回信。

9. 試著使用密件副本

****密件副本(Bcc)是對收件者而言一項貼心的選擇，如果將收件者姓名加到密件副本，對方會和其他收件者一起收到這封email，但其他收件者不會看到這位收件者的姓名，如此可避免收到後續較無關的信件。如果有訊息想告知某人，對方又不需要知道其他的事情，你可以試著使用密件副本。

10. email並非萬能

****許多人的一日之計在於檢查收件匣，或是寄出很多封email開啟一整天的工作模式。寫完email並寄出前，請先試著想一想：這些事情用email傳達處理是恰當的嗎？email是網路發達後被大量使用的工具，但在20年前並沒有這樣東西，人們依舊互相合作，將事業經營得有聲有色。使用email的目的、原因為何？是否有其他更好的溝通工具？多問自己一點，便會發現email只是眾多工具之一。

email是很方便的工具，但濫用或不會使用email的現象卻很普遍。人們往往過於依賴email，反而忽略了溝通的真諦。如何正確使用email？答案沒有對或錯，找到自己的小技巧，制定彼此之間的潛規則，才能發揮最大價值。

資料來源：TNW

本文轉載自《數位時代》官方網站

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