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時間管理不是縮短工時,而是找出完工的最短路徑

2019-11-21 03:41:44
Managertoday
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整理‧撰文 / 陳清稱  編輯 / 齊立文 日本暢銷書作家本田直之的簡歷大致如下:一家上市公司的CEO,工作在東京,生活在夏威夷,每年有超過一半以上的時間,在夏威夷海灘衝浪、參與鐵人三

整理‧撰文 / 陳清稱  編輯 / 齊立文

日本暢銷書作家本田直之的簡歷大致如下:一家上市公司的CEO,工作在東京,生活在夏威夷,每年有超過一半以上的時間,在夏威夷海灘衝浪、參與鐵人三項運動。除了經營公司之外,還參與培育投資新創企業、寫作出書、到大學演講,甚至還開設葡萄酒講座。

同樣是一天24小時,為什麼你常常覺得自己工作忙到沒時間旅行、運動、陪家人、上課閱讀、培養嗜好?

用「投資」時間,取代「消費」時間

本田直之認為,無法善用時間,整天忙得焦頭爛額、成效又低的工作者,與善用時間槓桿,取得非凡成果的工作者的差別在於:對時間的思考方式不同

無法好好利用時間的工作者,往往會以「想要有更多時間跟家人相處」為由,「發誓不再加班」,單純地只想做到「朝九晚五」。然而,真正的問題不在於你能不能準時下班、縮短工時,而在於如何提高時間運用的效率,用更少時間做更多的事。

換句話說,善用時間的工作者會設法在有限的時間內,尋找完成工作的最短途徑,將資源做最適切的配置,建立起「找出完成工作最短途徑→有更多時間嘗試做更多的事→工作更有成效」的正向循環,有效地「投資」時間,而非「花用」時間。以下是本田直之提出的3個「投資」時間法:

1.花時間找出事半功倍的模式:找出一種可在短時間內達成同樣效果的工作模式。例如,面對例行事務時,先花點時間思考如何才能快速完成,摸索出一套工作模式,等到下一次再處理同樣的事情時,就可以駕輕就熟地應付,節省下可觀的時間。

2.先儲蓄再花費:就像一拿到薪水,就預先扣除儲蓄額,時間的運用也可以如法炮製,在一開始安排行程時,就先「扣除」一定的時間,用來做重要的事,讓時間的使用變得更有效率。

3.將省下的時間反覆投資:效率提升之後,勢必可以多出更多時間,如果能夠用於提升自我能力,學習新知識或技術,這些額外的時間就會像複利一樣愈滾愈大。

每天完成一件當周最有價值的事

《其實工作不必這麼累》作者理察‧柯克(Richard Koch)則認為,時間的價值,也可以用「80/20法則」(The 80/20 Rule)來解釋:超過80%的財富,是由不到20%的工作所產生。

以一周工作5天,平均每天創造一周20%的工作成效為例,柯克建議,如果在周一完成整個禮拜最有價值的活動,就等於創造了當周80%的價值;接下來4天,你可以選擇慢慢完成其餘20%的價值,或是在周二也完成一件非常重要的任務,再創造80%的價值。如此一來 ,周一加上周二的成果,等於兩個工作天就達成160%(80%╳2)的產出,比平常一周多出60%。

以此類推,你可以在周三再完成一項重要任務,締造更高產出;也可以剩下3天都沒有任何產出,卻絲毫不會影響工作績效。

柯克觀察到另一個顯著的例子是,少數重要決策幾乎沒花到什麼時間,卻能比其他事情產生更大的影響。比如說,職務愈高的經理人,一個決策就有可能創造99%的重要成果。

遺憾的是,多數經理人都未能意識到這一點。加拿大管理學者、《經理人的一天》作者亨利.明茲柏格(Henry Mintzberg)研究指出,經理人忙於應付各種突發狀況,花在每件事情上的時間平均只有9分鐘,他們從不規畫工作與生活,只是胡亂地應付。

如果你此刻正飽受時間不夠用的痛苦,先別歸咎於組織的束縛(工作、會議、飯局太多),想想柯克的提醒:經理人把時間揮霍在處理刺激興奮的危機,或是不懂得拒絕出席毫無建設性的會議,才是問題的根源。徹底擺脫沒效率的工作習慣,才是創造更多時間的開始。

 

Tips 記錄時間使用狀況,減少不必要浪費

管理大師彼得‧杜拉克(Peter Drucker)指出,高效經理人著手工作時,不會一開始就先定計畫,而會先觀察自己實際使用時間的狀況,再設法削減非生產性的時間使用,最後致力於合併零碎的自由時間。

1.時間的記錄:每天如實地記錄工作上發生的事情,而且要當下記錄,不可根據事後回憶,以免失真。

2.時間的管理:透過以下3個自我提問,找出非生產性、浪費時間的活動。

  • (1)「完全不做這些事,會發生什麼事?」如果答案是「沒有影響」,立即停止;

  • (2)「哪些事是部屬可以做得一樣好或更好的?」如果有,就交給對方;

  • (3)「在我所做的事情中,有哪些對別人毫無貢獻,甚至是浪費時間的?」如果有,立刻停止(例如,將要求部屬出席每一場部門會議的規定,改為業務相關再出席)。

3.時間的合併:將日常業務、開會等瑣事,集中在特定時段(例如每周二早上),讓自己擁有一段較長的時間處理真正重要的事。

資料來源:《有效的經營者》,協志叢書出版

 

更多精采內容,請見《經理人月刊》114期(2014年5月號)