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簡報開場兩大原則,牢牢抓緊聽眾的注意力

2019-11-12 09:45:02
Managertoday
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簡報提案時,許多人以為只要做出漂亮的PPT(PowerPoint)文件,就能說服客戶埋單。《開口5句話,突破聽眾心房的動人簡報術》作者五十嵐健指出,PPT內容的重要性只占整體簡報的四分之一,成功簡報的關鍵在於,以聽眾容易理解的方式做報告,引導聽眾做出判斷,而要做到這點則有賴於簡報的開場破冰。

簡報時,慌慌張張上台、又不會察言觀色的人,是無法說服聽眾的。針對簡報開場破冰,五十嵐提出兩大原則:

1.用一個簡單提問,引導聽眾進入「聆聽狀態」

一上台就直接進入主題的簡報者,往往會讓台下的聽眾感到錯愕,因為他們根本還沒準備好要開始聆聽,也就是尚未進入「聆聽狀態」。在這種情況下,無論簡報內容多麼精彩,聽眾都不會聽進去,反而會在心裡留下「什麼,怎麼這樣就開始了呢」的疑問。

五十嵐強調,就算是時間緊迫的商業簡報,一開始的暖場也不可省略。簡報者可先簡短地自我介紹,以一個與簡報主題相關的提問破冰,引導聽眾主動思考、放鬆心情,再正式進入簡報主題。例如,針對客戶提出新產品簡報時,便可以「這項新產品能為消費者帶來何種好處?」做為提問,引導聽眾的注意力與思緒,再切入簡報主題。

2.點名可立即回應問題的聽眾,建立良好互動

當簡報者拋出問題時,就可觀察台下聽眾的反應,五十嵐指出,聽眾的反應通常可分成兩種類型:「一想到答案,就耐不住想要回答」與「雖然無法立刻想到,但花點時間就會得出很好答案」。

為營造良好的雙向互動,簡報者可點名「一想到答案,就耐不住想要回答」的聽眾,以獲得對方立即的回應,而不是點名坐在眼前的人,以避免對方無法立即回答,而造成氣氛尷尬。

 

(取材自《開口5句話,突破聽眾心房的動人簡報術》,春光出版。)
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圖片來源 /  mattcornock via Flickr, CC Licensed