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清空工作,從清空e-mail開始!6步驟管好你的收件匣

2019-11-14 12:05:26
Managertoday
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##Gmail應用:收件匣就是工作籃,6步驟蒐集、歸類、清空 如果談到現代人時間管理的殺手,e-mail肯定榜上有名。想像一下你的電子信箱,裡面堆滿上千封郵件、大概還有近百封「未讀」,光是

Gmail應用:收件匣就是工作籃,6步驟蒐集、歸類、清空

如果談到現代人時間管理的殺手,e-mail肯定榜上有名。想像一下你的電子信箱,裡面堆滿上千封郵件、大概還有近百封「未讀」,光是要面對他們就令人頭皮發麻。

然而,電腦玩物站長黃鐘毅卻認為,只要善於管理,e-mail也能成為絕佳的時間管理系統,推動你實際完成工作,按照GTD(Getting Things Done的經典時間管理法,被全球數千萬人奉為工作排程處理的圭臬)的步驟和原則,把工作項目一一搞定。他以常用的Gmail系統為例,說明如何在e-mail系統中融合GTD原則。

1. 先將已讀郵件歸檔,體會清空收件匣的感覺

記得GTD的第一步嗎?用工作籃蒐集所有的「未盡事宜」。在Gmail裡,收件匣就是你的工作籃。開始蒐集之前,請先選取所有已讀郵件,把它們從收件匣移到新建立的資料夾,體會清空工作籃的感覺。

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從今往後,請按照GTD原則來面對新的e-mail。未來如果有時間,可以再回頭整理舊郵件,沒時間的話也沒關係,只要善用搜尋功能,一樣能在需要時找到舊資料。

2. 將收件匣一分為二,專注處理「重要郵件」

在GTD處理步驟中,工作籃裡的垃圾必須被丟棄。處理e-mail也是一樣,你只要在收件匣點選「優先顯示重要郵件」,Gmail就會自動將收件匣一分為二,分別是上方的「重要郵件」和下方的「其他郵件」。

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針對其他郵件,你只需要瀏覽標題後、挑出必須處理的郵件,按下郵件前端的箭號,讓Gmail把它收進「重要郵件」中,剩下的就視為垃圾直接刪除。接下來,你就可以把「重要郵件」視為每天的待辦事項,進入GTD的處理程序,專注在真正重要的事情上。

3. 「兩分鐘內可處理的郵件」立即處理,運用標籤分類儲存

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可以在兩分鐘內處理的郵件就立刻閱讀、回覆,然後利用標籤將郵件分類儲存到專屬資料夾,並移出收件匣,確保收件匣只保存需要處理的重要郵件。分類資料夾就像是歸檔系統,幫助你收納不同種類的資訊。例如,出版社寄來的資訊可以獨立出來收納,方便往後找尋相關的資料。

4. 無法立即處理的郵件,記入工作表暫存

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秉持「工作項目一件件處理、不放回工作籃」的原則,需要一段時間才能處理的郵件,可以運用「工作表」統一儲存,成為下一步行動清單,追蹤郵件處理進度。黃鐘毅建議,你可以把工作表分為「今天要做」和「明天再做」兩種,才能在空閒時立即找到應該先執行的項目。

5. 指定日期完成的郵件,新增至Google日曆

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GTD的處理原則是,延遲處理項目必須設定好確切完成日期,並記入日程表中。在Gmail裡就可以搭配Google日曆使用。當你點進工作表中的任一項目,就能直接選定該項目到期日,Google會自動把資料放在日曆中,並連結該封e-mail,你只要每天查閱日曆,就知道哪些郵件是今天應該處理的項目。

6. 綜合運用Gmail和Google日曆,追蹤委派任務

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依照GTD委派原則,你應該會設定好委派給誰,以及需完成的時間。你可以在Google日曆上建立新活動,並用e-mail邀請委派對象加入活動,同時寄送副本給自己,把委派任務也納進e-mail收件匣中。如果委派對象對任務有疑問,也能直接用e-mail回覆詢問,就更方便你追蹤任務進度了。

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圖片來源 / Cairo via Flickr