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美國傳奇艦長的激勵學:就算是最卑微的工作,也需要被肯定

2014-07-08 整理 謝明彧
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麥可.艾伯拉蕭夫(Michael Abrashoff)是美國海軍傳奇艦長,不只是美國太平洋艦隊史上最年輕的艦長,更在兩年之內,把一艘混亂不堪、績效奇差的軍艦班福特艦,打造成美國海軍第一名的軍艦。

他在擔任班福特艦長時,每隔一段時間,都會去探望一位叫尚恩‧帕金(Shaun Perkins)的船員。他是班福特艦的污水技工,也是唯一一位,負責整艘船最弱的環節——污水系統的維修。所有的污水最後都會集中到這艘船最底部的污水處理槽,而帕金的工作就是負責管線的暢通,因為施工拙劣的管線焊接,使得帕金常常必須和管線漏水作戰。

艾伯拉蕭夫說,不管從哪個角度看,這都是一份爛工作,雪上加霜的是,你必須一步步鑽過深達四組梯子,卻只有半個樓梯井寬的垂直通道才到得了管線室,在深海中,那簡直是個夢魘,有些士兵在爬上爬下過程中跌倒,而且傷得不輕。

艾伯拉蕭夫知道自己沒辦法改善帕金的工作現狀,所以他每隔一段時間,就一定會想辦法去探望他,因為他知道,他可以告訴對方,他做的是一份偉大的工作,我們必須依靠他才得以保持這艘船的運作。

爬下四層樓到最底層再爬上來,常讓艾伯拉蕭夫的屁股真的很痛。但他覺得這是值得的,因為帕金做得很好,每次艾伯拉蕭夫去探望他後,他都會用一種特別瀟灑的方式,帶著他的班福特棒球帽。

而且帕金也跨出他的軍階,自願受訓成為海上救難隊的潛水員,每當有士兵落海或班福特艦從事海上救難工作時,帕金會戴上水肺展開救援行動。救難潛水員是海軍最危險也最嚴酷的專業之一,救生技巧和救援潛水課程對體能要求極高,所以自願者很少而且中輟率很高。

自信與尊嚴讓帕金自願接受嚴酷的任務,並持續向學,他在某次船上的學力測驗(SAT test)中,甚至拿到超乎許多頂尖高中畢業優等生所不敢妄想的1920分高分,並進而攻讀土木工程學位,而且表現很好,直到在某次機車意外中喪生。

「這個消息對我打擊很大,因為他真的是個非常優秀的年輕人。」艾伯拉蕭夫回憶道。

小故事‧大啟示:

領導,就是讓那些負責低階工作的員工也明白自己是不可或缺的。

艾伯拉蕭夫說,帕金的一生教給他一個非常重要的領導課題,那就是即使從事看似瑣碎卑微的工作,如果你讓人們感受到自己的工作,對整體行動的成功非常重要,他們就能以自己的工作為傲。他們會成為有用的成員,幫助你也幫助整個團隊,「尚恩一直以來都是非常有用的成員,認識他的每個人也都很想念他。」

艾伯拉蕭夫表示,領導工作的主要內容,其實就看好你的屬下:一個看著員工,也讓員工看到自己的持續過程。對於任何一個想要提高績效的組織來說,世界上每個尚恩,都是經理人應該要去努力發掘並激勵的員工。

>> 同場加映:《這是你的船》運用10個管理技巧,成為成功的領導者!

 

(本文取材自《這是我們的船》,久石文化出版。)

圖片來源 / Wikipedia

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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