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美好的早晨,別浪費在會議室裡!4個不該在早上開會的理由

2019-11-23 04:55:49
Managertoday
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什麼時間最適合開會?對很多經理人而言,答案很清楚:早上的第一件事。在這個精神抖擻的時刻,提醒員工最重要的事,開啓有效率的一天。 但如果問你,你最不喜歡什麼時間開會?除了那些慘無人道佔用下班時間

什麼時間最適合開會?對很多經理人而言,答案很清楚:早上的第一件事。在這個精神抖擻的時刻,提醒員工最重要的事,開啓有效率的一天。

但如果問你,你最不喜歡什麼時間開會?除了那些慘無人道佔用下班時間的會議外,或許你也不喜歡早上的會議。為什麼?不喜歡早起、沒時間準備、心裡急著想做更重要的事.....《Fast Company》專欄作家Laura Vanderkam認為,在把早上開會變成部門的例行公事前,應先考慮這4個影響要素:

1. 早上有更重要的工作要做

相信你已經在其他文章中讀到過,意志力就好比肌肉,會因為過度使用而疲勞。因此,一天當中就屬「早晨」的意志力最堅強。那時候你的意志力還沒有因為複雜的決定、混亂的事物消磨殆盡,正處於巔峰時刻。

所以得搶在精神好的時候開會,是吧?先別這麼快下定論,這取決於你開會的內容與目的。若你的會議只是要傳達訊息、確認進度,就別了吧!把寶貴的早晨時光留給團隊成員,做需要全神貫注的工作和專案;但若開會是為了下重大的決策,需要每個與會者付出最大的心智能力,那麼早上開會就是相當明智的。

2. 一天中不同的時間點,有不同的機會成本

根據一項嬌生的研究報告指出,人們一天的能量,在早上八點達到頂峰,我們應該在這個時間就準備好去執行任務;到了下午,人們就會開始精神不濟,沒人想要開啟新事物。

因此,一個下午三點半開始的會議,並不妨礙你進行偉大的計劃,因為那時候你本來就不會著手新事物的進行。但是早上八點的會議,就可能佔用了你發展計劃的時間。

很多企業喜歡開早會,確認當天每個人該做的事項。或許你可以有更好的選擇,像是在前一天的下午三點半或四點,就先確認團隊成員隔天的計劃,這樣一來,同仁隔天早上一進公司,就能立刻準備上工。

3. 人們總是傾向拖延

儘管人們在早上八、九點顯得較有元氣,但很多人不到會議開始前的緊要關頭,是不會做好會議準備的。所以當你把會議時間定在早上八點半,大部份的人會腦袋空空的來開會。

有些方法可以化解這樣的問題。你可以給每個人五分鐘閱讀會議議程,想一些特定問題的答案,或是你可以延後重要會議至稍晚的早上,讓大家利用專注力高的早上準備會議。

4. 人們對於晨間會議的接受度較低

根據WhenIsGood.net(一個會議安排小工具)的數據分析研究,在早上9點開會的會議接受度是34.7%,也就是你向三個人提議九點開會,大概只有一個人有空。但如果是下午三點開會,接受度將會提高到45.2%,趨近於每兩個人就有一個人同意。

具體的原因為何,他們並不清楚。或許是人們早上有更重要的事情要做,而下午的會議能給你更多呼吸的空間。想像在下午三點半,你是否正想出去透透氣,外出買杯咖啡或吃個下午茶點心?因此,說不定下午的會議,對大家來說不啻是個雙贏的局面。

原文出處 / FastCompany

圖片來源 / Shutterstock