Managertoday 經理人

想從此告別加班的日子?你只需要......18分鐘!

2019-11-22 09:50:46
Managertoday
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<span style="font-size: 16px;">整理/馬安奇</span> 明明還有許多困難的任務必須解決,你卻總是拖拖拉拉、不願面對現實,動手解決嗎?日本大學教授菅野仁

整理/馬安奇

明明還有許多困難的任務必須解決,你卻總是拖拖拉拉、不願面對現實,動手解決嗎?日本大學教授菅野仁主張,這很可能是因為你沒有掌握自己的生理節奏!

一般而言,你習慣工作多久才會休息呢?

  1. 15分鐘→常常覺得有點短,還想多做一點點?

  2. 30分鐘→足以完成階段成果,但是如果身心狀況不好,真正專注工作的時間其實不到一半?

  3. 50分鐘→因為時間充裕,期許自己做出完美成果,可是愈到後面精神愈渙散,結果還是在最後一刻才草草完成?

  4. 隨心所欲,效率好就多做,效率不好就一直休息→進度總會因為各種理由嚴重落後?

    菅野仁坦言,自己身為學者,理論上應該要比一般人有更長時間的專注力,但是實際情況卻是,當他精神飽滿、思緒清晰時,那一天的工作效率非常好,可是氣力用盡的結果,隔天便會懶洋洋地,整天無法工作,時好時壞的效率與心情,拖慢了整體研究進度。

    他主張,意志薄弱的人,通常都不知道該如何集中精神,容易受周遭環境和氣氛影響,就算一再強迫自己「專注」、「用心」,也不會有效果,所以更具體的做法是:利用計時器設定工作時間,讓自己清楚切換應該專心與應該放鬆的時間。

    根據心理學實驗結果,人們通常會在工作過程面臨三種注意力轉換的階段:「初期動力十足」、「中期倦怠」,以及「接近終點的跳躍效果」。面對新鮮的事情,一開始一定會希望自己好好努力,因此非常專注,最後會漸漸覺得疲憊或厭煩,但是看到終點在眼前,專注力又會重新提高。

    例如,當你在午餐時間和老闆分享一個想法,老闆告訴你:「聽起來很有趣,匯整成企畫書再交給我吧!」你於是決心今天下午就完成企畫,但是一個簡單的主張,還需要經過蒐集資料、撰寫內容各種繁瑣的過程,雄心壯志因此逐漸遞減,只有等到結論慢慢浮現,才會再次產生一氣呵成完成它的動力。

    菅野仁反覆實驗之後,提出「18分鐘」無壓力工作法,運用心理學原理,搭配計時器切割工作時間,設定自己每十八分鐘專注做完一件事。他指出,工作前10分鐘,還在「初期動力十足」的狀態內,差不多15分鐘左右就會進入「中期倦怠」,但是想到還剩3分鐘,就能再振作一下,也就是產生「接近終點的跳躍效果」,而且3分鐘恰好能把手邊工作告一段落。

    有人認為,與其設定18分鐘,不如設定20分鐘更好,但是菅野仁認為,時間切割得太完整,反而容易讓自己太過安心,不知不覺就鬆懈下來。

    如果工作時經常被瑣事打擾,可以選擇能按下暫停鍵,回來後繼續計時的計時器,假如必須暫停比較久,乾脆重新計時,效率會更好。透過這種單純的時間管理方法,工作的專注力和動力都會有驚人的提升。

1.如果你今天身心節奏停滯,卻必須處理不太想碰的任務:告訴自己在今天之內,只有18分鐘需要去面對那件令人厭惡的工作,做到就稱讚自己:「能夠面對那麼討人厭的事,我真了不起。」要是辦得到,你就不再只是打盹的兔子,只要確實地用烏龜緩慢的步調一步一步走下去,還是會有抵達終點的時候。

2. 如果你身心節奏平穩:在這種情形下,就算不用多做什麼,專注力也能自行恢復,以工作18分鐘稍作短暫休息;循環三次之後再充分休息的模式進行就可以了。

3. 如果你身心節奏良好,工作意願高:還是可以依照三次一循環的標準模式,因為即使節奏良好,也需要適當的休息,如果整個任務結束才休息,反而容易疲乏,很難開啟進行下一個任務的動力。

 

(本文取材自《計時器讀書法》,世茂出版。)