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【簡報製作】 節制簡練、少即是多, 只講真正重要的事

2019-11-19 18:36:06
Managertoday
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聽眾如果不是讀你的投影片,就是聽你說話;但是,他們不會一心二用。因此,請你自問:「重要的是讓他們聆聽?還是讓他們閱讀比較有效?」 曾指導美國前副總統高爾進行〈不願面對的真相〉簡報的南西‧杜

聽眾如果不是讀你的投影片,就是聽你說話;但是,他們不會一心二用。因此,請你自問:「重要的是讓他們聆聽?還是讓他們閱讀比較有效?」

曾指導美國前副總統高爾進行〈不願面對的真相〉簡報的南西‧杜爾特(Nancy Duarte),在《視覺溝通》(slide:ology)一書中提到,雜亂或過多的投影片只會降低講者的可信度,最好只在有助於更清楚地闡述結論時,再放進投影片,而且還必須確定投影片的展現方式,能讓聽眾更容易了解(尤其當聽眾坐在廉價的椅子上時,這件事更重要)。

可惜,許多講者經常執著於「對自己很重要,但對於聽眾卻不痛不癢」的事情上。因此,設計投影片之前,請先關上電腦,想一想「所以呢?」與「什麼是重要的?」。

3步驟,架構投影片要點

《presentationzen簡報禪》作者賈爾‧雷諾茲(Garr Reynolds)建議,準備簡報時,最好能以離線、類比方式規畫,擺脫網路的干擾:

1.切掉電源、離開網路:腦力激盪,把你想傳達給聽眾的想法寫在紙上、便利貼上或白板上,當下不要判斷對錯或合理與否。

2.識別重點:把便利貼貼在白板上,把類似的想法進行歸類或群組(grouping),思考什麼是最重要的事。

3.說個故事:製作故事板(storyboarding)並不需要用到電腦,可用筆記本(左框右線)勾勒投影片重點(類似分鏡圖),並描繪故事線(storyline)。用紙筆的好處是全部攤在桌上或貼在牆上遠觀,一覽無遺地看看有沒有遺漏、重覆或需要刪除的地方,不必像是3C產品必須滑動螢幕面板或點滑鼠切換頁面。

5原則,清楚呈現資訊

《視覺溝通》作者杜爾特提出了5個製作投影片的原則,清楚明瞭地呈現資料。

1.說實話:製作投影片、處理資料時,必須展現絕對的正直。投影片不該有太多裝飾,以免減損可信度。
2.直截了當:想要有效地傳達資料,就必須說明你希望聽眾採取的行動。
3.選對工具:各種圖表有不同的優點,選擇圓餅圖、垂直長條圖、水平長條圖、折線圖。
4.凸顯重點:建議使用中性色,例如灰、深藍為背景色,以免搶掉主題。資料要提供足夠的對比,讓觀眾一目瞭然重點是什麼。
5.維持簡練:拒絕特殊效果(漸層、邊框、立體)入侵投影片。簡潔很重要,去除雜亂資訊,才能說重點。

雷諾茲提醒,準備投影片時,講者應自制,經常自問:「這代表什麼?重點是什麼?重要性是什麼?」有助於刪減不必要的投影片內容。

(本文出自《 完全圖解簡報溝通術特刊

 

 

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