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講重點!用3個技巧寫出一目瞭然的email

2019-11-12 22:14:25
Managertoday
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你花多少時間寫一封電子郵件? 不知道你有沒有只是寫一封兩三百字的簡單電子郵件,居然就花掉30分鐘的經驗。或者被說交出的**<span style="color: #ff6600;">文章、

你花多少時間寫一封電子郵件?

不知道你有沒有只是寫一封兩三百字的簡單電子郵件,居然就花掉30分鐘的經驗。或者被說交出的文章、企劃案沒重點!看不懂!模糊不清!明明自己應該交代得很清楚了啊,到底哪裡出了問題?

根據日本「商務郵件實態調查2010」(I. communication調查有限公司)的結果顯示,送信者覺得自己會讓收信人不悅的是「忘記附上附檔」「錯字、漏字」;收信人感到不高興排行榜的第一名卻是「看不懂內容」「不適切的用詞遣字」

教人聽說讀寫都切中重點的《講重點!完全圖解書寫、傾聽、提問,一出手就切中要點的職場晉升術》指出,往往看不懂的文章是由於行文不夠簡單明瞭。參考以下幾個技巧,就能短時間寫出讓人一看就懂的清晰文章:

1. 了解正確的商業用語:

滿多時候我們寫信會卡住,往往是在琢磨細部用語。畢竟一旦用錯詞彙,收信者很容易對自己產生不好的觀感、這個人不夠專業正式的印象。其實,我們可以通過翻找字典,或花幾分鐘google一下書信商業用語來確保正確用對詞彙。

把口頭用語轉換成文章用語,也能讓文章看起來更正式。例如「一定」→「務必」、「請原諒」→「請海涵」、「請看」→「請過目」、「您的公司」→「貴公司」、「心想」→「推斷」、「請考慮過後」→「請明察之後」等等。

2. 活用條列式書寫:

把所有內容都塞進一篇散文式的文章,等於是讓讀者自己再重新整理一次看到的資訊。這時只要作者其中一個環節長篇大論,一不小心就會使重點失焦。使用條列式書寫一目了然,也事先確認了想要傳達的內容。另外,如果太過冗長,也失去逐條書寫的意義。

3.整理情報,簡潔傳達內容:

把始末詳細交代清楚是值得贊許的事,但往往文章被說又臭又長的問題所在,正是「從頭到尾太詳細的寫了」。要簡潔傳達內容不只是把事情交代清楚,更要整理。

讓我們先來看一封短信。

螢幕快照 2014-09-09 上午11.55.14

像這封想到什麼就說什麼,沒整理過資訊的信,讓人看了無法快速清楚抓到作者的重點。拆解這封信的要說的有:「公司手機不通」「手機為何不通的原因」「撥打個人電話就可以接通」「會談結束時間」「郵件連線的狀況」

若要改寫成清晰明瞭的文章有3個技巧:

a.「一開始就進入核心」。有時閱讀者在看了前幾百字還只是在鋪陳和交代背景,一下就感到不耐和不安,腦中盤旋著「重點是…?」的念頭。而要能一開始就進入核心,必須想好「最應該傳達的事情」是什麼,開門見山就把重點說出來。

b.「可以刪除的文字就徹底刪除」。只要知道什麼是「最應該傳達的事情」,才能刪除多餘的文字和贅詞,讓文章看起來更乾淨。

c.「主題集中為一個」。這封信塞了五個主題,重複了兩次多多指教,使得內容難以解讀,更無法得知「最想傳達的事情」。

透過以上3個技巧改寫之後:

螢幕快照 2014-09-09 上午11.56.07

相比之下,整理過後的文章清楚明瞭多了!

 

(取材自《講重點!完全圖解書寫、傾聽、提問,一出手就切中要點的職場晉升術》,高寶出版)

圖片來源/ShutterStock