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話要先想過再開口,3訣竅講重點讓人一聽就懂

2019-11-22 22:41:10
Managertoday
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在日常對話或工作場合裡,總會碰到有人在敘述事情或報告時,講得又長又不清楚,讓你忍不住想跟對方說,「請講重點好嘛!」這樣的困擾不僅會發生在一般人身上,就算是在專業上學有專精的優秀人士,也一樣會為了不知道

在日常對話或工作場合裡,總會碰到有人在敘述事情或報告時,講得又長又不清楚,讓你忍不住想跟對方說,「請講重點好嘛!」這樣的困擾不僅會發生在一般人身上,就算是在專業上學有專精的優秀人士,也一樣會為了不知道如何清楚表達自己的想法,而苦惱不已。

說話「有重點」,要具備整理資訊的能力,才能簡單明瞭地傳遞訊息,讓人一聽就懂。以下3個訣竅,幫助我們說出內容清晰易懂的語句:

1. 先想好再說話

說話前,沒有事先思考要說的內容,話題東一個西一個,最容易使聽眾抓不到重點。

「王祕書,請把A公司寄來的信轉給我。還有,幫我把B公司的預約改到明天10點。噢!今天傍晚前,做好C公司的估價單,還要放進顧客特別折扣的項目。對了,剛剛說的B公司的預約地點,改在他們公司。」

這通電話留言就是典型「想到什麼就說什麼」的說話方式,重點模糊,讓人難以迅速接收資訊。

分析這通留言,要說的有4件事:「寄A公司郵件」「把B公司預約時間改到10點」「製作C公司估價單」「變更B公司預約地點」。將這些事項分門別類,資訊就會更清楚:「寄出A公司郵件」「製作C公司估價單」歸類為請別人代勞的事,「把B預約時間改到10點」「變更B預約的地點」則是變更事項。

在與人溝通時,只要先幫對方整理好資訊,對方就可以輕鬆地接收到我們的訊息。

2. 預告談話內容

一開始就講清楚談話的大綱。以上述電話留言為例,應在開頭就說,

「我有兩個重點,一個是想請你代勞的事,另一個是變更事項。請你代勞的有……」

只要在最初加上預告,再分別詳述細節,接收者就能夠掌握話題全貌,容易理解接下來的內容。

3. 直接回答對方的問題

當你對某人提出問題,得到的卻是一個牛頭不對馬嘴的答案,你難免會納悶:是你問得不夠清楚,還是對方沒聽懂你的問題?

D部長:「E先生,每天早上的業務話術訓練,都有確實在進行了嗎?」

E先生:「我們的訓練相當有系統。做法是開始進行訓練時,先明確舉出當天要達成的目標。訓練結束後,還會互相確認能不能達成目標,確認成果。」

E先生的回答沒重點的原因在於,他沒有自覺到問題和答案是否吻合。部長提出的問題是「訓練『是否』如實進行」,E先生應該針對這個問題回答「有或沒有」,再敘述訓練已確實進行的具體根據,而不是直接描述訓練狀況。

(本文取材自《講重點!完全圖解書寫、傾聽、提問,一出手就切中要點的職場晉升術》,高寶書版。)

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