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頂尖人才怎麼溝通?Google 前執行董事長的9條email工作心法

2019-11-18 06:34:46
Managertoday
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兩位在Google工作超過十年的高階經理人,執行董事長施密特(Eric Schmidt)與前產品資深副總裁羅森伯格(Jonathan Rosenberg)最近合寫了一本書––[《Google模式》](

兩位在Google工作超過十年的高階經理人,前執行董事長施密特(Eric Schmidt,現為Alphabet Inc.執行董事長)與前產品資深副總裁羅森伯格(Jonathan Rosenberg)最近合寫了一本書––《Google模式》,分享了自己這十幾年來從Google學到的管理技巧與商業智慧。

其中,讀者可能很好奇,在Google這樣世界級的公司,是如何使用email(或gmail)的?兩位經理人在書裡揭露了自己「專業級」的9條email規則,希望減緩大家對這種數位溝通工具的恐懼。

1.回信速度要快

信件回覆速度快的人,才是能夠仰賴的人。作者表示,他們所認識最棒的(通常也是最忙的)工作者,回信速度都很快。回信速度快有兩個好處:一是能夠建立正向的溝通循環,同事和團隊成員,比較可能把你納入重要的討論和決策中;而這也強化了扁平化、以及用人唯才的組織文化。

作者也提到,回信可以很短,就算是「我知道了,已著手進行!」也比什麼都沒回的好。

2.寫email的時候,每個字都很重要。你不是在寫散文,寫得簡潔點吧!

用簡潔的文字,把你所要描述的問題定義清楚。這可能會花你更多的時間:你得先擬個草稿,然後自己順一遍,把贅字通通刪掉。大部分的email中,充斥著太多人們會跳過不看的文字。

3.清空你的收件匣

作者認為,我們花了太多時間瀏覽收件匣,花太多時間決定先回哪封信、或是閱讀那些已經看過的郵件,這些都是浪費時間。

一般而言,在開啟一封郵件之後,有幾個可能:1. 讀完信,然後發現你不需要讀這封信;2.讀完信,快速回覆;3.讀完信,選擇之後再回信,或是等有空再讀一次(表示值得閱讀,但並不緊急,或是信太長了現在沒辦法閱讀)。作者建議盡量選前兩個作法,如果你看完信知道要怎麼做,那就馬上做,目標是清空郵件,但5封以下未處理也還算可以接受。

若你之後還要花時間去釐清究竟還有多少事、多少信還沒處理,這100%就是浪費時間。

4. 處理email請依循「後進先出」原則 (Last In First Out)

5. 記得,你是資訊中介站

若收到有用的資訊,記得轉寄給其他有需要的同事。在一天工作的最後,問問自己:「有沒有什麼我應該轉寄的郵件,但我卻還沒寄?」

6.如果你使用bcc(密件副本)功能,請先問自己「為什麼」

會用bcc,答案通常是:你有些不可告人的事想要隱藏。如果這是你的答案,那你要不就公開cc對方,要不就不要cc。

作者認為,bcc其實可以是讓工作更有效率的方法。若郵件中的某些收件者,並不需要收到後續往返的郵件,可以把他們放入bcc,當你「回覆所有人」時,就自然可以把他們排除。當你這麼做的時候,也請在信件中註明你的作法。

7.別在email中大吼

用email表達不滿的情緒實在太容易了,如果你需要吼叫,當面對他吼,就別用email了。

8.讓自己容易後續追蹤

若你寄的信中,有希望追蹤的行動項目。將郵件複本寄給自己,並標示為「待追蹤」,這會讓你更好掌握事情的進度。追蹤進度時,只要再寄一次這封原始的郵件,然後打上「做好了嗎?」即可。

9.讓未來的自己,找得到想要的東西。如果有些重要的郵件內容,你之後還需要用到,那就在主旨標示出和內容有關的關鍵字,轉寄給自己。

先想想,自己以後會怎麼搜尋這些郵件?會用怎樣的關鍵字搜尋?這不只可以用在郵件上,用在文件上也很好用。羅森伯格就掃瞄了全家人的護照、駕照、健保卡,並把檔案附上關鍵字email寄給自己。如果旅途中遺失了這些重要證件,就可以很快透過任何瀏覽器取得複本了!

原文出處 / Time
圖片來源 / Cairo via flickr, CC Licensed

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