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一張表!拆解簡報結構,6招讓你的演說更吸引人

2019-11-22 10:19:19
Managertoday
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不管是內部會議報告、客戶廠商提案,或是參加產業年會、舉行產品發表,「簡報演說」幾乎是每位工作者一定會遇到的任務。對此,很多人常犯的錯誤是「內容安排失當」,拚命想把找到的資料都塞給聽眾,結果不僅導致演說

不管是內部會議報告、客戶廠商提案,或是參加產業年會、舉行產品發表,「簡報演說」幾乎是每位工作者一定會遇到的任務。對此,很多人常犯的錯誤是「內容安排失當」,拚命想把找到的資料都塞給聽眾,結果不僅導致演說時間失控,也讓聽眾愈聽愈無聊,完全不知道講者想要傳達的重點。

想要解決這個問題,日本知名行銷大師神田昌典在《超神速全腦學習法》中提出一套6步驟的「演說的結晶」結構流技巧(如【附表】),透過明確安排簡報每階段的內容和時間,讓你的台上演出,從開始到最後都如行雲流水般順暢。

步驟1 開場白:讓聽眾不斷點頭

開場白最主要的功能就是「設法安定聽眾的心」,讓聽眾關心講者接下來所要談的內容。除了基本的玩笑、感謝外,神田建議可以採用一種「YES大集合」(YES set)的技巧,在開場時先傳達幾個任何聽眾聽了都會「嗯!嗯!」不斷點頭的訊息,例如「感謝大家在百忙中特別撥空前來」,接著表示「關於今天的演講,有的人可能事先看過了,有的可能還一無所知」等等。他強調,只要反覆拋出幾個任誰都會點頭表示Yes的內容,就可以讓聽眾逐漸走進講者的話題。

步驟2 主題:簡報的最終目標

一開始就報出主題,是為了「鎖定焦點」,讓演說的最終著地點明確,如此演說者和聽眾就可以藉著對目標的分享,增進彼此了解。神田表示,如果不這樣做,聽眾很可能會無法掌握要點,聽到最後還是一臉茫然,完全不了解演說者想說什麼,於是演說就會變得冗長,給人呶呶不休的感覺。

步驟3 前提:聽眾為什麼在場?

前提的用意是「陳述講者自己對主題的看法」,如果聽眾不知道講者對主題抱著什麼樣的看法,會不知道該用什麼態度來聽演說,如此他們的專注力就會在半途消失。神田建議,構思前提的祕訣在說出「總而言之,我想說的是……」或「一語道破,我想說的就是……」之類的話語後,秀出一小段文章,聽眾就能馬上知道自己在場是為了什麼。

螢幕快照 2014-11-05 下午6.35.48

步驟4 背景:分享自己的觀點如何形成

神田表示,透過背景資訊分享,說明自己的看法為何形成,聽眾可以針對講者的體驗、經歷、為人品行擁有共同資訊,如此就可以對講者個人有更深一層了解,而不會發生聽者單純為反對而反對、或為贊成而贊成。

步驟5 根據:這是因為……

神田指出,「根據」是一場演說最重要的部分,也是講者能不能說服聽眾的關鍵。進行根據解說時,最重要的是「做重點提示」,例如「我要從以下三點進行分析」「我要說明提案的優、缺點」等,藉由這種「以地圖說明目的地」的做法,先一步告訴聽眾演說內容接下來的前進方向,讓大家可以邊整理資訊、邊進行理解。

在說明要點時,神田建議不論重點有多少,最好都歸納成「三點」。因為一、兩個論點力道不足,會讓人覺得說服理由模稜兩可;四、五個以上又過於冗長,聽眾聽完根本記不住,「三個」則是最適合用來推動議題的數量。實務上,聽眾只要一聽到演說者宣布「重點有三」,往往就會安下心,做好聽下去的準備,並覺得講者是個有邏輯的人。

而如果需要進一步詳細說明,神田建議反覆使用「為什麼我會這麼說呢?這是因為……」的自問自答句子,把與根據有關的事實一項項列出來,如此就能順利引導聽眾的思考邏輯,讓原本含糊不清的看法變得鏗鏘有力。

步驟6 結論:產生「回力鏢效果」

做結論時,講者不需要再提出新的資訊,最佳做法就是「把前提的內容原封不動地重複一遍」,例如回頭去碰觸和開場白有關的資訊。神田解釋,這稱之為「回力鏢效果」(boomerang effect),可以讓大家回到已經遺忘的開始,將過去與未來連結在一起,創造出內心深處的感動。

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(取材自《超神速全腦學習法》,商周出版。)

圖片來源 / ShutterStock