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如何清空你的收件匣?3原則兩步驟,讓你擺脫信箱爆炸的麻煩

2019-11-14 11:08:47
Managertoday
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你的收件匣裡面有多少還沒點開的「未讀郵件」?10封、20封、50封、100封、500封、1000封、5000封? 或換個問法,如果你是用Gmail來管理電子郵件,你知道Gmail信箱容量有多大嗎?答

你的收件匣裡面有多少還沒點開的「未讀郵件」?10封、20封、50封、100封、500封、1000封、5000封?

或換個問法,如果你是用Gmail來管理電子郵件,你知道Gmail信箱容量有多大嗎?答案是15G;然後你知道你的信箱空間還剩多少嗎?可能用量已經超過95%,甚至還接過Gmail通知「容量即將額滿,要不要花錢購買100G的更多空間?」

明明每封信都不大,怎麼信箱老是被塞滿?甚至信件多到你找不到想找的資訊、沒看到重要郵件、忘記把待辦信件收到哪裡去了。原本看似大容量、可以收納一堆信的便利性,反倒因為信件過多而拖累效率。

「電子郵件的收件匣,可能成為你未竟任務的滋生地,盤根錯節又雜亂到干擾心神,」《聰明人都在用的策略性偷懶法》作者艾瑞‧梅塞爾(Ari Meisel)指出,除非你善於清除收件匣,保持淨空,才能藉以釋放許多精神資源。

但工作很忙了,還要一封一封檢查這封信該不該刪,想起來就讓人覺得好浪費時間,怎麼做才能更快找出重要信件保留,然後把不要的通通清掉呢?

梅塞爾提出以下做法:

1.掌握3原則,快速確認每封信該怎麼處理:

在信箱裡的每封信,如果不是應該加以處理,就是應該被刪除,或擱置一旁,」梅塞爾建議,可以用以下3原則對每封信快速進行判讀:

  • 如果那是你已經完成的事項,刪除。
  • 如果那是你現在可以完成的事項,完成。
  • 如果那不是你現在可以完成的事項,暫時擱置到你有時間的時候。

你可以利用不同資料夾,或追蹤軟體來處理那些被暫時擱置的任務,然後選定一個固定時間專心處理掉他們,例如星期五早上10點,或是星期五下班前。

2.分類兩資料夾,只讓重要的信留下:

清理掉信箱中冗長的未讀郵件,為了讓它能常保清爽淨空,你需要訂出機制確保未來郵件不會再度氾濫。

第一步就是「簡化及區隔開非必須的電子郵件」:

梅塞爾解釋,做法很簡單,你只需要兩個資料夾:必須及非必須的。「其實你多數的信件都是非必須的,」因此與其一一檢視,不如設一個篩選器,幫你把它們過濾在一旁。有了這一步起頭,就能阻絕未來大多數非必須的電子郵件。

第二步是建立篩選器:

找出任何內含「可退訂」,而且沒有「FW」和「RE」字眼的電子郵件,把這些郵件放入「非必須」的資料夾。

因為任何內附退訂選項的電子郵件,即便包含一些有趣訊息,也都不是必須立即打開。

**延伸閱讀 / **清空工作,從清空e-mail開始!6步驟管好你的收件匣

(取材自《聰明人都在用的策略性偷懶法》,大是文化出版)

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