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掌握PCTS!高效專案管理的秘訣

2019-10-20 13:46:21
Managertoday
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專案管理的重要性不言可喻。趨勢專家大前研一在[《再起動─職場絕對生存手冊》](http://www.books.com.tw/exep/assp.php/bnext/products/00104304

專案管理的重要性不言可喻。趨勢專家大前研一在《再起動─職場絕對生存手冊》一書裡提到,對個人來說,能夠勝任「專案經理」職務的人,在未來將是非常珍貴的人才;對組織而言,面臨社會各產業的變遷及顛覆性的科技轉變,公司內部無所不在的專案管理勢必要有所突破,專案導向的組織會成為主流,唯有再次進化專案管理的高效力及創新,企業才能在新大陸勝出。

為了協助工作者與組織在快速變遷的環境中,提升專案管理能力,《經理人月刊》舉辦「進化!高效專案管理的秘訣」論壇,由總編輯齊立文與識博管理顧問公司執行長與合夥人張國洋與姚詩豪,共同剖析專案管理2.0新趨勢與關鍵法則。

《經理人月刊》齊立文總編輯---啟動專案管理主流力

專案管理是企業經營裡的一門顯學,也是工作者相當重要的核心競爭力。經理人月刊齊立文總編輯笑著說,只要封面故事或是專題企畫跟專案管理有關,賣座都非常好。

為什麼會這樣,實在是專案管理太複雜了,歸納起來可涵蓋九大知識領域,如整合、範疇、時間、成本、品質、人資、溝通、風險與採購等,若以流程來看,則包括5大流程群組,從起始、規畫、執行、監控到結束等。專案管理除了複雜外,再加上隨著各產業變化快速,工作者也必須與時並進瞭解最新趨勢。經理人月刊舉辦這場「進化!高效專案管理的秘訣」論壇,即是希望一方面可讓工作者愉快勝任「專案經理」的職務,同時破解職場上對於專案管理的迷思,並介紹專案管理趨勢脈動,協助其在工作更有效率提升價值。

瞭解自己的職涯規劃,別落得彼得原理下場

認識專案管理前,必須先瞭解什麼叫做彼得原理(Peter Principle)。所謂彼得原理,即是在一個組織中,某個成員因其能力獲得肯定而不斷被拔擢;但到最後卻到達一個自己能力無法勝任的職位,沒辦法繼續創造價值,更糟糕的是他把公司重要專案搞砸了,自己也聲望掃地、信心盡失、非但無法繼續晉升,最終還成為組織進步的阻礙。

相信很多人都有這種經驗,被主管稱讚「你是我手下最好的工程師之一,恭喜你,我要任命你擔任專案經理。」齊立文認為,當工作者接獲這個任務先別高興,先捫心自問自己的職涯規劃,想做專業職、管理職或是專案管理職。因為會「管理」不見得就懂「專案管理」,因為專案經理沒有實權,參與專案的工作成員多半不會直屬於專案經理管轄;而專案經理是一個跨部門的任務,工作者不會每一項職能都精通,但卻必須要承擔專案成敗。

不要重新再發明輪子

當你決定並準備好要接受專案管理經理這份工作時,接下來則必須要自己提升關於專案管理的相關知識和工具運用。

齊立文解釋,專案管理包含4個要件即PCTS:成效(Performance)、成本(Cost)、時間(Time)和範疇 (Scope)。所謂專案就是一種暫時性的任務配置,以達成某個特定目標。一項專案必須要有明確的起點、終點(時間限制)、有預算(成本控制)、明確規定工作範疇的大小,還要有最好的結果。事實上,生活無處不專案,舉凡婚禮、出國旅遊等,只要你想得到的非重複性的目標,有開始的日期與結束的日期等有獨特性的活動,都可以稱作專案,都可以利用PCTS來檢視完成度。

專案管理除了要有理論知識做依據外,最重要的還要善用工具,尤其是使用已經存在的軟體;而不要花時間再自己開發新軟體。專案期間,專案經理將有各式各樣跨部門的問題要解決,不應該將浪費腦力去重新發明輪子。

找到對的專案經理人,奠定成功的基礎

有了專業知識和工具後,並不能保證專案一定會成功,事實上,「人」才是專案是否能夠成功的最重要因素。在《專案管理聖經》一書中,作者James Lewis認為,在專案成敗的認知差異中,有77%是完全取決於協調與人際關係,因此找對的人擔任專案經理人很重要。

企業不一定要聘用有PMP認證的工作者,但必須讓有意願以及準備好的經理人學習並練習擔任專案經理的角色,先找到對的專案經理人,再找到對的專案成員,善用溝通的技巧與專案所有的利害關係人維持良好的關係,並透過既存的好工具以達到PCTS,這才是專案成功之道。
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