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笨蛋!專案管理要成功問題在制度,而不是人!

2019-12-16 14:05:17
Managertoday
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####識博管理顧問公司資深合夥人姚詩豪 ##3D透視專案管理:企業專案管理的本質與應用 每隔幾年管理顯學都會有些變化,如前幾年風行的[6-Sigma(六個標準差)](http://www.mana

識博管理顧問公司資深合夥人姚詩豪

3D透視專案管理:企業專案管理的本質與應用

每隔幾年管理顯學都會有些變化,如前幾年風行的6-Sigma(六個標準差)、隨後企業爭相導入ISO(品質管理系統)、之後又爭相學習平衡計分卡、導入CMMI能力成熟度整合模式(Capability Maturity Model - Integrated, CMMI)。這兩年的主流則是專案管理,企業紛紛把員工送去上課,為了考取PMP專案管理師認證,希望能有效達成專案的目標。

專案管理是制度改革的問題

儘管公司聘用或派人考PMP認證,然而專案管理成功的機率卻沒有提高。「笨蛋,問題在於制度,而不是人。」姚詩豪強調,專案管理是一個制度改革的問題,而不是個人的問題,無法光靠考取PMP就能達到效果。

姚詩豪表示,在專案管理方面的標竿企業如IBM,早從90年代即重視專案管理對組織的影響,IBM作法並不是派員工去大學修專案管理的學分、當然也不是派同仁考PMP認證,而是制訂了一套屬於IBM專案管理的制度。

這套制度與PMBOK中的9大知識領域類似,包括整合、範疇、時間、成本、品質、人資、溝通、風險與採購等外,又擴充到13個領域,包括一個專案如何立案、成案、分案、執行、結案等,各個流程都有明確的劃分。舉例來說,該專案如何指派人,當人員有衝突時該如何協調與解決,將全部的規則都訂在這13個領域裡,讓執行專案的人有規則可以依循。IBM之所以在專案管理成功的關鍵因素,在於有一套完整的專案管理制度,在這個基礎建設上,讓專案可以順暢完成進度與達到成果。

專案管理是與生俱來的能力

每個人都是天生的專案管理者;只是每個人專案管理的方式不一樣,若有一個規則可以依循,則大家就可以一起共事,完成專案,這就是制度的重要性。」姚詩豪解釋,每個人的大腦都有排程管理功能,舉例來說假如早上起床晚了,為了準時到公司,工作者勢必會犧牲某些步驟,如早餐隨便吃,甚至不吃早餐,或是採取平行作業,如在搭大眾交通工具時化妝,藉此縮短進公司前的流程。

這些行為大家都很熟悉,事實上這就是專案管理能力,如犧牲早餐其實就是一種範疇管理。種種行為都是為了達成準時到公司九點打卡,這個專案管理目標。這種與生俱來的專案管理能力。

透視專案管理點線面

姚詩豪提出一套專案管理「點線面」法則

1. 所謂「點」,即是日常生活的事件回應。

從上述起床晚了的例子來說,就是當時間來不及所作出的回應,如犧牲早餐、在捷運上化妝等,這屬於個人的直覺反應,是每個人天生就會的能力。

2. 「線」則是個人管理,如利用筆記本、清單或代辦事項工具,來做一整天或一個月的管理。

換言之,個人管理即是利用工具把日常生活各種屬於「點」的事件進一步連結或組織起來,來連成一條「線」。個人管理也不需要學習,只要是專業的上班族,都會利用工具讓自己的工作更有效率。

3. 到了「面」這個三度空間,則進入到團隊合作的層次。

若一個團隊有十個人,當每個人都有自己一套做事方法時,這時候就容易發生衝突。一個好的專案管理者會制訂一套規則與流程管理,讓成員依循規則來做,若發生衝突,也有解決衝突的方法,以降低專案管理的不確定,讓目標如期完成。

在台灣,專案管理的規則由專案經理自己制訂;但在國外,則是由公司規劃一套制度。姚詩豪認為,專案管理制度就像是基礎建設,有了地基,高樓才能蓋的又快又穩,專案才能一件件快速完成。他以美國人亨利·福特發明汽車為例說明,福特不只是發明汽車而已,還包括讓汽車普及化。要讓每個人都願意開車,除了要降低車的售價外,最重要的就是建設公路,因此福特遊說議員在全美國建設公路,當公路建設完成後,進一步帶動汽車的普及。公路就是汽車普及的基礎建設:同樣地,制度也是讓專案管理執行更順暢的推手。

台灣目前最欠缺的就是專案管理制度,姚詩豪建議,企業應該儘速規劃建立專案制度,包括將專案與公司策略連結、掌握專案現況的透明度與正確性、設計跨專案部門的規則,以及制定專案權責與KPI等。

企業建立專案制度有三個施力點,包括流程、人與工具。最重要的是流程,先建立流程,再教導工作者學會流程運作所需要用到的軟體工具,就如同開車一樣,必須先制訂交通規則與號誌,再去學開車考駕照,這個順序不能顛倒。目前台灣的現狀就是大家都考上駕照開車上路(經理人有PMP認證),但因為缺乏交通規則(專案管理制度),因此交通大亂(專案無法如期完成)。

企業若沒有從高層開始,有制訂專案管理制度的決心,並往下扎根到專案經理人與團隊成員,有再多PMP認證的經理人也無法發揮戰力。