####識博管理顧問公司資深合夥人姚詩豪
##3D透視專案管理：企業專案管理的本質與應用

每隔幾年管理顯學都會有些變化，如前幾年風行的6-Sigma（六個標準差）、隨後企業爭相導入ISO（品質管理系統）、之後又爭相學習平衡計分卡、導入CMMI能力成熟度整合模式（Capability Maturity Model - Integrated, CMMI）。這兩年的主流則是專案管理，企業紛紛把員工送去上課，為了考取PMP專案管理師認證，希望能有效達成專案的目標。

###專案管理是制度改革的問題

儘管公司聘用或派人考PMP認證，然而專案管理成功的機率卻沒有提高。「笨蛋，問題在於制度，而不是人。」姚詩豪強調，專案管理是一個制度改革的問題，而不是個人的問題，無法光靠考取PMP就能達到效果。

姚詩豪表示，在專案管理方面的標竿企業如IBM，早從90年代即重視專案管理對組織的影響，IBM作法並不是派員工去大學修專案管理的學分、當然也不是派同仁考PMP認證，而是制訂了一套屬於IBM專案管理的制度。

這套制度與PMBOK中的9大知識領域類似，包括整合、範疇、時間、成本、品質、人資、溝通、風險與採購等外，又擴充到13個領域，包括一個專案如何立案、成案、分案、執行、結案等，各個流程都有明確的劃分。舉例來說，該專案如何指派人，當人員有衝突時該如何協調與解決，將全部的規則都訂在這13個領域裡，讓執行專案的人有規則可以依循。IBM之所以在專案管理成功的關鍵因素，在於有一套完整的專案管理制度，在這個基礎建設上，讓專案可以順暢完成進度與達到成果。

###專案管理是與生俱來的能力

「每個人都是天生的專案管理者；只是每個人專案管理的方式不一樣，若有一個規則可以依循，則大家就可以一起共事，完成專案，這就是制度的重要性。」姚詩豪解釋，每個人的大腦都有排程管理功能，舉例來說假如早上起床晚了，為了準時到公司，工作者勢必會犧牲某些步驟，如早餐隨便吃，甚至不吃早餐，或是採取平行作業，如在搭大眾交通工具時化妝，藉此縮短進公司前的流程。

這些行為大家都很熟悉，事實上這就是專案管理能力，如犧牲早餐其實就是一種範疇管理。種種行為都是為了達成準時到公司九點打卡，這個專案管理目標。這種與生俱來的專案管理能力。

###透視專案管理點線面

姚詩豪提出一套專案管理「點線面」法則。

####1. 所謂「點」，即是日常生活的事件回應。
從上述起床晚了的例子來說，就是當時間來不及所作出的回應，如犧牲早餐、在捷運上化妝等，這屬於個人的直覺反應，是每個人天生就會的能力。

####2. 「線」則是個人管理，如利用筆記本、清單或代辦事項工具，來做一整天或一個月的管理。
換言之，個人管理即是利用工具把日常生活各種屬於「點」的事件進一步連結或組織起來，來連成一條「線」。個人管理也不需要學習，只要是專業的上班族，都會利用工具讓自己的工作更有效率。

####3. 到了「面」這個三度空間，則進入到團隊合作的層次。
若一個團隊有十個人，當每個人都有自己一套做事方法時，這時候就容易發生衝突。一個好的專案管理者會制訂一套規則與流程管理，讓成員依循規則來做，若發生衝突，也有解決衝突的方法，以降低專案管理的不確定，讓目標如期完成。

在台灣，專案管理的規則由專案經理自己制訂；但在國外，則是由公司規劃一套制度。姚詩豪認為，專案管理制度就像是基礎建設，有了地基，高樓才能蓋的又快又穩，專案才能一件件快速完成。他以美國人亨利·福特發明汽車為例說明，福特不只是發明汽車而已，還包括讓汽車普及化。要讓每個人都願意開車，除了要降低車的售價外，最重要的就是建設公路，因此福特遊說議員在全美國建設公路，當公路建設完成後，進一步帶動汽車的普及。公路就是汽車普及的基礎建設：同樣地，制度也是讓專案管理執行更順暢的推手。

台灣目前最欠缺的就是專案管理制度，姚詩豪建議，企業應該儘速規劃建立專案制度，包括將專案與公司策略連結、掌握專案現況的透明度與正確性、設計跨專案部門的規則，以及制定專案權責與KPI等。

企業建立專案制度有三個施力點，包括流程、人與工具。最重要的是流程，先建立流程，再教導工作者學會流程運作所需要用到的軟體工具，就如同開車一樣，必須先制訂交通規則與號誌，再去學開車考駕照，這個順序不能顛倒。目前台灣的現狀就是大家都考上駕照開車上路（經理人有PMP認證），但因為缺乏交通規則（專案管理制度），因此交通大亂（專案無法如期完成）。

企業若沒有從高層開始，有制訂專案管理制度的決心，並往下扎根到專案經理人與團隊成員，有再多PMP認證的經理人也無法發揮戰力。