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3分鐘影響力!面對簡報中那些衝著你來的提問,如何答得漂亮?

2019-12-13 05:15:49
Managertoday
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你在台上口沫橫飛的進行簡報,到了後半段,台下產生了一些疑問,你該怎麼應對才不會措手不及? 一般來說,在回答問題時有兩種思考的方向:一種是撞球式,一種是桌球式。 **桌球式**是指對方打過來,我就打

你在台上口沫橫飛的進行簡報,到了後半段,台下產生了一些疑問,你該怎麼應對才不會措手不及?

一般來說,在回答問題時有兩種思考的方向:一種是撞球式,一種是桌球式。

桌球式是指對方打過來,我就打回去。只要不要打到界外或掛網,能夠讓球順利打到對方的區域裡,都至少能先過這一關。所以誰打出界,或是沒辦法打過來,誰就輸了。

同樣的,桌球這種應付方法就是你出一招,我出一招。而且速度非常快,一問一答,你來我往。如果回答的方法是採用桌球式,失敗的機會非常高。原因在於對方提一個問題,你沒有經過思考,馬上想要回答對方。像這樣對方一個問題,你一句話吐回去,再來一個問題,你又一句回去。只要你被問倒,就會兵敗如山倒,一敗塗地,連同剛剛在簡報裡所說的,效果都被打折扣。所以,桌球式的回應方法,不建議在專業的職場簡報中進行。

另一種是撞球式。看過撞球比賽轉播就知道,打球的選手會先繞著球檯走,仔細觀看檯上各個球的位置,先看看球的分佈局勢,才會選中一個定點,彎下腰來開始打球。

如同這個動作,在回答問題時,不需要急著馬上回答提問者的問題,而是先想想看,他為什麼問這個問題?他到底在問什麼問題?你已經清楚問題了嗎?要不要請他複誦一遍問題的內容?等你都看清楚問題、想清楚了再回答。

只要你能夠抓到問題的重點,就是比較好的簡報提問回答技巧。

即席簡報:三分鐘就有影響力

在職場當中或是在學校,常常可能會被主管、教授臨時問到一些問題,並要求你針對問題做報告。要在短時間回答本來就比較困難,建議回答之前,要先確定目的。

到底這個問題需要我們傳達資訊?還是想要求對方採取特定行動?確定目的的方式很簡單,想想看聽眾聽完你的簡報之後,跟沒有聽你簡報前會有什麼不同?這時候請你記下講話過程中有什麼關鍵字,用小紙條記下來,或者簡單寫在本子上,這都可以提示你待會在回答的過程中,把該說的都說出來。

通常即席簡報不會有太長時間準備,他現在問,待會你就得馬上回答。建議你拆成三個架構:事件、請求、好處。當你要講一件事,發覺你沒有組織、內容、概念時,試著把這三個元件套入來講。

如果你有三分鐘的時間,你大概可以利用兩分半左右的篇幅,來告訴觀眾你要描述的「事件」。把你故事要說的來龍去脈說清楚。時間不多,請講重點。

你接著要說「請求」。即席簡報的重點是,要讓聽眾在聽你講話前後有所不同,所以你要告訴聽眾:「我對你有什麼請求!」

最後再說明,如果你做到這個請求。對你有什麼「好處」。

3分鐘影響力

記住這個時間結構:兩分半、十五秒、十五秒。先講事件,再說請求,再強調請求。大部分的人記得提出請求,但會忘了說好處。我們來看看應用這個魔術方程式的案例:

事件:

在我念大四當班代時,班上正討論畢業旅行的地點,我就提了去澎湖的方案。

為了希望全班都能參加,我有了一個提議:那時XXX這檔股票正在募集投資人,抽人頭股。我們募集了五十多人的身分證去申請要購買的股票,大家都簽了切結書,只要任何一個人抽到股票,賣掉的盈餘要全部歸入旅費的公基金。很幸運的,我們其中一位同學抽到中籤了!

一個禮拜後賣掉股票,賺了十幾萬的獲得,貼補全班同學去澎湖的大部分費用。由於銀彈充足,那次畢業旅行的參加率高達95%,是當時各班參與率的最高。

請求:

說這個故事的目的是希望在座的朋友能夠「多去嘗試」,很多事情你不去試,永遠不知道。

好處:

只要做了,或許會得到意想不到的結果。就像我,當時不僅得到班上同學的讚譽,連別班同學都對我感到崇拜。

(本文摘錄自《說出影響力:人人說話都能有份量的26種技巧》,春光出版)

圖片來源 / Highways Agency via Flickr, CC Licensed

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