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【徐瑞廷專欄】用心編排投影片順序,說個好故事

2019-12-15 02:05:12
Managertoday
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【徐瑞廷專欄】用心編排投影片順序,說個好故事 >故事線(storyline)是指說故事的方式,也就是針對觀眾特質,安排適當的投影片順序。善用「SCR+N原則」編排故事線,可以讓簡報更有說服力。 [

【徐瑞廷專欄】用心編排投影片順序,說個好故事

故事線(storyline)是指說故事的方式,也就是針對觀眾特質,安排適當的投影片順序。善用「SCR+N原則」編排故事線,可以讓簡報更有說服力。

上上一期專欄中,介紹了投影片的SIP原則:簡潔(simple)、富有洞察(insightful)與金字塔結構(pyramidal)。這一期要說明如何為投影片編排故事線(storyline)。

管理顧問在負責每項專案時,至少會向高階主管簡報3次,每次大約需要30張投影片,總計100張左右。如果再加上與工作團隊討論時使用的投影片,整個專案會用到超過300張投影片,也是很正常的事情。
為了增加投影片的說服力,最好能夠留心編排故事線,這是指你如何說故事的結構,也就是簡報時投影片的順序,分為兩個步驟。

步驟1:思考

以SCR+N原則建立金字塔結構

你可以試著把SCR+N原則想成是文章結構的「起、承、轉、合」:

S:情境(situation)

類似前情提要,重點是要從雙方的共識開頭,讓接下來的溝通更順暢。像是「兩個星期之前,貴公司希望我們蒐集某國自有交通工具的市場研究」。

C:問題(complication)

目的是勾出顧客的興趣,指出關鍵問題或挑戰,甚至也可以點出有趣的發現,彷彿勾子(hook)一般。像是「當人均GDP(國內生產總值)超過多少美元時,可以準備切入摩托車市場。根據預估,後年該國就能達到這個數字」,讓客戶看了之後主動詢問:「請你告訴我怎麼辦?」

R:解答(resolution)

主動提供建議的解答,像是「建議可以從電動摩托車切入某國市場」。

N:下一步(next step)

建議下一步該怎麼做,像是「可以考慮購併該國的某家電動摩托車廠商」。

SCR+N可以用在投影片中,也可以單獨用在簡報最前面的一兩張「結論投影片」(executive summary)。

步驟2:包裝

應觀眾需求安排訊息順序

檢查完投影片的整體架構是否符合SCR+N原則之後,接著還要依據前來聆聽簡報的觀眾特質,自問以下問題:誰是你的觀眾?他們想知道什麼、討厭什麼?我想透過簡報達成什麼目的?我說故事的方式是什麼?

這麼做可以避免過度偏重於簡報的邏輯架構,卻忽略了觀眾的特質和需求。你可以參照這些問題的答案,做為安排投影片順序的依據,做法包括:直接在文書軟體(如Word)上撰寫大綱,輸入第一張到最後一張投影片的標題或架構;畫出因果、從屬關係等邏輯層級(logic hierarchy);寫在利貼(post-it)上,便於排列前後邏輯;或是製作故事板(storyboard),在簡報軟體(如PowerPoint)的每一張空白投影片上輸入大標題,先無需填寫內容細節。

以一場簡報約30張投影片為例,故事線的編排大致如下(僅供參考,視實際情況而定):第1~2張:結論投影片;第3~7張:市場規模與趨勢分析;第8~12張:顧客分析第13~17張:通路分析;第18~23張:競爭分析;第24~25張:自家公司分析;第26~29張:相關建議;第30張:所以,下一步該怎麼做?

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結論,是該開門見山,

還是壓軸再說?

每一場簡報都有個主要訴求,結論什麼時候講,有東西方文化差異,也各有優缺點。

東方風格慣於將結論放在最後,優點是「從因導出果」,比較不需要辯論或回推;缺點是從頭說(聽)到尾相當耗時。以一張投影片大概要說上兩分鐘來計算,30張投影片就得講一小時,才能導出結論。萬一客戶缺乏耐心,很可能在中途就請你直接跳到結論,白費你準備的心血。

西方風格習於將結論放在最前面,好處是直接;壞處是觀眾如果一開始就聽到不合己意的結論,極可能不想繼續聽下去。假如你劈頭就說:「我們建議貴公司應該裁員100位年資10年以上的員工。」東方人多半較難接受,因為簡報開頭就聽到壞消息,可能很少人還能繼續保持冷靜吧?

延伸閱讀>> 【徐瑞廷專欄】一張投影片,要能5秒內看懂!撰寫簡報的SIP原則

(口述 / 徐瑞廷,整理 / 文及元)

簡報的關鍵一哩路:從眼神、表情、手勢到姿勢

經過冗長的準備,終於把投影片做好了,準備上台!
切記,一定要預留時間,充分排練,讓自己專業演出。

表情

➊ 微笑,但避免露齒太多。
➋ 看起來很親切。
➌ 表情配合你所傳達的內容。

姿勢與移動

➊ 站穩但要放鬆,不要頻繁更換左右腳的重心。
➋ 從容不迫地移動,避免踱來踱去、左右搖晃。
➌ 站在你能看見所有人的位置。

眼神交會

➊ 保持眼神接觸。眼神可停留在觀眾的眉間至領子之間,避免高於眉毛、低於領子。
➋ 避免盯著螢幕、電腦或小抄太久,否則觀眾會覺得你缺乏自信。
➌ 眼神掃過所有觀眾,避免持續停留在同一個地方。
➍ 看著觀眾之餘,別忘了也要和決策者的眼神交會。

手勢

➊ 自然不做作。
➋ 使用雷射筆指向螢幕時,千萬不要晃來晃去,以免觀眾覺得刺眼。
➌ 避免將筆或雷射筆當成「拐杖」撐在桌面上。
➍ 身體勿倚靠在講桌或牆壁上,否則觀眾可能誤以為你很累。

資料來源:波士頓顧問公司

圖片來源 / ShutterStock