【徐瑞廷專欄】用心編排投影片順序，說個好故事
故事線（storyline）是指說故事的方式，也就是針對觀眾特質，安排適當的投影片順序。善用「SCR+N原則」編排故事線，可以讓簡報更有說服力。
上上一期專欄中，介紹了投影片的SIP原則：簡潔（simple）、富有洞察（insightful）與金字塔結構（pyramidal）。這一期要說明如何為投影片編排故事線（storyline）。
管理顧問在負責每項專案時，至少會向高階主管簡報3次，每次大約需要30張投影片，總計100張左右。如果再加上與工作團隊討論時使用的投影片，整個專案會用到超過300張投影片，也是很正常的事情。
為了增加投影片的說服力，最好能夠留心編排故事線，這是指你如何說故事的結構，也就是簡報時投影片的順序，分為兩個步驟。
步驟1：思考
以SCR+N原則建立金字塔結構
你可以試著把SCR+N原則想成是文章結構的「起、承、轉、合」：
S：情境（situation）
類似前情提要，重點是要從雙方的共識開頭，讓接下來的溝通更順暢。像是「兩個星期之前，貴公司希望我們蒐集某國自有交通工具的市場研究」。
C：問題（complication）
目的是勾出顧客的興趣，指出關鍵問題或挑戰，甚至也可以點出有趣的發現，彷彿勾子（hook）一般。像是「當人均GDP（國內生產總值）超過多少美元時，可以準備切入摩托車市場。根據預估，後年該國就能達到這個數字」，讓客戶看了之後主動詢問：「請你告訴我怎麼辦？」
R：解答（resolution）
主動提供建議的解答，像是「建議可以從電動摩托車切入某國市場」。
N：下一步（next step）
建議下一步該怎麼做，像是「可以考慮購併該國的某家電動摩托車廠商」。
SCR+N可以用在投影片中，也可以單獨用在簡報最前面的一兩張「結論投影片」（executive summary）。
步驟2：包裝
應觀眾需求安排訊息順序
檢查完投影片的整體架構是否符合SCR+N原則之後，接著還要依據前來聆聽簡報的觀眾特質，自問以下問題：誰是你的觀眾？他們想知道什麼、討厭什麼？我想透過簡報達成什麼目的？我說故事的方式是什麼？
這麼做可以避免過度偏重於簡報的邏輯架構，卻忽略了觀眾的特質和需求。你可以參照這些問題的答案，做為安排投影片順序的依據，做法包括：直接在文書軟體（如Word）上撰寫大綱，輸入第一張到最後一張投影片的標題或架構；畫出因果、從屬關係等邏輯層級（logic hierarchy）；寫在利貼（post-it）上，便於排列前後邏輯；或是製作故事板（storyboard），在簡報軟體（如PowerPoint）的每一張空白投影片上輸入大標題，先無需填寫內容細節。
以一場簡報約30張投影片為例，故事線的編排大致如下（僅供參考，視實際情況而定）：第1～2張：結論投影片；第3～7張：市場規模與趨勢分析；第8～12張：顧客分析第13～17張：通路分析；第18～23張：競爭分析；第24～25張：自家公司分析；第26～29張：相關建議；第30張：所以，下一步該怎麼做？
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結論，是該開門見山，
還是壓軸再說？
每一場簡報都有個主要訴求，結論什麼時候講，有東西方文化差異，也各有優缺點。
東方風格慣於將結論放在最後，優點是「從因導出果」，比較不需要辯論或回推；缺點是從頭說（聽）到尾相當耗時。以一張投影片大概要說上兩分鐘來計算，30張投影片就得講一小時，才能導出結論。萬一客戶缺乏耐心，很可能在中途就請你直接跳到結論，白費你準備的心血。
西方風格習於將結論放在最前面，好處是直接；壞處是觀眾如果一開始就聽到不合己意的結論，極可能不想繼續聽下去。假如你劈頭就說：「我們建議貴公司應該裁員100位年資10年以上的員工。」東方人多半較難接受，因為簡報開頭就聽到壞消息，可能很少人還能繼續保持冷靜吧？
延伸閱讀>> 【徐瑞廷專欄】一張投影片，要能5秒內看懂！撰寫簡報的SIP原則
（口述 / 徐瑞廷，整理 / 文及元）
簡報的關鍵一哩路：從眼神、表情、手勢到姿勢
經過冗長的準備，終於把投影片做好了，準備上台！
切記，一定要預留時間，充分排練，讓自己專業演出。
表情
➊ 微笑，但避免露齒太多。
➋ 看起來很親切。
➌ 表情配合你所傳達的內容。
姿勢與移動
➊ 站穩但要放鬆，不要頻繁更換左右腳的重心。
➋ 從容不迫地移動，避免踱來踱去、左右搖晃。
➌ 站在你能看見所有人的位置。
眼神交會
➊ 保持眼神接觸。眼神可停留在觀眾的眉間至領子之間，避免高於眉毛、低於領子。
➋ 避免盯著螢幕、電腦或小抄太久，否則觀眾會覺得你缺乏自信。
➌ 眼神掃過所有觀眾，避免持續停留在同一個地方。
➍ 看著觀眾之餘，別忘了也要和決策者的眼神交會。
手勢
➊ 自然不做作。
➋ 使用雷射筆指向螢幕時，千萬不要晃來晃去，以免觀眾覺得刺眼。
➌ 避免將筆或雷射筆當成「拐杖」撐在桌面上。
➍ 身體勿倚靠在講桌或牆壁上，否則觀眾可能誤以為你很累。
資料來源：波士頓顧問公司
圖片來源 / ShutterStock
