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做好時間管理就是有效率?錯了!工作「效率」跟你想的不一樣

2019-11-19 10:01:48
Managertoday
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很多人都以為,『做好時間管理』就是『有效率』,但其實不是這樣,」著有多本效率工作書的台大化工系教授呂宗昕指出,所謂**「效率」,涵蓋了「時間」與「成果」兩大要素,三者的關係可以如下公式表示:「效率=成

很多人都以為,『做好時間管理』就是『有效率』,但其實不是這樣,」著有多本效率工作書的台大化工系教授呂宗昕指出,所謂「效率」,涵蓋了「時間」與「成果」兩大要素,三者的關係可以如下公式表示:「效率=成果÷時間」,亦即當獲致相同成果時,在愈短時間內完成,效率就愈高。

不過,在很多情況下,時間的長短可以客觀計算,反倒是成果的完成度不易斷定,導致很多人雖然花了很多時間工作,但因為成果不明確,也就無法推算效率高低。呂宗昕說,要評估「工作的完成度」,一定要分清楚工作的「投入」(input)和「產出」(output),不要將「有做」誤以為是「成果」,以免做不夠必須補做,或是做太多不必要的白工。

因此,想要提高效率,除了計算「花多少時間」,更要先確認「欲得出何種成果」,以及「哪些工作是是必要的」,否則就算把時間利用得再緊湊,還是會「沒效率」。

三段式效率管理:目標、成果、時間

呂宗昕將工作中的活動劃分為3類。1.產出活動:與成果達成「直接相關」的動作;2.預產出活動:與成果達成「間接相關」的資料蒐集與準備;3.做白工:所作所為和成果「無關」。

一個人只要能把大部分時間放在產出活動上,一部分放在預產出上,並且減少「做了也沒用」的行動,就等於是用最少時間達成成果,也就達成了「效率」。

「有效率,不是把時間填滿,而是確認每個動作都有意義,」呂宗昕分析,「效率管理」是一個金字塔型架構,最上層是「目標管理」,中間是「成果管理」,最底層才是「時間管理」(如【圖1】)。唯有先確立最上層的目標,才能評量「成果的完成度」,進而將時間都花在真正有必要的事務上。
圖說明

組合式工作完成法,達到成果的最短路徑

在規畫與執行工作時,呂宗昕便是依據「目標→成果→時間」的層次,構思出一套「組合式工作完成法」:也就是先掌握最終成果的架構樣貌,再反向推算架構中每個部分,各需要多少內容、需要蒐集哪些資料,以及得花多少時間,就能只做必要的事,用最有效率的方式完成工作。

以一篇10頁的學術論文(通常包括5部分:前言、背景、研究方法、結果、結論)為例,呂宗昕會先規畫出每個章節的篇幅,例如前言和結論各0.5頁、背景2頁,研究方法和成果各3頁,接著推估要完成各個章節,各需要蒐集多少資訊,又需要耗費多少時間,進而設定工作的排程。

「這樣就不會花太多時間、做太多準備、寫太多字數,到頭來還要反覆刪除與修改,」呂宗昕笑說。

設定區塊時間,保留獨處的專心時刻

在時間管理上,呂宗昕不僅嚴格區分工作的「公時間」與回家後的「私時間」,絕不將公事帶回家,更將自己精神體力都好的早上黃金時段,規畫為不被打擾的專心時刻,以提高效率。

他指出,一般人工作的效率值,是呈現一條曲線,剛開始時專注力還不集中,效率較差;等熱身完成,效率值就會提升,並進入一段穩定高原期;再過一段時間,精神又會開始疲勞,效率值開始衰退。而工作成果,就等於是這條曲線下方的積分面積,所以如果能維持愈久的高原期,工作成果也就愈多(如【圖2】)。

圖說明
相反地,如果反覆受到打擾,就等於得花上許多時間在熱身,效率也就愈差。「突發事件是上班族工作效率的最大殺手,會嚴重影響工作情緒與穩定度,」呂宗昕提出了如何避免干擾的4個方法:

1.提早到辦公室:善用大家都還沒辦公前的時間,不受打擾地專心工作。
2.專心時段不接電話:在專心工作時段,將電話設定為「來電直接進入答錄機」。
3.定時收發e-mail:每天固定4個時段處理信件,收到後「絕不馬上回」。除非是非常緊急的事務,否則一律留到工作告一段落後再處理。
4.避免臨時訪客:盡量避免訪客在專心工作的時段中來訪。

「效率的根本,必須以目標來管理時間,而不是以時間來管理目標,」呂宗昕強調,唯有當明白要做出什麼樣的成果,才能知道該為每個工作階段分配多少時間,也才能落實到一天的工作安排計畫中,讓每分每秒都能創造出實際價值,否則汲汲營營於時間管理的技巧,只是捨本逐末,反而達不到「提高效率」的目的。

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