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向CEO學聰明工作法:學會快速做決定,錯誤斬立決

2015-07-31 整理‧撰文 楊修
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升職加薪是人人工作的目標之一,然而隨著愈爬愈高的過程中,除了專業能力的提升,更需要擁有正確的心態,才能獲得高層的青睞。

美國彭博財經當家女主播貝蒂‧劉(Betty Liu)從20多位美國金融界、科技界、電信界等巨頭的專訪中,濃縮出這些企業高層人士認為職場上最不可或缺的3大思維訣竅,幫助你在職場上步步高升:

1.資訊是關鍵

如飢似渴的吸收資訊。

這件事為什麼如此重要?你真正知道多少?你對周遭的世界有多好奇?你能夠坐在房間裡,然後跟每個人建立連結嗎?換句話說,你是否意識到周遭的世界?

能夠成就偉大事業的人,不會讓周遭的世界變狹隘,他們會擴展自己的視野。他們之所以能夠口若懸河,侃侃而談,是因為他們對於正在進行的一切都略有涉獵。

有多少次,你置身在一群人之中,突然他們談起一起新聞事件或重要的話題,而你卻一無所知?你再也無法建立連結。擁有知識非常重要,不僅是為了成為面面俱到、口才一流的人,更是為了與人們建立連結。

如果你每天稍微多付出一點心力吸收資訊,讓你自己消息靈通,對周遭的世界感到好奇,你會很驚奇這個世界有多寬廣。

2.學習如何在短時間內做出決定,如果得到新資訊,立刻改弦易轍。

任何一位執行長之所以能坐上那個位置,正因為他是優秀的決策者,這或許是任何卓越的領導者必備的最重要技能之一。

廣告業大老馬丁‧索羅(Martin Sorrell)指出,在一間大公司裡,最苦惱的莫過於缺乏回應、無法回應、反覆評估的官僚習性。

導致人們無法做決定的原因,是他們不確定那個決定好不好,或者他們不知道答案。而索羅的父親曾說:「延後就是否定。」他認為這句話再真實不過。

所以,當人們無法做決定,並非因為你必須花很多時間,也不是因為有很多資訊、數據需要被分析,只是因為他們害怕做決定。如果沒辦法下決策,除了不知道答案是什麼,也可能是害怕知道答案。

人們常說,我想再觀望一下。這種態度就是猶豫不決,缺乏自信。事實上,你永遠不可能面面俱到。當你做決定時,你只能就現有的條件做出選擇,依據直覺和你的角色而行。

一旦新資訊顯示你之前做的決定不好,就必須儘快改變。人們往往在這裡遇上麻煩,他們把自我和決策綁在一起,而改變會讓他們覺得自己在示弱。

我們都很難開口承認自己犯了錯,你肯定會想要做出更多正確決定,但是卓越的領導特徵,便是判斷何時事情沒有成功,然後立刻修正改善。

巴菲特每年寫給投資人的信中,重點之一是承認自己做了一個錯誤的投資決定。他解釋為什麼立刻賣掉所有股份,而非抓著股票不放,只為了證明他是對的。過去幾年來,他承認犯下的錯當中,包括花太多錢購買石油股票,以及收購一間鞋子公司,之後評估發現這間公司一文不值。

3.永遠要行動

那些能夠攀上顛峰的人,與那些日漸走下坡的人之間,最大的差距是前者總是不斷行動,他們從不停下來。

你知道《誰搬走了我的乳酪》這本書嗎?這本書問世十五年,或許已經跨越了今天的千禧年代。但書中所提及的問題,不僅在1990年代意義重大,到了今天也同樣重要。

故事描述兩個小矮人哈哈、猶豫和兩隻老鼠好鼻鼠、飛腿鼠,在一個巨大的迷宮裡尋找乳酪。

小矮人說得比做得多,他們反應了我們神經質的一面,我們如何害怕離開熟悉的舒適圈,挫折如何導致停滯不前,我們如何說服自己遠離直覺的聲音。

至於老鼠則簡單多了。他們只是不斷的行動,從不過度思考為什麼有條路通往死胡同,或者為什麼有條路通往沒有乳酪的房間。

你可以想像,在寓言的尾聲,這兩隻老鼠找到世上所有的乳酪,只因為他們不停地行動。其中一個小矮人也學到同樣的教訓,儘管步調緩慢;最終結局並未明確指出另一位小矮人是否已經學會通往成就(或乳酪)的路是哪一條。

永遠要行動,你就會抵達目的地。

(本文整理自《向20位CEO學聰明工作法》,寶鼎出版)

圖片來源 \ Shutter Stock

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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