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主管一定要懂得放手!5個步驟,讓部屬學會自己作決定

2019-11-22 03:25:11
Managertoday
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你是那種凡事親力親為、員工大小事都要來問你才能做決定的主管嗎?管理部門就和打籃球一樣,最忌諱的就是主將「自幹」,自顧自地埋頭苦幹,忘了你還有其他人手可用。 試想,一整天上班時間不過8小時,卻不斷被部

你是那種凡事親力親為、員工大小事都要來問你才能做決定的主管嗎?管理部門就和打籃球一樣,最忌諱的就是主將「自幹」,自顧自地埋頭苦幹,忘了你還有其他人手可用。

試想,一整天上班時間不過8小時,卻不斷被部屬瑣碎的問題打斷,導致只好每天加班到12點才能把自己的事處理完。不僅總是加班、趕進度,連放假都隨時待命、等著處理部屬的疑難雜症,深怕一旦鬆懈下來,整個部門就會停擺。很明顯,你需要幫忙,必須趕快培訓部屬有自己解決問題的能力,才好把手下的任務分配出去。

啟動5個步驟,建立獨立運作的核心團隊

知名創業家、天使投資人德瑞克‧席佛斯(Derek Sivers)在《Fast Company》分享自己交辦任務、同時培訓部屬的技巧:每當部屬問一次問題,就啟動這5個步驟,讓團隊從一盤散沙、變成獨立運作的核心人才。

1.先召集全體部門

無論是誰提出問題,只要是例行公事、非預期突發狀況等部屬應自行完成的任務,主管應該先召集整個部門,讓所有部屬共同聽取解決辦法。因為不同的工作內容仍會遇到相似的問題,同時聽取、學習,可節省主管未來回答類似問題的時間。

2.回答問題之外,還要解釋答案背後的邏輯

除了告訴部屬解決辦法,同時必須解釋「這麼做背後的原因」,只有在了解和學到主管思考的邏輯後,才能在下一次遇到問題時,以同樣的思維路徑做出適當的決定。

3.善用提問,確認部屬是否理解

解釋完解決辦法後,還不能散會。主管要嘗試反問每個人「下一次再遇到同樣問題你會怎麼做」,以一問一答的方式確認部屬真正理解問題,也懂得主動提出解決方法。

4.指派記錄員,寫下解決問題的執行筆記

在討論完問題和解法後,要求其中一名部屬製作解決問題的參考筆記,從問題狀況、思考邏輯(要這麼做的原因)、到執行步驟,以條列式的方式記錄下來,作為SOP流程的範本,下次再有人提出類似的問題,可以直接參考SOP,省下教導時間。

5.賦予員工決策權

有時下屬每個細節都來詢問主管的原因,很可能是不了解「什麼事情可以自己決定、什麼不行」。因此,主管應適時說明開放權限的事項,讓部屬知道這件事「你可以自己做決定」,明確劃分權責歸屬,主管就不必決定每件大小事。

畫出責任範圍,讓部屬學習自己作決定

席佛斯以親身經驗為例,在他創辦的音樂網站營運三年後,他的工作時間仍被部屬的各種問題占據,每五分鐘就有一個問題。

比方說,部屬會問:客戶下了兩張訂單,希望可以合併成一張,並退還省下來的運費,可以嗎?

席佛斯把問題集結起來,再召集全體員工、回答疑問,並且告訴員工他思考的邏輯和原因:

是的,我們應該退還他全額的運費,雖然短期會造成一點損失,但更重要的是,我們應竭力做「讓客戶感到最開心」的事,只要這不是過分的要求。

要記得,公司最大的宗旨是要幫助所有音樂人,至於利潤則擺在第二位。在未來碰到類似問題時,我全權授予你們權力,做你們認為符合這個宗旨的決定

說完,他反覆提問直到確認每個人都確實理解了他的想法後,要求其中一個部屬把剛才的問題、作法和核心宗旨寫下來,做成筆記供往後參考。隨後每個人便回到自己的崗位,繼續進行手邊的工作。

當他這麼做後,過了兩個月,不再有瑣事、小問題煩惱他,整個團隊可以獨立執行任務,並且順利運作,每一位在第一線面對客戶的員工,都是團隊的「先發球員」。

此外,席佛斯提醒,想保持團隊獨立運作,最重要的是了解到「就算沒有主管也能繼續工作」的原則。管理一個團隊時,應秉持著主管是管理者,而非自營者的心態。勇於下放權力,讓公司例行業務交給團隊來執行,而主管則負責思考與決策,提升團隊的成長和效率

若你開始計畫私人假期,且休完假後團隊毫無異狀,甚至表現更好,表示你的改革確實成功了。

延伸閱讀 / 別當部屬的救火隊!做好主管的第一課:學著「不插手」

原文出處 / Fast Company
圖片來源 / PROVictor via flickr, CC licensed