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做個「不動手」的主管

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一個非常能幹的工作者,升上主管之後,一切都變了,他幾乎一件事情都完成不了。每天忙得團團轉,隨時都在救火,但通常還是來不及,悲劇不斷的發生。我仔細觀察,他到底發生了什麼事?

首先,我發現他工作嫻熟俐落,因此看所有部屬的工作都不順眼,常常事情做一半,就打斷部屬的工作,甚至自己拿回來做。其次,他不放心任何人,隨時盯著每一件工作,因此他幾乎是掌握部門內每一個工作的細節。第三,他是單向的面對所有的部屬,每一個人都向他彙報,整個團隊幾乎沒有橫向溝通,他變成部門內的核心,也變成瓶頸。

有人手卻不會用的「單幹戶主管」

我知道他犯了一個新主管最常見的毛病,叫「單幹戶主管」,有人手卻不會用,有團隊卻是一盤散沙,自己忙得像無頭蒼蠅,凡事親力親為,但什麼事也完成不了!「單幹戶主管」通常是能幹的工作者升任主管之後的不適應症。能自我調整的人,大概需要幾個月來克服;但也有人永遠克服不了,成為失敗的主管,最後只好退回工作者的角色。

運用團隊、建立團隊,是一個成功主管最關鍵的能力。要擺脫「單幹戶主管」的毛病,也就是要認知核心團隊的重要,並有效地運用所有部屬的能力,並讓他們協調合作,朝同一個方向邁進。建立核心團隊的第一步是分工。如果你帶的是 5 人以下的小團隊,每一個人都是你的核心團隊,因為團隊小,你的兩眼所及,就可以掌握一切。

因此,把所有的工作,按能力、按工作類型,分配給每一個人,讓他們各有所司,而主管自己只負責協調溝通。

身為主管,你有比「自己做」更重要的任務

主管要切記,絕不可輕易自己動手做,就算他們做得不好,也是用「事前要求、事中監督、事後檢討」

這個方法,能讓部屬學習、調整、進步,只有每一個部屬稱職、能幹,整個團隊才會有戰力。如果整個團隊超過 5 個人以上,那就要在整個團隊中,再建立核心團隊,通常核心團隊是整個團隊的三分之一左右。

以二、三十人的部門為例,核心團隊的數目大約在 5~10 人,這其中會包括部門中功能別的小組長,以及各專業分工中能力最強的工作者。

整個團隊的運作就是由主管本身,再加上功能別小組長,以及最熟練的工作者組成。由這個三分之一左右的團隊成員,再帶動另外三分之二的工作者,形成一個有效率的運作組織。

所有的工作及任務,全部透過核心團隊的運作完成,這時候主管就不是「單幹戶」,任何狀況發生,隨時都會有和你同心協力的核心成員協助你解決。

當核心團隊形成之後,整個組織的穩定也就確立。因為任何非核心成員的異動,都會有核心成員去管理,而主管只要確保核心團隊的穩定就好。

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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