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別讓「破窗效應」阻礙你成功!CEO 的4個工作習慣,杜絕壞事擴散

2015-11-19 內容提供 行人出版
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你的生活裡,是不是也存在「破窗效應」(Broken Windows Theory)裡的那扇破窗戶?

這是犯罪學者威爾遜(James Wilson)與凱林(George Kelling)提出的理論:在一棟有破窗的大樓,如果這些窗戶沒有被即時修好,就會有更多破壞者把窗戶打破,甚至闖入大樓中,意圖偷竊或縱火,導致犯罪的擴散。

《創業CEO:從20人衝到400人的新創管理學》作者、網路公司Return Path的CEO麥特.布倫伯格(Matt Blumberg),將破窗效應重新解讀,運用在工作與生活中,他在書裡提到,從小處整頓自己的生活,感覺好像所有生活層面都獲得了整頓。因為你以可見的方式,遏止了塗鴉與破壞窗戶的行為,就能制止更多的暴力犯罪,創造了更有秩序的社會。即便你採取的方式極其微小,一樣有用。

以下是來自布倫伯格的解釋:

4 個自律的工作習慣,整頓你的生活

我將「破窗效應」活用於自己的生活與CEO的工作的一些方式:

1. 一天結束時淨空收件匣

到這也是來自大衛·艾倫的工作場所生產力理論,而且確實奏效。淨空的腦袋才能自由地思考、夢想、和解決問題,而保持思緒純淨的捷徑即是眼前沒有佔據空間的一堆待辦雜事。

2. 準時出席

這可能聽來有點蠢,但是開會總是遲到的人,在人生也是落後他人的。每天就那麼縮短與人對話的時間而匆匆而過——換句話說,不快樂也毫無生產力。準時結束會議的紀律以及預留交通所需的緩衝時間,以便於準時出席另一會議——並且不浪費會議上其他人的時間——是很重要的。

3. 打扮成「成功人士」的樣子

我們居住在輕鬆自在的世界,特別是在電子商務產業,我有時會穿著牛仔褲或是夏威夷衫去上班。但更重視「裝扮」的紀律,其實會大大提升生產力。有一天你就穿上西裝、領帶和走起路來噠噠作響的皮鞋,走進辦公室,你就會有不同的感受,連說起話來都會讓人覺得不一樣。

4. 遵循正式用語和文法

不管是內部還是外部所需,寫作就是寫作。不管是你的電子郵件,甚至連你的簡訊,切記務必要符合書寫規則。若是如此,你會看起來更聰明。使是Twitter或SMS也許——只是也許而以——可以使用縮寫,不過,我通常不會將其中大部分的訊息是為正式的生意溝通。

工作之餘,適時指導別人也能提振活力

除了努力增進自我紀律之外,我還會在非工作的時間鍛鍊自己的思路,好讓自己保有心理新鮮感。我來舉幾個例子。

首先,我喜歡花時間指導其他的創業家。與其他創業者共度的時光,除了期盼自己能給予對方協助之外,我也期盼他們會對我有些好處,可以幫助我的公司想出具體的好主意。

我想,每次與任何一位創業家的會面,我都為自己和團隊帶回了至少一項可以進行的新事物,有機會看到其他公司或企業家如何運作,沒有什麼比這個更能激發好的想法了。

再者,這些會面協助我具體化自己的思緒與想法。其作用與我的部落格與本書的撰寫非常相似,與其他創業家腦力激盪問題和解答的時間,迫使我將一堆模糊的想法濃縮成一個簡單的句子或段落。

(本文摘自《創業CEO:從20人衝到400人的新創管理學》,行人出版)

圖片來源/Jonathan Mueller via flickr, CC licensed

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創業CEO:從20人衝到400人的新創管理學

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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