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「想有效率就要找到工作的節奏」,不過到底怎麼找到「節奏」?

2018-11-19 01:02:32
Managertoday
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常常聽人說,想要有效率、專注的工作就要找到節奏。但到底專注力和節奏的關係是什麼? 人們的習慣往往是集中精神一路工作,直到感覺累了才休息,短暫休息後繼續手邊的事務。但這種方式會讓休息後的注意力和精神,

常常聽人說,想要有效率、專注的工作就要找到節奏。但到底專注力和節奏的關係是什麼?

人們的習慣往往是集中精神一路工作,直到感覺累了才休息,短暫休息後繼續手邊的事務。但這種方式會讓休息後的注意力和精神,比一開始還弱很多,成果自然打折扣。

日本事業規畫師永田豐志指出,一天8小時的工時中,自然不可能完全維持高強度的注意力。如果想讓整天都擁有差不多的專注力,就要靠打造節奏了。

想要找出專注節奏,首先要了解對自己而言,精神能集中的最大限度時間,並將工作時間分成自己容易專注的小時區,搭配短暫休息,不斷重複這個配套。也就是在沒有感覺到累的時候,就休息回復精力。

接著,要讓專注和放鬆有規律的重複,有時候還要給自己準備一些獎勵。 此外,專注不是一天的事。為了長期地維持,要以週或月為單位,開啟規律的專注和放鬆循環。

專注:找到自己覺得舒適的節奏

工作所需的專注程度和時間,會依其內容而有所不同。舉例來說,像是同步口譯:必須一面聽講者說,一面即時口譯成聽眾的語言。

從前,永田因為工作邀請幾位國外的藝術家,到東京舉辦活動。那時負責同步口譯的人共有兩位,他好奇地問:「為什麼是兩個人呢?會場只有一個,我想一人就夠了吧?」

但是口譯員回答:「同步口譯是一種需要極度專注的工作,所以每15分鐘必須換人。」

或許我們的工作不像同步口譯員,需要極度的專注力。然而,大多的場合中還是必須維持一定的專注,例如會議中、做簡報、面試、整理文件、計算數值等。這種任務基本上需要1小時左右,或許我們能在一天之內,反覆專注1小時幾次。但是因為無法8小時持續專注,所以要在工作告一段落時,休息、吃午餐、轉換心情等。

就像心理學家所說的,一般人能持續專注的時間上限不一,但是一般而言,大概是90分鐘左右。這也是為什麼學校的上課時間和一部電影的長度,大概也以90分鐘為限。

人能達到「完全專注」的時間約是15分鐘左右,維持「一般專注」的時間頂多是90分鐘上下,而若想超過這個上限,讓專注力更持久,就得在其中穿插休息時間。

永田的做法是,會刻意將1小時的工作(無論是開會或製作文件)切成15分鐘,中間稍微休息(做一點伸展操或眺望戶外風景),反覆4次。此外,他會下一番工夫,每一小時稍微休息(喝咖啡、和別人閒聊兩句)讓專注力一整天不中斷。

永田能維持高度專注力的單位是15分鐘,但是舒適的節奏因人而異。如義大利的番茄鐘工作法,這種時間管理術認為,一工作單位是25分鐘,建議想專注的人可以先用計時器設定鬧鐘提醒,讓自己能全心投入工作,不會因為過度在意時限而無法聚焦。其實,15分鐘或25分鐘都無所謂。重要的是,以自己的方式嘗試,找到自己的最佳節奏。

另外,持續專注的時間不只適用於自己,也適用於工作上合作的對象。例如聽自己做簡報或報告的對象,維持專注的時間上限大概也是15分鐘左右,因此在準備內容時,就要盡量控制在這個範圍內。

又或是和對方預約見面1小時,介紹公司的產品時,千萬別冗長地介紹公司特色或產品優勢超過30分鐘。永田通常會仔細安排時間,以15分鐘為單位,改變說明的內容、切換產品展示或回答問題,給予對方的五感和思緒新的刺激。

(本文取材自《拆解與簡化》,大是文化出版)

圖片來源 / LaVladina via Flickr, CC Licensed

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