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「上班好同事,下班不認識?」員工變朋友,公司更賺錢!

2015-12-16 整理‧撰文 張玉琦
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常聽人告誡,絕不能把辦公室裡的同事當做朋友;也有人說,在工作上交不到真朋友。

真的嗎?

市場研究機構蓋洛普公司採訪、問卷調查上萬名企業員工,歸納出和員工敬業程度高度正相關要素。在《偉大管理的12要素》中,作者之一的蓋洛普國際工作管理實踐部首席科學家詹姆斯‧哈特(James k Harter)將「我在工作單位裡有一個要好的朋友」列入可以讓員工全心為公司奉獻的偉大管理原則中,但當他們發佈報告時,很多人對此感到疑惑。

媒體的批評包括:「工作中的好朋友是什麼阿?高中同學嗎?「這條跟其他條比起來可信度不太高耶」「在同事間建立朋友關係容易產生小團體,同事間彼此太過依賴工作上也容易怠惰。」

很多人問:如何界定「朋友」?為什麼不用「信任」「和諧的辦公室關係」等更常用的說法呢?

顧客也能感覺得到員工之間關係是否融洽

還有公司拒絕接受蓋洛普的問卷調查,因為他們剛頒佈禁止員工走太近的規定。也有公司表示,接受問卷調查的前提是去掉有關朋友的問題。這顯示出,企業間普遍存有「在工作和個人生活間畫清界線」的文化。

不過,在不希望員工彼此走太近的公司,蓋洛普卻發現這家公司的員工走得非常近,這證明人會努力實現自己的社會需求,人性是無法壓抑的。

企業應該尊重人性,好好發揮這個社會資本的力量蓋洛普的調查顯示,經營業績排在前25%的企業往往重視建立良好的員工關係,他們的獲利能力也比排在後25%、不重視工作氣氛的企業高出1-2個百分點。

此外,許多研究顯示,顧客可以察覺到商場員工關係是否融洽,而這也會影響到顧客購物的意願;在服務業中,員工關係融洽的公司,贏得的消費者好感要多出5-10%。

把工作和生活畫清界線,已經不容易了

當現代人愈來愈晚婚、離婚率愈來愈高、選擇獨居的人愈來愈多,工作成為他們生活的全部。《獨自打保齡球》(Bowling Alone)一書中指出,工作已經超越其本身的意義,成為人們家庭生活和社會生活重要的組成成分。

蓋洛普關注的不是工作中的友誼是否勝過生活中的友誼,而是同事間的感情會在何種程度上影響到企業的運作。有一半的員工表示自己願意就重要事務向同事請教意見。也有研究指出,同事間的社會關係可以是員工工作滿意度的風向球。

2002年諾貝爾經濟學獎得主,《快思慢想》作者丹尼爾康納曼(Daniel Kahneman)曾做過一個實驗,要求受訪者回憶過去的經歷然後給予評價。結果,受訪者一致認為搭車上班是生活中最難熬的事情之一。但是,如果上班途中有朋友相伴,就會變成最愉快的經歷。

當然,友誼如果演變成盲目的義氣,對工作效率也沒有好處。

所以凝聚力高的團體也需要較高的工作標準。內部愈團結的團體,無論在平時或壓力下都能表現得更好。

許多研究指出,人們會更坦率地尋求朋友的意見、分享不同的看法、接受對方的建議;如果意見發生分歧,也會更容易理解對方;對團隊的認同感愈深,員工就愈願意為實現團體目標而努力。

想了解蓋洛普歸納出的偉大管理12要素?請參考《偉大管理的12要素》,中國青年出版社出版

圖片來源 / Shutterstock

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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