整理‧撰文 楊修
跳針型？跳tone型？你的主管是哪一型？5個方法終結溝通不良，避免做白工
有一類的主管很愛嘮叨，無論大小事情都會不斷叮嚀再叮嚀，頻繁的程度讓部屬感到煩躁不已（當然，如果下屬本身做事掉漆又拖推拉，主管出現這種行為是很正常的現象，但不在這次的討論範圍中）。
囉嗦主管大致分成「舉棋不定型」「跳針型」「跳tone型」，員工想要順利又清靜的工作，請參照下列辦法，個別擊破：
舉棋不定型
許多人心中懷著快速發展公司的願望，常常聽到什麼點子就想去做，覺得可以讓企業多元發展，最常在中小企業主身上看到這種特質。
他們的主觀意識很強，經營的又是自己的公司，自然而然總會想要掌控一切，希望你照著他的想法去做。不過，讓人頭痛的是，這類主管大多的想法都只是一個點子，沒有具體方向，常陷入來回溝通不清的窘境。
像是，「我覺得你的海報不夠搶眼，重新設計一個。」你領了任務，但悶在電腦前茫茫然，不懂怎麼樣才叫搶眼。等你交出下一版，他又說「我要的不是這種搶眼，再回去弄一下。」
你又交了兩個版本上去，他還是不滿意，最後就覺得算了，不做這個案子了。這種狀況實在令人抓狂，感覺上班一直在做白工。
解：
1.隨時幫主管歸納，順著他的思路走
當主管又丟下模糊不清的指令時，可以當場立即確認他是什麼意思，並幫他將說話內容列點彙整，例如「經理，你說的海報要再搶眼一點是，圖案要再誇張一點？還是顏色再明亮一點？」
利用雙方一來一往的溝通確認，讓他的指令更為明確，減少語意不清的情況。
2.預先做好沙盤推演
與這類主管應對前，可以提早一步思考主管所有可能的猶豫。在他下指令時，立即回覆他擔心的任何疑問，或是疏漏的各種問題，避免一直在舉棋不定中打轉。
跳針型
這種主管就像CD跳針一樣，每件事都會不斷重複叮嚀，即使是固定的日常工作事項，也會一直跟你重複確認，直到任務完成，然後再開始跳針下一件事。
大小事都愛碎念、追根究柢的上司，也是讓員工感到非常困擾的前幾名，使人不禁心想：「到底是有多不相信我？」
不過，換個角度看，他們之所以嘮叨，不是針對某一個人，而是因為本身對下屬不信任，產生不安全感。或是為了部屬不再犯自己曾犯過的錯，才不厭其煩的提醒。如果你一臉漠然，只會加重他們的不安，讓碎唸狀況加劇。
解：
主動出擊，回報工作進度
既然這類主管不容易安心，你就想辦法讓他放心。最好的方式就是主動回報進度，當主管還沒對你叮囑工作進度時，你可以事先以e-mail回報，例如「報告經理，我已經和廠商聯繫好了，下周一就可以出貨了」
更積極的作法，就是主動提出下一階段的工作計畫與細節。像是「下周一出貨後，我會聯繫客戶針對新一批貨做報價。」
時間一久，主管就會發現你會主動回報進度，也就比較容易卸下心防，感到放心，減少對你的瑣碎指示。
跳tone型
這種主管通常是自我的，也是有想法的人，但他們的思考太過跳躍，想到什麼就丟出來，讓人摸不著頭緒，也看不出脈絡。
特別是討論工作或開會時，很容易跳開主題，讓整個會議失去焦點，浪費時間又沒有結論。最終所有人仍然一頭霧水，不知道主管要他做什麼。
解：
1.以肯定語法誘導回正題
當主管開始離題後，建議你借助「肯定語法」切入，把他拉回討論主題。
像是你們正在討論公司系統數位化的問題，一開始主管有提到規畫的方向，幾句話之後開始說數位化的重要性，全世界的企業都在做，甚至鼓勵大家要更積極工作、創造業績等跟數位化無關的話題。
這時你可以先贊同主管的想法，「經理說得沒錯，我們一定要努力創造業績，所以，我們這次會議才會討論把系統數位化，藉此提升大家的工作效率。剛剛我們說到從行政系統......」不著痕跡的試圖拉回主題。
當然有可能主管沒多久又跳開，為了接下來的工作順利，你就只能努力地拉回主題，以免會議或溝通流於無效。
2.逐一詢問，取得最終答案
當主管交代任務時，你可能會因為他的跳躍型思考，而搞不清楚任務是什麼。這時，你可以專心聽他的說話內容，並把每一個可能的任務條列後，再一一詢問他最終的答案。
例如他說：「為了拓展新業務，你去蒐集一些客戶資料來，嗯，上次企畫部給的消費者分析感覺還不錯，可以參考。對了，還要跟業務部要報價單。」主管一下子跳了三個圈，但你不確定是自己要做的是三個任務或只要做某一項。
你就將重點整理條列後詢問：「經理您的意思是，讓我去蒐集客戶資料嗎？」等他回覆是或否之後，再問下一條，「另外，經理您還需要業務部的報價單是嗎？」依序詢問後再執行任務，避免該做的沒做，不該做的卻花時間去做，費時也不討好。
資料參考 / 《和任何主管都合得來》，商業周刊出版
圖片來源 / Ann via Flickr, CC Lisenced
