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跳針型?跳tone型?你的主管是哪一型?5個方法終結溝通不良,避免做白工

2019-11-21 05:36:35
Managertoday
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有一類的主管很愛嘮叨,無論大小事情都會不斷叮嚀再叮嚀,頻繁的程度讓部屬感到煩躁不已(當然,如果下屬本身做事掉漆又拖推拉,主管出現這種行為是很正常的現象,但不在這次的討論範圍中)。 囉嗦主管大致分成「

有一類的主管很愛嘮叨,無論大小事情都會不斷叮嚀再叮嚀,頻繁的程度讓部屬感到煩躁不已(當然,如果下屬本身做事掉漆又拖推拉,主管出現這種行為是很正常的現象,但不在這次的討論範圍中)。

囉嗦主管大致分成「舉棋不定型」「跳針型」「跳tone型」,員工想要順利又清靜的工作,請參照下列辦法,個別擊破:

舉棋不定型

許多人心中懷著快速發展公司的願望,常常聽到什麼點子就想去做,覺得可以讓企業多元發展,最常在中小企業主身上看到這種特質。

他們的主觀意識很強,經營的又是自己的公司,自然而然總會想要掌控一切,希望你照著他的想法去做。不過,讓人頭痛的是,這類主管大多的想法都只是一個點子,沒有具體方向,常陷入來回溝通不清的窘境。

像是,「我覺得你的海報不夠搶眼,重新設計一個。」你領了任務,但悶在電腦前茫茫然,不懂怎麼樣才叫搶眼。等你交出下一版,他又說「我要的不是這種搶眼,再回去弄一下。」

你又交了兩個版本上去,他還是不滿意,最後就覺得算了,不做這個案子了。這種狀況實在令人抓狂,感覺上班一直在做白工。

解:

1.隨時幫主管歸納,順著他的思路走

當主管又丟下模糊不清的指令時,可以當場立即確認他是什麼意思,並幫他將說話內容列點彙整,例如「經理,你說的海報要再搶眼一點是,圖案要再誇張一點?還是顏色再明亮一點?」

利用雙方一來一往的溝通確認,讓他的指令更為明確,減少語意不清的情況。

2.預先做好沙盤推演

與這類主管應對前,可以提早一步思考主管所有可能的猶豫。在他下指令時,立即回覆他擔心的任何疑問,或是疏漏的各種問題,避免一直在舉棋不定中打轉。

跳針型

這種主管就像CD跳針一樣,每件事都會不斷重複叮嚀,即使是固定的日常工作事項,也會一直跟你重複確認,直到任務完成,然後再開始跳針下一件事。

大小事都愛碎念、追根究柢的上司,也是讓員工感到非常困擾的前幾名,使人不禁心想:「到底是有多不相信我?」

不過,換個角度看,他們之所以嘮叨,不是針對某一個人,而是因為本身對下屬不信任,產生不安全感。或是為了部屬不再犯自己曾犯過的錯,才不厭其煩的提醒。如果你一臉漠然,只會加重他們的不安,讓碎唸狀況加劇。

解:

主動出擊,回報工作進度

既然這類主管不容易安心,你就想辦法讓他放心。最好的方式就是主動回報進度,當主管還沒對你叮囑工作進度時,你可以事先以e-mail回報,例如「報告經理,我已經和廠商聯繫好了,下周一就可以出貨了」

更積極的作法,就是主動提出下一階段的工作計畫與細節。像是「下周一出貨後,我會聯繫客戶針對新一批貨做報價。」

時間一久,主管就會發現你會主動回報進度,也就比較容易卸下心防,感到放心,減少對你的瑣碎指示。

跳tone型

這種主管通常是自我的,也是有想法的人,但他們的思考太過跳躍,想到什麼就丟出來,讓人摸不著頭緒,也看不出脈絡。

特別是討論工作或開會時,很容易跳開主題,讓整個會議失去焦點,浪費時間又沒有結論。最終所有人仍然一頭霧水,不知道主管要他做什麼。

解:

1.以肯定語法誘導回正題

當主管開始離題後,建議你借助「肯定語法」切入,把他拉回討論主題。

像是你們正在討論公司系統數位化的問題,一開始主管有提到規畫的方向,幾句話之後開始說數位化的重要性,全世界的企業都在做,甚至鼓勵大家要更積極工作、創造業績等跟數位化無關的話題。

這時你可以先贊同主管的想法,「經理說得沒錯,我們一定要努力創造業績,所以,我們這次會議才會討論把系統數位化,藉此提升大家的工作效率。剛剛我們說到從行政系統......」不著痕跡的試圖拉回主題。

當然有可能主管沒多久又跳開,為了接下來的工作順利,你就只能努力地拉回主題,以免會議或溝通流於無效。

2.逐一詢問,取得最終答案

當主管交代任務時,你可能會因為他的跳躍型思考,而搞不清楚任務是什麼。這時,你可以專心聽他的說話內容,並把每一個可能的任務條列後,再一一詢問他最終的答案。

例如他說:「為了拓展新業務,你去蒐集一些客戶資料來,嗯,上次企畫部給的消費者分析感覺還不錯,可以參考。對了,還要跟業務部要報價單。」主管一下子跳了三個圈,但你不確定是自己要做的是三個任務或只要做某一項。

你就將重點整理條列後詢問:「經理您的意思是,讓我去蒐集客戶資料嗎?」等他回覆是或否之後,再問下一條,「另外,經理您還需要業務部的報價單是嗎?」依序詢問後再執行任務,避免該做的沒做,不該做的卻花時間去做,費時也不討好。

資料參考 / 《和任何主管都合得來》,商業周刊出版
圖片來源 / Ann via Flickr, CC Lisenced

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