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想學會管理時間,先回答這個重要的問題:今天你想要幾點下班?

2019-11-12 18:31:53
Managertoday
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不管是一般職員或是主管,都需要學會的管理課,就是「時間管理」。世界上也許有人會說,我賺的錢夠多了;但是大概沒有人會說,我的時間太多了。 日本零食品牌 Calbee CEO 松本晃表示,「時間是我最在

不管是一般職員或是主管,都需要學會的管理課,就是「時間管理」。世界上也許有人會說,我賺的錢夠多了;但是大概沒有人會說,我的時間太多了。

日本零食品牌 Calbee CEO 松本晃表示,「時間是我最在意的事。」以下是他給的幾點建議:

1. 先決定幾點下班,才會珍惜上班時間

松本常提醒員工,「公司想要的不是你的時間,而是你交出來的成果。」

因此,不要老想著工作做完才下班,這樣一定會不知不覺地加班;而是要一開始就決定一定要在幾點下班,才會有效率地運用上班時間。

2. 一到公司就先收e-mail,最浪費時間

許多人習慣一到公司,就先花點時間收與讀 e-mail,再投入一天的工作中。松本認為,這樣根本就是把思慮最清楚的早晨時光,白白浪費掉了,而且每每一不小心,就會花去超過預期的時間。

為了讓自己每一個上班日,「都從重要和緊急的事項開始做起」,松本將處理 e-mail 的時間集中在「晚上」和「隔天清晨」。白天都專注在工作上,晚上回到家之後 10-11 點之間回信,當天晚上沒能回覆的信件,留到隔天清晨,出門上班前再回覆。

3. 安排「思考」時間

每天都搭電車上班的松本認為,把通勤時段用來滑手機很可惜,最好能利用這段時間思考或讀書。「吸收情報固然很重要,但是思考的功夫也絕不能省。」他建議經理人在繁忙的行程之餘,也要積極安排「思考」時段。

身為經營者,不僅要思考公司的現在,更要考慮到公司的未來。因此,松本將思考時間分成 3 部分:短期 20%(一年內)、中期 50%(第二年),以及長期 30%(二年以後)。

4. 會議資料兩天前發給與會者

最常耗費經理人時間的莫過於「會議」。為了縮短議程,松本強調,相關資料一定要在開會前兩天就發給與會者,確保開會時直接討論實質內容。

此外,會議前要與主席確認結束的時間,並且針對每一議程設定「以分鐘為單位」的討論時段。如果討論時間終了仍然沒有做成決定,就做出「討論 15 分鐘無法得出結論」的紀錄。

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圖片來源 / Melinda Seckington via flickr, CC licensed

(本文選自 2016.01《Associé》封面故事)