數據、圖表多，不等於好簡報！麥肯錫顧問只用7張投影片，說服全球頂尖企業

很多人在簡報時，會在投影片放入大量的圖表與數據，企圖強化說服力，但是，但是，聽眾看完之後所掌握到的「重點」還是很零碎，每個人的理解可能也和報告者想傳達的概念相去甚遠，為什麼會出現這樣的狀況？

歷任麥肯錫管理顧問公司（Mckinsey & Company）、JP摩根銀行（J.P. Morgan & Company）東京和紐約分行的高杉尚孝指出，這是因為簡報缺乏清楚易懂的整體架構，當資訊、敘事軸線太多，就不容易讓人掌握簡報真正的重點。

他在《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》書中分享，簡報的基本原則就是先闡述最想傳達的事情（結論），然後再說明理由，用來佐證結論，所以，麥肯錫顧問會採用金字塔結構當作簡報整體架構。


高杉指出，簡報主旨應該在第二張投影片（第一張是封面）說明清楚，第三張表明此次簡報最想傳達的訊息，然後第四、五、六張列出支持這個訊息的關鍵理由。第七張投影片再次提出結論，總結簡報主旨，加強聽眾記憶。因此，麥肯錫的簡報內容通常不超過七頁。

除了整體架構之外，每一頁的版面設計也要能協助聽眾理解訊息。高杉將一頁簡報分成3個區塊來說明。

每頁最上方的「標題訊息」功能是表達本頁主張，撰寫時，最好是以2行以內的句子來表達。

有些人會將標題寫成「提高雙方滿意度，將談判視為包套交易」，但是作者建議，改成「為了提高雙方滿意度，可將談判視為包套交易」，有了連結詞，聽眾更容易在第一時間掌握前後文的層次關係。

頁面中央的「主題」是用來定義標題的內文，最好使用名詞句（~的~），字數在10個字以內，例如「今日的重點」「制度修正的實際狀況」。

頁面最下方的「佐證訊息」最好用句子表達，很多人習慣只列出關鍵字，但是這麼做，不容易傳達正確的邏輯，而且前後訊息之間出現斷層，不利於聽眾記憶。

例如，有人會將3項佐證訊息依序寫成「1.人未必會想要和他人一樣的東西」「2.可以把談判視為具備多種要素的包套交易」「3.可提升滿意度」，但是作者認為，即使是條列式文字，仍然需要加入連接詞，把各個訊息串聯成完整的意思。如果是他，會把這3點改成「1.人未必會想要和他人一樣的東西「2.因此，可以把談判視為具備多種要素的包套交易」「3.這種做法可提升滿意度」，幫助聽眾一聽就懂。

除了文字之外，一張投影片裡往往需要同時放入圖表與文字，但是，如果圖表位置不定，一下子在頁面上方、一下子在頁面右方，整場簡報下來，很容易擾亂聽眾的視覺焦點。因此，麥肯錫顧問會統一將圖表放左邊，文字放右邊，因為人們的視線習慣從左移動到右，如果聽眾先看到圖表，可以給右腦一個直覺的印象，再看文字時，就會在左腦形成邏輯。

本文取自《麥肯錫不外流的簡報格式與說服技巧》，大是文化。
首圖來源 worldsteel via flickr, CC Licensed.

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