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超實用媒體溝通術!掌握五大技巧,新創團隊也能做好公關!

2019-11-14 11:34:12
Managertoday
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> 企業到底該如何跟媒體打交道?如何避免踩到記者朋友們的地雷? 大家需有一個認知:**記者的工作不是服務公關或企業,因此媒體沒有義務刊登任何一篇新聞稿,和媒體記者打交道的第一步,就是提供記者有新聞價值

企業到底該如何跟媒體打交道?如何避免踩到記者朋友們的地雷?
大家需有一個認知:記者的工作不是服務公關或企業,因此媒體沒有義務刊登任何一篇新聞稿,和媒體記者打交道的第一步,就是提供記者有新聞價值的資訊。雪豹科技全球品牌傳播資深經理趙郁竹提供五項超實用的PR媒體公關戰術:

1.找對的媒體,給對的素材

針對不同的媒體分類,要提供的議題與素材也有些區別。在這也為大家簡介一下媒體的分類,大致可分為電視、報紙、雜誌、網路、廣播這五類。假設今天是與電視台記者溝通,就必須要先掌握一個關鍵:電視媒體最重要的素材是有新聞畫面,和電視台記者溝通之前就要想到這則新聞的畫面該如何呈現?甚至在採訪前就先幫記者設定好拍攝的場景或是橋段,這會比提供書面資料給電視台記者來的有用。

若換做是報社記者重視的則是數據,像是營收增長目標、用戶量提升、市占率等;至於雜誌媒體,由於比其他媒體類型出刊時間來的晚,因此在乎議題是否獨家或有深度專訪的需求。廣播目前較少涵蓋到新創圈的內容,建議可以從廣播專題節目進行操作。

(圖說:媒體分類與記者線路分配。來源:講者投影片)
(媒體分類與記者線路分配。來源:講者投影片)

2.定期更新媒體名單,做對的溝通

找對媒體類型之後,更重要的是找到對的溝通對象。每位記者有所屬的採訪線路,當你和媒體記者溝通時,很重要的是先搞清楚媒體分線,找到對的人才能投其所好給對的議題內容與素材。除了找對媒體、找對人之外,還有一個和媒體記者溝通的地雷點要提醒大家:傳遞訊息千萬不可漏,針對資訊提供需一視同仁的傳遞,若漏掉某個媒體得罪的很可能是一整票記者。定期更新媒體名單也是維持媒體關係很重要的基本功。

(圖說:什麼是一份對的媒體名單?來源:講者投影片)
(什麼是一份對的媒體名單?來源:講者投影片)

3.了解媒體議題,給獨特的角度

掌握媒體名單發送新聞稿是最快速和媒體溝通的方式,但記者追求的往往是面對面的直接溝通,透過記者會/餐敘的形式可直接跟記者朋友當面說明,在理念的闡述上會較完整,記者會未必要請到名人站台、做太富麗堂皇的儀式,即使是咖啡廳也能和媒體進行深度的溝通。

提供專訪也是一個和媒體互動方式,深入與獨家的內容對媒體是相當重要的,特別是因應新媒體時代,各家媒體都進一步追求獨特的採訪需求與角度,深入了解媒體對哪個新聞題材有興趣,甚至了解媒體在關注什麼題目都是經營媒體議題很重要的步驟。當然下廣告也是一種和媒體維繫合作的方式。

(圖說:PR型態。來源:講者投影片)
(PR型態。來源:講者投影片)

4.新聞稿要把人事時地物交代清楚

撰寫新聞稿請務必掌握一個重要關鍵:將人事時地物交代清楚(5W1H),這些重要資訊務必放在第一段。 畢竟記者每天收到的資訊量相當龐大,最好在標題就清楚點出主題並給記者新的議題(人事異動/產品更新/組織異動/海外布局等), 這樣可以吸引記者優先點閱;數字也是吸引媒體報導的關鍵,提醒大家數據一定要事先準備。

一份新聞稿除了要留意以上內容外,發言人與合作夥伴的引言也是非常重要的新聞素材,加入第三方引言可簡化記者前端的採訪工作,協助讓報導面向更全面,不會只有單一企業的觀點。

(圖說:新聞稿元素。來源:講者投影片)
(新聞稿元素。來源:講者投影片)

5.內部做好社群準則,外部帶出第三方觀點

發言人制度是新創圈較容易引起負面新聞的部分,特別是在社群媒體上的發言,很容易進行擴散。透過內部訂出能和媒體溝通議題面向,可避免這些問題發生。至於外部公關的部分,提醒大家事前要和媒體溝通好採訪的方向,並提供相關資料讓記者進行準備,包括公司背景、創辦人背景、產品最新進展等;在採訪過程中,也要留意提供第三方觀點,記者在寫一個題目不會只報導單一觀點,若能適時帶出合作夥伴或第三方的觀點,除了讓報導更全面之外,也能降低記者寫到負面觀點的風險。

和媒體打交道並不可怕,面對記者一個很重要的關鍵是尊重專業,並提供有價值的資訊做為報導素材。只要給對的素材,並掌握和媒體溝通的技巧,即使新創團隊也能做好媒體公關!

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