每天做事時間多出2小時！兩個原則寫好e-mail，再也不用往返解釋

管理顧問公司麥肯錫（McKinsey & Company）調查發現，上班族每天約有 25% 的工作時間，是用於處理 e-mail。換算一下，如果你每天待在辦公室 8 小時，你幾乎有 2 小時是花在 e-mail 上，如果再扣掉吃飯、休息時間，到底可以做事的時間剩多少？

如果你覺得「我才沒花那麼多時間處理 e-mail」，那不妨從今天起，試著用以下兩個原則來收發 e-mail，觀察一下你的工作成效有沒有提升。

1. 內容一次交代清楚

e-mail的頻繁往返，是浪費時間的元兇。常見的例子是，你想約客戶下周見面會談，便寄出這樣一封e-mail：

希望下周能見面會談，方便告知您方便的時間嗎？靜待回覆。

可想而知，如果客戶給了一個時間，恰巧那天你有非常重要的事，你就又給了另一個時間，客戶一看就說那天不行⋯⋯雙方勢必得再往返多次溝通，才能確立時間地點。最高效的做法是：

希望下周能針對 ○○ 一事會談。以下是我比較方便的日期與時間，請問您哪一天比較方便？
●○月○日（二）14：00～17：00
●○月○日（三）10：00～12：00
●○月○日（五）15：00～17：00

所需時間約 1 小時，屆時請攜帶 ○○ 資料，會談地點可選在貴公司或附近飯店。若上述日期與時間無法配合，還請告知 3 個您方便的時間。此外，如果您有建議或偏好的會談地點，請不吝告知。

附帶一提，本人下周 ○ 日出差，不在公司。

最後，等到雙方都確認了時間與地點，還可加上一句「無須回覆」，結束 e-mail 往返。

2.主旨一目了然

緊急、重要必須立即回覆的 e-mail，最好能夠在主旨中就交代清楚。例如，需要對方立即回覆時，可寫明「【請於 ○ 日 ○ 點前回覆】是否出席下周檢討會」。如果是重要訊息，主旨可以改成「【重要：務必點閱】關於下周檢討會討論事項」。

如此一來，收到 e-mail 的人便可從主旨中得知是否要立即處理，還是可以改天再處理，也可以提高 e-mail 的點閱率。

（本文取材自《小事的力量》，春光出版。）

延伸閱讀 /
1. 你的 e-mail、報告沒人想看？4 個小動作讓對方非讀不可
2. 講重點！用 3 個技巧寫出一目瞭然的 email
3. 英文 email 要這樣寫外國人才看得懂！避開這 3 種常見錯誤

圖片來源 / pexels