身為管理顧問公司創辦人，既要管理公司、幫助客戶解決棘手的問題，每周還固定寫雜誌專欄，一年計畫出兩本書……識博管理顧問資深合夥人姚詩豪輕鬆自若地說，「這些任務就交給『Google鐵三角』。」

鐵三角，指的是Gmail、Google工作表和Google日曆。以e-mail為例，如果信件處理的時限是3天內，姚詩豪就會將它放入自己在Google工作表設定的「最近三天」清單裡，管理短期排程；要是時限更長，則丟到Google日曆裡。

「由於工作表和日曆是連結在一起的，在日曆上也能看到工作表裡的任務，可以按部就班地安排工作、完成任務。」姚詩豪說，把這3種工具整合在一起，聽起來或許簡單，卻是他與數位工具磨合了兩、三年的成果。

跟很多人一樣，姚詩豪也曾著迷於追逐各種數位工具，最多一共安裝了十幾個軟體。以待辦清單（To-Do List）為例，他的電腦、手機裡各有不同程式，使用上非常不便。

加上當時他認為工作和私人生活應該分開管理，於是將私人事務獨立存放在一個資料庫，工作資料（分為公司與客戶）存放於另一處，導致資訊非常分散。

某一次，主管緊急向他要一份文件，他才驚覺資料散在各處，工作非常沒有效率，促使他決定整合數位工具。

成立公司後，工作成了志業，姚詩豪進一步省思，「如果工作真的是自己喜歡的事，也能從中有所成長，那何必與私生活分開。」從此，整合性成為他選擇數位工具的唯一標準，再利用雲端同步到不同裝置上。

數位工具選用標準：

系統相通、操作簡單

除了活用Google工具安排工作時程之外，遇到期限較長的專案計畫，姚詩豪還會使用Excel來管理：在「直欄」裡，依序寫出專案的工作項目、負責人、周次；每一條「橫列」就是一個專案，如同一條條的游泳水道，又稱為「Swim Lane」（泳道圖，參見下圖）。

「選用數位工具時，除了要考慮系統的相通，也要想到和其他人的整合。」姚詩豪之所以選用Excel，就在它容易取得、操作簡單，誰都可以輕鬆上手，達到有效的溝通。

利用零碎時間，則是姚詩豪另一重要的工作習慣。他通常會利用通勤、用餐前的排隊時間，收發郵件、更新待辦清單，並以4小時為一個區段規畫行程，仔細思考未來半天到一天能夠達成的工作量，而不是貪心地在短時間內就規畫好數月後的排程。

「這就像是晚上開車打大燈，不需要照得很遠，只要前面這段路看得清楚，就不會迷路。」

隨著巨量資訊（Big Data；又稱大數據）時代的來臨，姚詩豪認為，「規畫」這件事相形重要。

因為未來的變化比以前更加複雜多變，與其猜測將來會發生什麼事，不如周延策畫好今天與明天的事，因為只要眼前的每一項任務都做得精準，通往未來的路就會更清晰。

只要知道明天將發生哪些事，知道自己要做什麼，就能找到適合的數位工具。

圖片來源 \ keso s via Flickr, CC Lisenced

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