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刪掉重複安裝的日曆、清單APP吧!「Google鐵三角」就能幫你管理好所有大小事!

2019-11-18 16:49:18
Managertoday
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身為管理顧問公司創辦人,既要管理公司、幫助客戶解決棘手的問題,每周還固定寫雜誌專欄,一年計畫出兩本書……識博管理顧問資深合夥人姚詩豪輕鬆自若地說,「這些任務就交給『Google鐵三角』。」 鐵三角,

身為管理顧問公司創辦人,既要管理公司、幫助客戶解決棘手的問題,每周還固定寫雜誌專欄,一年計畫出兩本書……識博管理顧問資深合夥人姚詩豪輕鬆自若地說,「這些任務就交給『Google鐵三角』。」

鐵三角,指的是Gmail、Google工作表和Google日曆。以e-mail為例,如果信件處理的時限是3天內,姚詩豪就會將它放入自己在Google工作表設定的「最近三天」清單裡,管理短期排程;要是時限更長,則丟到Google日曆裡。

「由於工作表和日曆是連結在一起的,在日曆上也能看到工作表裡的任務,可以按部就班地安排工作、完成任務。」姚詩豪說,把這3種工具整合在一起,聽起來或許簡單,卻是他與數位工具磨合了兩、三年的成果。

跟很多人一樣,姚詩豪也曾著迷於追逐各種數位工具,最多一共安裝了十幾個軟體。以待辦清單(To-Do List)為例,他的電腦、手機裡各有不同程式,使用上非常不便。

加上當時他認為工作和私人生活應該分開管理,於是將私人事務獨立存放在一個資料庫,工作資料(分為公司與客戶)存放於另一處,導致資訊非常分散。

某一次,主管緊急向他要一份文件,他才驚覺資料散在各處,工作非常沒有效率,促使他決定整合數位工具。

成立公司後,工作成了志業,姚詩豪進一步省思,「如果工作真的是自己喜歡的事,也能從中有所成長,那何必與私生活分開。」從此,整合性成為他選擇數位工具的唯一標準,再利用雲端同步到不同裝置上。

Tips

數位工具選用標準:

系統相通、操作簡單

除了活用Google工具安排工作時程之外,遇到期限較長的專案計畫,姚詩豪還會使用Excel來管理:在「直欄」裡,依序寫出專案的工作項目、負責人、周次;每一條「橫列」就是一個專案,如同一條條的游泳水道,又稱為「Swim Lane」(泳道圖,參見下圖)。

泳道圖

「選用數位工具時,除了要考慮系統的相通,也要想到和其他人的整合。」姚詩豪之所以選用Excel,就在它容易取得、操作簡單,誰都可以輕鬆上手,達到有效的溝通。

利用零碎時間,則是姚詩豪另一重要的工作習慣。他通常會利用通勤、用餐前的排隊時間,收發郵件、更新待辦清單,並以4小時為一個區段規畫行程,仔細思考未來半天到一天能夠達成的工作量,而不是貪心地在短時間內就規畫好數月後的排程。

這就像是晚上開車打大燈,不需要照得很遠,只要前面這段路看得清楚,就不會迷路。

隨著巨量資訊(Big Data;又稱大數據)時代的來臨,姚詩豪認為,「規畫」這件事相形重要。

因為未來的變化比以前更加複雜多變,與其猜測將來會發生什麼事,不如周延策畫好今天與明天的事,因為只要眼前的每一項任務都做得精準,通往未來的路就會更清晰。

只要知道明天將發生哪些事,知道自己要做什麼,就能找到適合的數位工具。

圖片來源 \ keso s via Flickr, CC Lisenced

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