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一天只有24小時,為什麼她用三年時間,就能從經理升上總監?

2019-11-23 04:07:18
Managertoday
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談起公關業,大抵印象就是熬夜爆肝,加上數位工具盛行,24小時待命好像是宿命,更遑論客戶又是跨國企業,無時間差的工作型態,正是雙向明思力公關總監虞雅琪的處境。

但據她的頂頭上司、雙向明思力副總經理徐毓政形容,現年33歲的虞雅琪僅花三年時間就從經理升上總監,是一般升遷時間的一半,「難度在於要掌握住兩到三個長約客戶。」攤開她一天行事曆,你不會認為她是時間管理達人,但她卻是不讓「時間小偷」入侵的高手,最忙時,她手上曾有8個專案同時進行。

「幫客戶創造機會,當『他們的老闆』」,徐毓政透露是虞雅琪讓時間展現效率的第一個能耐。她手上的客戶不管是網飛(Netflix)或外貿協會整合行銷案子,都是跨國或跨區域性的,且都是從無開發到有的專案。

每周思考業務專案,每季擬定個人目標

不同於其他人的被動接球,她則是主動出擊幫客戶找資源。以外貿協會案子為例,要將台灣包裝成獎勵旅遊國家,深諳傳統媒體式微,她與團隊主動找資源,從數位影音曝光下手,替客戶爭取露出機會。不僅替這個案子贏得一個國際大獎,同時還讓客戶將預算提高三成。「工作量一樣,但她很快就能找到節奏,自然時間就『多』出來」,徐毓政觀察。

系統化再複製經驗,則是第二步。「每天處理又急又重要的事,這是短期衝刺;但我會以周為單位思考業務專案,以季擬定個人成長目標,這是長期投資」,說話語速跟正常人相比約快一倍的她,就怕一秒時間都被浪費。

她深諳上天的公平,每人僅有24小時,所以不虛擲。在接手Netflix亞洲區開台時,由於是港、韓、星團隊一起工作,甚至要零時差回應美國加州總部訊息,半夜別人在睡覺,她是在家開視訊會議。那期間,即使半夜三點發訊息給她,立刻秒回,連周日LINE上面的往返亦是如此。

圖說明

替客戶想好不同選項,主動擁有工作掌控

不累嗎?其實,她有自己一套緩衝區哲學。每天早上八點半進公司先處理重要e-mail後,再開展一天與客戶和媒體聯繫,及團隊互動,但晚上九點一到,她立刻走人。「那是我體力極限」,轉換心情外,回家睡一覺後,接著兩點在爬起來寫企畫案或跨國視訊。

「要從無到有開發長期客戶,剛開始就是配合客戶所有時間」,她自忖,「分清楚階段性任務和長期目標,就不會覺得老是被事情追著跑,陷入埋天怨地惡性循環中」。

她進一步解釋:「我當『客戶的老闆』,主動給A、B、C選擇,而不是無邊際的給一個A案子,然後又來回溝通,從客戶角度去想所有提案,一出手就達陣,反而省下溝通成本,趕走『時間小偷』。」

同時她也將這套方式複製給下屬,大家一起成長。例如,在每位同事桌上一定有一張貼紙,提醒不要在「地雷區」打電話給媒體,這是同理心,因為不打斷人家的時間,另一方面自己也不會因打擾到人被罵而感到挫折。

單身加上年輕,難免落入工作狂刻板印象。但完成階段性任務的她,則利用周末看商管書、看電影,還有在家做菜,最近還瘋起種植物,讓步調慢下來。「一個人去看電影是需要獨處時間;工作時把自己丟掉,但生活並沒有消失」,虞雅琪說。

法蘭西思想之父伏爾泰曾言:「最長的莫過於時間,因為它永遠無窮盡,最短的也不莫過時間,因為我們所有的計畫都來不及完成。」儘管計畫永遠趕不上變化,但善於掌握發球權的虞雅琪,有效率運用每分鐘,在高頻轉速的產業中,勻速前進著。

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攝影 / 賀大新
製圖 / 梁巧軒