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做不完的 to-do list,列心酸的嗎?其實你該「反待辦清單」

2019-11-22 03:16:32
Managertoday
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你的一天是從 to-do list 開始和結束的嗎?不少人一早進辦公室的第一件事,就是盤點今天預計要做的事務,列下來做成清單。完成一件劃掉一條,下班前

你的一天是從 to-do list 開始和結束的嗎?

不少人一早進辦公室的第一件事,就是盤點今天預計要做的事務,列下來做成清單。完成一件劃掉一條,下班前再來檢視進度。

「不過,你每天的清單,都有全部清空嗎?」

加班結束,你忙得昏頭轉向,瞄一眼待辦清單發現居然還有兩、三項,甚至一半還沒做。一邊把它放到明天的清單裡,一邊自責似乎沒有想像中的有效率(有些人甚至有種一事無成的感覺),帶著遺憾離開辦公室。

待辦清單,淪為只是參考用的。

讓你更有生產力的「反待辦清單」(anti-to-do list)

創投公司 Andreessen Horowitz 的創辦人,也是網景通訊公司(Netscape)的創辦人馬克·安德森(Marc Andreessen)的觀察到待辦清單的缺陷,發展出「反待辦清單」(anti–to-do list)

安德森並非要你停止列清單,而是從寫下「待辦事項」,換成列出「完成的事項」。不管是大計畫或是瑣碎的雜務,只要完成了就紀錄下來。

兩者差別在於,「待辦清單」的邏輯是你「有多少事情需要完成」。而日常工作中,不時有其他人拜託的事務、突然跳出來的雜事插隊,而我們都不會把它們列入待辦清單裡。一天結束時,人們只聚焦於清單上「沒完成」的那些事。因此,長期陷入追趕、做不完的情緒當中,處於被動的位置。

「反代辦清單」則是總結「你完成了多少件事」。許多突如其來的雜事也成為清單上的一部分,一天下來,你會發現原來今天做了這麼多工作,其實我也滿有生產力的!以更積極的態度評價自己。而這種正面性會使你保持信心,更加努力的在清單上加上一條條的任務,比起待辦清單更有主動性。

除此之外,反待辦清單也能幫你檢查,每天是不是朝著目標和進度前進,不致歪斜。意思是,檢視一天的清單,你可能會發現有許多偏離正軌的任務,例如你這幾天的目標是做完結案報告。但從清單上發現同事請你做報表、別的部門請你幫忙一堆事,或是收了太多次的e-mail等雜務。

你可以藉由這個機會思考,是不是被其他人大幅影響到自己的主要工作、花太多時間處理不相干的事情。因而快速做出調整,拒絕其他人的請託,將目標擺回正道。或是將所有任務的輕重緩急重新盤點一次,分配處理的先後順序。

如果你怕一忙起來,就忘了應該處理的事情,可以同時使用這兩個清單:先列出一定要完成的待辦事項做為提醒,以「反待辦清單」為主,每完成一件事就紀錄下來,打造更有生產力的工作氛圍。

延伸閱讀 /

1. 比「待辦事項清單」更重要的「不辦事項清單」

2. 工作排程如何傷害我的工作效率?挑出待辦清單隱藏的5個壞習慣

資料來源 / Fast CompanyI Done This Blog
圖片來源 / ShutterStock