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這套提升績效的秘訣,有人願意為它花一千萬元!為什麼?

2019-11-22 11:25:00
Managertoday
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伯利恆鋼鐵公司(Bethlehem Steel Corporation)曾是美國第二大鋼鐵製造商,創辦人查爾斯·施瓦布(Charles Schwab)

伯利恆鋼鐵公司(Bethlehem Steel Corporation)曾是美國第二大鋼鐵製造商,創辦人查爾斯·施瓦布(Charles Schwab)被譽為鋼鐵大亨,是20世紀初期世界最富有的人之一。從創辦公司的第一天起,他就不斷尋求提升公司效率的方法,希望能競爭激烈的產業環境中取得優勢。

1918年的某一天,他請來生產力顧問艾維·李(Ivy Lee)為組織「開藥方」,期盼能藉此增進團隊的生產力和績效。這帖藥方只有5個要點、每天花十五分鐘就能完成,施瓦布進行3個月的測試後非常滿意,並給艾維·李一張美金2.5萬的支票,換算成今天等於是美金40萬,相當於新台幣1200萬!根據《Fast Company》報導,這5個要點至今仍然有效:

1.每天工作結束時,寫下明天必須完成的最重要的事情「六項」工作。
2.根據重要性,將六項工作進行排序。
3.一天工作開始時,集中精神完成第一項工作,完成第一項工作後才開始進行第二項工作。
4.一天結束後,將今日未完成的工作優先列到隔天要做的六項工作中。
5.每天重覆此過程。

看起來就像是簡單的優先待辦事項策略,為什麼這麼有效?還有人願意為此付出千萬元的報酬?

沒有被限制,會被任何事情分心

規定只能寫下六項工作的的神奇之處在於:施加限制。當你有太多的想法,或是有太多的事情需要完成,你將會無所適從,不知從何開始。因此列出最重要的六件事,讓你分辨事情的輕重緩急,將相對非必要的工作先放到一邊。

開始就是成功的一半

完成大部分工作的最大的障礙是「開始」,跨出第一步是最難的,只要跨出第一步,後面的行動將會輕鬆容易。李的方法迫使你在去上班之前就決定第一項工作,因此一到公司就可以開始進行工作。

一次只進行一項工作

許多人認為同步處理多項工作,就可以完成更多事。事實上,情況完全相反,較少的優先事項能夠讓工作更有效率。無論是哪個領域──運動、藝術、科學、教育的成功者,他們工作的特點都是專注。因為成功需要專注與持續,如果你將時間分給十個不同的事情上,自然無法將一個任務做到最好。

如果有人打亂了計劃...

這個方法最大的缺點是:太過於基本,沒有考慮到現實中所有複雜的情況。假如發生緊急狀況和突發干擾,你應該盡可能地忽略他們。真的必要時才著手處理,然後盡快回到你的優先待辦事項清單。

另外,例行事務的優先順序,應該要隨著目標、環境的改變而跟著改變,謹記,永遠將時間花在最重要的事情上。儘管當天無法做完六項工作,甚至只完成了一、兩項也不要緊,因為你總是在做最重要的事。

延伸閱讀 / 人生最重要的8件「not to-do list」(不要做清單)

原文出處 / Fast Company

圖片來源 / pixabay