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東西總是越收越多?別再誤把「收納」當「整理」,真正的整理其實是...

2016-09-30 整理‧撰文 林庭安
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我們都知道在工作中,面對凌亂的桌面會讓你效率不彰、心情不好,花一點時間把辦公桌整理乾淨,能帶來心理上的舒適。對你來說,「整理」是什麼?是把家裡雜亂不堪的物品擺放得井然有序、打掃得一塵不染,還是把辦公桌上的各種文具收納起來呢?

其實,「整理」的真正意義是「確認關係」,確認你與物品的關係,讓它處於最適當的狀態。把用過的物品物歸原處,是「整理」;把再也不會用到的東西丟掉,也是「整理」;但是把目前不會用到、不知道什麼時候會用的東西「收納」起來,這種看似未雨綢繆的行為,絕對稱不是上是「整理」。

把那些「日後或許會用到」的東西堆放起來,就是為什麼我們必須一直整理的原因。《丟吧!成為更好的自己》作者山下英子指出,會儲存大量物品的人的心理狀態,都是源自於「恐懼」:

1. 逃避現實

其實我們都清楚,造成環境雜亂的罪魁禍首是自己,但總是不願面對,遲遲不動手整理。而整理過程勢必要面對一連串的自我對話:「這之後會不會用到?」「這對我來說需要嗎?」這個過程會讓人感到無比掙扎,要一一檢視自己與物品的關係,無非也是一種「面對現實」。

因此,習慣逃避現實的人通常會假裝忽略,而沒有實際行動又會帶來心理壓力,造成內心的煎熬,如此無限循環,東西才會越積越多。

2. 太執著於過去

在整理過程中,我們內心常會有許多小劇場出現:「這是我國中全校第一的獎牌」「這包包當初買的時候很貴」物品被我們賦予各種價值,但卻忽略了最重要的「實用性」:它現在還有沒有同樣的價值呢?

在購買的當下它的確昂貴,但並不代表它現在還具有相同價值,而獎牌或獎狀則是象徵「過去的榮耀」,丟掉並不表示榮耀被抹去。

這種類型的人總是以「過去」做為重點,但事實上,我們應該要把焦點從過去轉移到現在,注重物品對於「現在的自己」有沒有存在的意義,不要再對過去依依不捨了。

3. 對未來感到不安

這類型的人最常出現的想法即是「或許過一陣子會用到」,因為他們對於未來感到不安,對物品的去留難以取捨,所以家裡的東西才會越堆越多。而他們遇到特賣會,也總是守不住荷包,他們會覺得「現在如果不買的話,下次就買不到了」,結果,買過的東西又再度出現在家裡。

我們會有這些想法,都是因為害怕將來無法取得同樣的物品,最後只好透過不斷購買和囤積來消除不安。

怎樣才能克服心理恐懼,讓我們不再儲存物品呢?

就是以「減法」的心態思考,做到斷絕物品、捨棄物品、離開物品的「斷捨離整理術」。這並不是要我們完全擺脫物慾,而是幫物品找到最適合的位置。

1. 生活的主角是「自己」,不是物品

在我們選擇物品的時候,不必在乎物品本身狀態,而是應該搞清楚它能不能在我們的生活當中,充分發揮功能。就算是還可以用的東西,只要自己沒在使用,就沒有留下來的意義。

2. 「總有一天」「不能浪費」都不可考

我們總是覺得東西「總有一天」會用到,所以會把東西收納起來,等到要用的時候再拿出來,但是,通常到了要用的時候,我們早已忘了放在哪。其實,「總有一天」會用到的東西,就是完全沒有預定要用的東西,只要我們能認清這一點,未來在選擇物品的去留,就簡單多了。

挑選留在身邊的物品,最重要的基準就是「現在」,若哪天真的需要,到時候再想辦法就好。

3. 篩選物品的三步驟

從上面得知,我們可以用「現在的自己」作為衡量標準,透過以下三個問題,決定物品的去留:

.這物品是不是必要的?
.這物品適不適合我?
.這物品會不會讓我感到快樂?

藉由自問這三個問題,我們可以更了解自己與物品間的關係。

首先,捨棄對於現在的自己「沒有用的東西」(不要),接著再去除自己「不適合的東西」(不適),最後才是刪掉「不喜歡的東西」(不快)。剩下的,就是對現在的自己需要、適合,且讓心情好的東西了。

資料來源 / 《丟吧!成為更好的自己》,時報出版
圖片來源 / shutterstock

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一站實現管錢、省錢、提人效!COMMEET 智能費用管理,用 AI 助攻企業憑證數位化與治理升級

2025-12-22 經理人 X 擁樂commeet
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缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓,企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長,卻忽略一個長期在失血的效率黑洞:財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳,拖慢結帳與決策節奏,也消耗企業最稀缺的資源——人才。

「依照政府規定,企業必須建立合規的報銷機制,因為這些資料最終都會回到財報,數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查,對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出,AI 技術已成熟、數位工具已到位,若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊,企業想提升營運韌性會更吃力,甚至在下一輪競爭中起步就落後。

缺工時代,人才不該被瑣事綁住

缺工已成常態,財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示,財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳;同時,在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業,不僅降低效率,更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到,真正付出的成本,其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。

洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點:

第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理,人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂,錯誤率上升。

第二是合規斷點。例如:除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見;跨部門、子公司規範不一致,也會拉高管理成本;報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。

第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳,導致管理報表變成落後資訊,預算控管便失去即時性。

而報銷流程的問題,終究回到經營面,牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言,「減少事後補帳,做到提前管理才是關鍵!」

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COMMEET 模式,為企業打開治理新價值

「一筆支出從發生到入帳,牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議,企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET,整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡,將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制,讓人才回到營運與策略的主戰場。

「COMMEET 本質上是一套 SaaS,核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來,讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明,這至少帶來三方面的效益:管錢、省錢、省人力。

第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移,讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例,快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力;在導入COMMEET後,門市人員報帳更直覺、補件減少;總部能即時掌握各據點預算執行,不必等到月底才發現超支,擴店管理更穩定。

第二是省錢。過去,企業長期仰賴員工代墊費用,尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出,流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊,本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出,透過 COMMEET 數位企業卡,企業能在支出前設定預算、即時控管費用,支出結構回到「企業對銀行」的信用關係,規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25~30%,差旅其次。」他補充,企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。

第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對,讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制;財務也能從庶務抽身,投入規範設計、風險控管與決策支援。

「根據COMMEET的應用數據,約有 3~5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下;而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認,轉為流程前段即時攔截,企業無疑將獲得更穩的財務體質,以及更高的管理透明度。

憑證數位化,是企業必經的轉型之路

儘管工具齊備,但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項,原因很直接:短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此,洪明楓分享,COMMEET 客戶中近 15% 為日商,因為日本《電子帳簿保存法》修法,要求企業同步保存憑證數位檔,以提升查核效率,因此積極落實憑證數位化。

回頭看向台灣,事實上,近年法規也逐步鬆綁,國稅局已允許企業在符合條件下,以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻,在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此,AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心;在前端即完成結構化與比對,流程才能真正輕量化。

目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料,系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期,AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度,系統可自動判定科目、辨識低風險支出,審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢,報銷與簽核朝部分自動化邁進。」

邁向 2026 年,企業是時候為憑證數位化打基礎,先梳理、再重構行政流程,讓報銷也能升級為決策級資料來源,為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。

[本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作]

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