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提高效率又能防詐騙!7大Gmail超好用的功能,不能不知道

2019-11-18 01:51:30
Managertoday
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收發 email 是每天上班族必做的事,除了Microsoft Outlook之外,Google Gmail也是常用的系統,不講不知,Gmail也有不

收發 email 是每天上班族必做的事,除了Microsoft Outlook之外,Google Gmail也是常用的系統,不講不知,Gmail也有不少小秘技,可助提高工作效率!

1. 遙距登出所有裝置

平時用同事或朋友的裝置登入fb忘記登出經常發生,用Gmail仍有同樣情況,若要Gmail存有公司或個人資料,就會變得更危險!Gmail其實有「遙距登出」功能,只需跟以下步驟,就可登出所有裝置!

首先,拉到郵件列表最下方,右下角按「詳情」,就可於帳戶活動中,查看近期的登入紀錄及位置。然後按「登出所有的網絡工作階段」,全部登出。

圖說明

2. 設定指定時間傳送

有時工作到深夜,不想打擾對方,或放假前寫完重要郵件,想在指定時間才傳出,可透過簡單安裝「Boomerang」外掛程式,設定指定日期及時間才傳送,亦可提醒在指定時間沒有收到對方回覆的提示功能。

先在Boomerang網站,安裝外掛程式,按「Add this to your email」,再按「新增擴充功能」。撰寫新郵件,然後設定指定日期及時間。

圖說明

圖說明

3. 辨認email寄送者的真實性

騙徒手法層出不窮,假冒Facebook,銀行機構等事情經常發生,Gmail有一項「寄件者通過驗證時顯示驗證圖示」功能,打開該機構email後,email地址旁邊有一個已認證的圖示,若看不到圖示,就要留意一下。

圖說明

4. 罐頭快速回應

此功能是讓用家預先儲存回應,並快速作回覆,節省時間。很多時候例如新年或其他節日,大家寄出的信件內容都差不多,使用此功能不用重覆輸入相同內容,省時又方便。

到「設定」頁面(Setting),再到「研究室」(Labs),點選「罐頭回應」(Canned Responses)。設定回應內容,並在撰寫郵件介面,選取要寄出的內容即可。

圖說明

5. 離線使用Gmail

隨時候命收發email是常識吧!但若去旅行或到了沒有訊號的地方怎麼辦?

其實Chrome 瀏覽器有應用程式Gmail Offline,讓用家可在離線時閱讀或預先打好回覆郵件,上網後便能立即同步傳送,節省時間。要安裝Chrome 應用程式,只需用Chrome 到上述網頁,按安裝便行。

圖說明

6. 暫停顯示未讀郵件

若分頁上經常不停更新未讀郵件,會令上班族壓力大增。Chrome 瀏覽器應用程式Inbox Pause能暫停收到郵件,先處理手上的工作。

安裝後,Gmail 的介面會出現「Pause」按鈕,只要按下便可進入暫停狀態。

圖說明

7. Send 錯可收回

Gmail 的「收回」功能,可在30秒內取消。作法請見此

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