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CEO堅持每週一封信!高層願意和員工對話,品牌才能深植人心

2019-11-16 00:01:25
Managertoday
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薰衣草森林的兩位創辦人詹慧君與林庭妃夢想擁有一片自己的薰衣草田,並想把西方草藥給人帶來的幸福感,傳達給每一位前來的旅人。2001年,兩人在台中新社山區,共同建立了薰衣草森林的第一個據點。

薰衣草森林的兩位創辦人詹慧君與林庭妃夢想擁有一片自己的薰衣草田,並想把西方草藥給人帶來的幸福感,傳達給每一位前來的旅人。2001年,兩人在台中新社山區,共同建立了薰衣草森林的第一個據點。

經過超過10年的發展,薰衣草森林的據點遍布全台,員工高達五百多位。面對如此龐大的團隊,公司該怎麼保持品牌理念,並確實傳達薰衣草森林的價值給每一位員工呢?

薰衣草森林夥伴關係室資深特助暨人才發展部資深經理Louise,在經理人商學院開設的超級店長學課程中,分享了薰衣草森林凝聚團隊共識、傳遞品牌價值的秘訣:

每周一封信,理念溝通不間斷

大公司常有高層高談闊論公司理念,而基層員工只想默默混口飯吃的矛盾情形,組織會為此制定SOP和相關規範來約束員工的行為,帶動員工往公司希望的方向前進。但薰衣草森林相信制度比不上信念,與其靠著「規定」來影響員工行為,不如讓他們打從心裡認同創辦人理念,發自內心驅動自己努力。

因此,薰衣草森林執行長王村煌採用了最反璞歸真的方法來和伙伴們溝通——寫信。

自2014年開始,他們每周發送「給森林人的一封信」,藉此讓員工在思考和決策的邏輯更為相近,進而相信並實踐企業的核心價值。當時做為特助的Louise會擬定訪談大綱,交給負責的同仁訪問創辦人和執行長,並記錄打字、寫成文章,還要根據文章內容搭配公司存檔的相關照片,平均每周投入20小時人力,才能產出一封給全體員工的信。信件內容包含公司近期政策的起源、經營過程裡遇到的小故事,也常常和伙伴們聊聊創立薰衣草森林的理念。

王村煌和林庭妃相信,文化必須長期溝通、潛移默化,才能夠深植於心。他們不間斷的寫信,至今已經寄出超過兩百六十封的信,每一封都像是心情小語,容易閱讀也能激發員工反思,而信件結尾,也都鼓勵員工回信交流想法,創造開放討論的氣氛。

由於並不是每一位夥伴都習慣文字閱讀,每封信都會由各地店長為全體夥伴朗讀。薰衣草森林更進一步製作了「有話大森說」節目,讓執行長以錄影的方式和夥伴們溝通,並回答夥伴事先提出的問題。用夥伴們最熟悉的語言作雙向溝通。

工作也有賞味期限!如何延續,才是關鍵

再怎麼喜歡的工作,總會有讓人厭倦的一天。薰衣草森林從2010年開始,每年給予全體夥伴15天的支薪「旅行假」,細項包含需要團體合作的旅遊任務、自由行或是專家導覽等旅遊類型。後來更進階發展出到其他企業觀摩的修學參訪、專為主管設立的經理人考察,以及在據點周邊社區進行服務的「志工假期」。

藉由旅行讓夥伴暫時離開崗位,到外頭看過更多人事物後,再回頭檢視自己的人生與工作。這個「重開機」的過程,可說是幫助夥伴與薰衣草森林一同成長的重要動力,縱使這些旅行假,每年估計給公司帶來高出一成的人事成本,薰衣草森林依然持續實行至今。

不只是員工,更是「夥伴」

薰衣草森林的每位員工,都是值得公司關愛與照顧的「夥伴」。因此,薰衣草森林秉持著關懷、照顧、尊重三項核心理念,來經營與夥伴之間的關係。

由於公司的據點,多半位於深山之中,因此大多數的夥伴都要離鄉背井外宿。薰衣草森林認為,若要把夥伴照顧好,就要讓夥伴和夥伴的家人放心。為了建立安全、有保障的工作環境,薰衣草森林取消周年慶的傳統,改將經費投入夥伴保險。並發展出完善的夥伴家庭輔助計畫,以及夥伴與家人的緊急聯絡系統。

但薰衣草森林據點遍布全台。要怎麼讓公司的好意有效擴散到每一個夥伴呢?Louise表示,關鍵就在各地的店長。

薰衣草森林的店長,發揮了管理者之外的價值。他們負有關心及訪視各位夥伴的職責,宛如整家店的大家長,照顧著全體夥伴。店長可說是這項工作的不二人選,一來地方主管是最熟悉夥伴狀況的人,二來夥伴接受熟識的人前來幫忙,較不會有距離感,能更安心的接受幫助。

地方的中階主管不但能協助公司掌握夥伴的狀況,還能幫助夥伴消除工作以外的煩擾,對於整體營運是非常重要的角色。

(本文整理自經理人商學院課程 「超級店長學」

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圖片來源 / 薰衣草森林官方網站