缺工、人工成本攀升、ESG 與內控要求加壓，企業的管理戰場正被迫往後勤延伸。許多中高階主管忙著追逐前端成長，卻忽略一個長期在失血的效率黑洞：財務與業務團隊每天耗在報銷、核單、整理憑證與補帳，拖慢結帳與決策節奏，也消耗企業最稀缺的資源——人才。
「依照政府規定，企業必須建立合規的報銷機制，因為這些資料最終都會回到財報，數據必須可信、可查。每個月的整理、季度或年度的審查，對企業來說都是不可迴避的任務。」COMMEET 創辦人暨執行長洪明楓指出，AI 技術已成熟、數位工具已到位，若憑證流程仍停留在紙本與人工堆疊，企業想提升營運韌性會更吃力，甚至在下一輪競爭中起步就落後。
缺工時代，人才不該被瑣事綁住
缺工已成常態，財務與業務團隊首當其衝。洪明楓表示，財務人員至少花費四成時間投入在逐張核對、Key in 與對帳；同時，在第一線打拚的業務人員還要承受代墊壓力與紙本報銷的瑣碎流程。這些低附加價值的作業，不僅降低效率，更加劇知識斷層與人才流動風險。企業必須認知到，真正付出的成本，其實是「讓專業人才困在不必要的瑣事裡」。
洪明楓進一步梳理企業常見的三大斷點：
第一是數據斷點。由於報銷高度依賴人工輸入與處理，人員異動或交接不順就容易造成資料斷裂，錯誤率上升。
第二是合規斷點。例如：除了統編、金額等基本欄位的誤植很常見；跨部門、子公司規範不一致，也會拉高管理成本；報銷項目合理性與科目錯置也帶來稅務與稽核風險。
第三是時效斷點。報銷延誤會影響結帳，導致管理報表變成落後資訊，預算控管便失去即時性。
而報銷流程的問題，終究回到經營面，牽動專案執行或財務健康。洪明楓直言，「減少事後補帳，做到提前管理才是關鍵！」
COMMEET 模式，為企業打開治理新價值
「一筆支出從發生到入帳，牽涉預算、權限、付款方式、憑證蒐集、主管審核與帳務處理。」洪明楓建議，企業可導入全台首家智能費用管理系統 COMMEET，整合 SaaS、AI-OCR 與數位企業卡，將分散、仰賴人力的費用流程收斂成一套可稽核、可追溯、可分析的治理機制，讓人才回到營運與策略的主戰場。
「COMMEET 本質上是一套 SaaS，核心是把原本分散、仰賴人力的費用流程整合起來，讓企業用系統而不是人力來管理。」洪明楓說明，這至少帶來三方面的效益：管錢、省錢、省人力。
第一是管錢。COMMEET 將預算控管前移，讓管理層能在支出發生時就看見變化。他以一家日商連鎖眼鏡品牌為例，快速展店帶來跨店費用分攤與新人訓練壓力；在導入COMMEET後，門市人員報帳更直覺、補件減少；總部能即時掌握各據點預算執行，不必等到月底才發現超支，擴店管理更穩定。
第二是省錢。過去，企業長期仰賴員工代墊費用，尤其是海外 SaaS 與 AI 工具的訂閱支出，流程繁瑣、資安與帳號歸屬風險也跟著上升。「員工代墊，本質上就是一張張尚未報帳的應付帳款。」洪明楓指出，透過 COMMEET 數位企業卡，企業能在支出前設定預算、即時控管費用，支出結構回到「企業對銀行」的信用關係，規則更一致、員工體驗也改善。「目前 AI 軟體支付已占企業卡使用量的 25～30%，差旅其次。」他補充，企業支出型態也隨著時代變遷有所不同。
第三是省人力。COMMEET 以系統整合取代重複核對，讓每一筆支出的處理時間縮短約 80%。業務、行銷、店長不必再被補件與逐筆比對牽制；財務也能從庶務抽身，投入規範設計、風險控管與決策支援。
「根據COMMEET的應用數據，約有 3～5% 的費用會因違反報銷規則而被 AI 即時擋下；而這些省下來的金額會直接反映在淨利上。」當控管從月底回頭追認，轉為流程前段即時攔截，企業無疑將獲得更穩的財務體質，以及更高的管理透明度。
憑證數位化，是企業必經的轉型之路
儘管工具齊備，但憑證數位化往往不是企業數位轉型的優先選項，原因很直接：短期看不到業績貢獻、又牽涉財務流程習慣。對此，洪明楓分享，COMMEET 客戶中近 15% 為日商，因為日本《電子帳簿保存法》修法，要求企業同步保存憑證數位檔，以提升查核效率，因此積極落實憑證數位化。
回頭看向台灣，事實上，近年法規也逐步鬆綁，國稅局已允許企業在符合條件下，以電子方式保存多數原始憑證。而下一步的關鍵門檻，在於不繳回紙本後的重複報銷風險。對此，AI OCR 的辨識能力將成為自動化的核心；在前端即完成結構化與比對，流程才能真正輕量化。
目前 COMMEET 已處理超過 160 億元費用與憑證資料，系統已在企業情境中驗證規模。洪明楓預期，AI 的角色將從憑證辨識延伸到簽核、審計與費用監控。「當資料量累積到一定程度，系統可自動判定科目、辨識低風險支出，審計流程也有機會從人工全檢轉為 AI 全檢、人力抽檢，報銷與簽核朝部分自動化邁進。」
邁向 2026 年，企業是時候為憑證數位化打基礎，先梳理、再重構行政流程，讓報銷也能升級為決策級資料來源，為財務監控、風險管理與長期成長掌握更多主動權。
［本文由經理人整合行銷部與擁樂commeet共同製作］
